Analiza potrzeb szkoleniowych pracowników sektora zdrowia – wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego Departament Funduszy Europejskich i e-Zdrowia Ministerstwo Zdrowia Warszawa,

Plan prezentacji  Podstawowe informacje o ewaluacji: organizacja badania, cel, zakres przedmiotowy  Koncepcja i metodyka badania  Najważniejsze wyniki badania  Wnioski i rekomendacje możliwe do wykorzystania

Cel ewaluacji określenie potrzeb szkoleniowych w zakresie zarządzania, ze szczególnym uwzględnieniem audytu i rozwoju umiejętności analitycznych, pracowników wykonujących czynności administracyjne w podmiotach leczniczych, jak również przedstawicieli płatników i podmiotów tworzących

Kryteria ewaluacji 1)trafność – wskazanie rozwiązań, które w największym stopniu będą odpowiadały potrzebom szkoleniowym 2)skuteczność – ocena warunków udzielania wsparcia szkoleniowego, wpływających na podniesienie ich przydatności 3)komplementarność – wskazanie pożądanych tematów i form działań szkoleniowych komplementarnych do dostępnej oferty na rynku 4)kompleksowość – ocena jak udzielać wsparcia, aby w skali pojedynczych placówek leczniczych maksymalizować jego efekty

Koncepcja badania – schemat logiczny Kontekst i czynniki zewnętrzne warunkujące potrzeby szkoleniowe Popyt na podnoszenie kwalifikacji wśród potencjalnych odbiorców Oferta rynkowa działań szkoleniowych Założenia programowe V osi priorytetowej POWER Rekomendacje

Zakres przedmiotowy badania (1) Nazwa etapu badawczego Zagadnienia / pytania ewaluacyjne Analiza założeń programowych Czy potrzeby szkoleniowe są możliwe do zaspokojenia w ramach finansowania ze środków publicznych, w tym z EFS? W jaki sposób należy je uwzględniać w ramach wsparcia współfinansowanego ze środków EFS w ramach PO WER? Analiza kontekstu i uwarunkowań zewnętrznych Jakie są potrzeby szkoleniowe w zakresie zarządzania personelu administracyjnego i zarządzającego w podmiotach leczniczych, przedstawicieli płatników publicznych i podmiotów tworzących? Analiza rynku kształcenia ustawicznego (podaży) Czy istnieją bariery w dostępie do szkoleń? Jeśli tak, jakie są ich przyczyny? Jakie są możliwości eliminacji takich przeszkód? Jak należy formułować wsparcie, aby uzyskać efekt synergii z ofertą rynkową? 6

Zakres przedmiotowy badania (2) Nazwa etapu badawczego Zagadnienia / pytania ewaluacyjne Analiza popytu na szkolenia Z jakich obszarów tematycznych/umiejętności w pierwszej kolejności należy przeszkolić ww. personel? Jakie są najbardziej oczekiwane formy/tryb podnoszenia kwalifikacji przez ww. personel? Jakie warunki udzielania wsparcia w zakresie szkoleniowym są najbardziej istotne dla ich maksymalnej przydatności/użyteczności? W jakim zakresie kryteria konkursów powinny uwzględniać kompleksowość wsparcia w skali jednego szpitala w zakresie szkoleń administracyjnych i zarządczych, aby maksymalizować efekty ponoszenia kwalifikacji pracowników i jakość zarządzania? Ocena ekspercka i wypracowanie rekomendacji Jak należy udzielać tego typu wsparcia szkoleniowego w ramach PO WER? Jakie powinny być kryteria oceny jakości tego wsparcia? 7

Opis metodyki badania Struktura próby badania CATI Badana grupa Wielkość próby (n=1036) personel administracyjny i zarządzający209 stanowiska ds. finansowych103 dyrektorzy/kierownictwo szpitali56 dyrektorzy ds. administracyjnych/ ekonomicznych 52 ordynatorzy100 pielęgniarki naczelne100 pielęgniarki oddziałowe200 przedstawiciele płatnika publicznego60 przedstawiciele podmiotów tworzących161

Wyniki badania

Podnoszenie kwalifikacji przedstawicieli kadry zarządzającej W badanych podmiotach leczniczych aż 77-80% przedstawicieli kadry zarządzającej szpitali deklaruje uczestniczenie w szkoleniach, relatywnie rzadziej uczestniczą w nich pracownicy administracyjni oraz ordynatorzy i pielęgniarki. Badanie CATI wśród przedstawicieli podmiotów leczniczych (N=870), płatnika (n=60) i podmiotów tworzących (N=161).

Wymagania formalne a potrzeba podnoszenia kwalifikacji Kwalifikacje posiadane przez kadrę zarządzającą instytucjami ochrony zdrowia nie w pełni odpowiadają na wyzwania w zakresie zarządzania. Spory odsetek kadry zarządzającej w placówkach leczniczych poprzestaje na wykształceniu medycznym, uzupełnianym poprzez doraźne formy podnoszenia kwalifikacji… Może to wynikać z tego, że wobec personelu medycznego wymagane kwalifikacje odnoszą się wyłącznie do wykształcenia medycznego i odpowiedniego stażu pracy oraz uzyskanych specjalizacji. Potrzeba dalszego podnoszenia kwalifikacji w zakresie zarządzania wynika głównie z faktu, iż formalne wymagania kwalifikacyjne nie są dostosowane do zadań w poszczególnych procesach zarządzania.

Wymagania formalne a potrzeba podnoszenia kwalifikacji

Nadzór nad prawidłowością realizacji głównych procesów medycznych: przyjęcie pacjenta, hospitalizacja (leczenie szpitalne), rehabilitacja. Koordynacja, kontrola, nadzór, współpraca: koordynacja działania wszystkich komórek organizacyjnych, organizację kontroli wykonywania zadań poprzez komórki organizacyjne, współdziałanie z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą, realizację zadań zleconych przez podmiot tworzący. Główne procesy zarządzania: kontraktowanie usług, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie informacją o pacjencie. Nadzór nad procesami pomocniczymi: zaopatrzenie i transport, zarządzanie budynkami, umowy zewnętrzne, dezynfekcja i sterylizacja.

Oferta na rynku szkoleniowym Z kolei oferta kształcenia ustawicznego jest stosunkowo szeroka, odpowiada w dużym zakresie na istniejące potrzeby, ale nie na istniejące WYZWANIA, gdyż … dostępne studia podyplomowe oraz szkolenia koncentrują się na uzupełnianiu wiedzy i umiejętności w zakresie realizowania bieżących zadań (dostarczają gotowych recept bądź wskazówek), a nie na kształceniu w zakresie planowania strategicznego czy rozwijania umiejętności przydatnych w konkretnym procesie zarzadzania. Niemniej jednak istotną barierą korzystania ze szkoleń czy kursów jest ich koszt i zbyt długi czas trwania.

Potrzeba podnoszenia kwalifikacji kadr administracyjnych Potrzeba podnoszenia kwalifikacji w zakresie zarządzania i administrowania służbą zdrowia oraz innych kompetencji pozamedycznych Źródło: badanie CATI wśród przedstawicieli podmiotów leczniczych; pokazano odsetek wskazań

Potrzeba podnoszenia kwalifikacji w podmiotach leczniczych Potrzeba podnoszenia kwalifikacji wśród przedstawicieli podmiotów leczniczych Źródło: badanie CATI wśród przedstawicieli podmiotów leczniczych; pokazano odsetek wskazań

Preferowana tematyka szkoleń - podmioty lecznicze Źródło: badanie CATI wśród przedstawicieli podmiotów leczniczych, n=617

Zalecana tematyka szkoleń – przedstawiciele podmiotów leczniczych Personel zarządzający i administracyjnyPersonel medyczny (pełniący funkcje adm.)  analiza sytuacji placówki i wdrażanie rozwiązań w zakresie efektywności ekonom.  umiejętności analityczne niezbędne do restrukturyzacji funkcjonalnej i organizacyjnej  zarządzanie zasobami ludzkimi w celu optymalizacji kosztów zatrudnienia  wdrażanie zintegrowanego systemu informatycznego związanego z przepływem informacji w szpitalu oraz zintegrowanego zarządzania materiałami medycznymi i lekami  tworzenie centrów odpowiedzialności za koszty w placówce  realizacja kontraktów z płatnikami w celu wyeliminowania sankcji finansowych  kwestie prawne związane z odpowiedzialnością personelu medycznego, prawami i obowiązkami pacjenta, ubezpieczeniem od zdarzeń medycznych  prowadzenie dokumentacji medycznej (w tym kwestie zarządzania dokumentacją, skuteczny nadzór nad tym procesem)  nowe technologie medyczne oraz podniesienie efektywności procedur medycznych (ordynatorzy)  komunikacja z pacjentem i rodziną, a także radzenie sobie ze stresem i przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu

Preferowana tematyka szkoleń – płatnik publiczny Źródło: badanie CATI wśród przedstawicieli płatników publicznych; n=59

Zalecana tematyka szkoleń – przedstawiciele płatnika publicznego  efektywne konstruowanie koszyka świadczeń i analizy jego wpływu na zdrowie publiczne (MZ)  ocena skutków regulacji – analiza zmian prawnych pod kątem kosztów publicznych i użyteczności poszczególnych zmian systemowych (MZ)  metodyka Oceny Technologii Medycznych (szkolenie skierowane do konsultantów krajowych), tworzenie map potrzeb zdrowotnych (MZ)  analiza kosztu jednostkowego programu zdrowotnego (MZ)  analiza regionalnego rynku usług zdrowotnych jako przesłanki do ich kontraktowania dla większej optymalizacji wykorzystania zasobów podmiotów leczniczych (NFZ)  prowadzenie kontroli ordynacji lekarskich i realizacji kontraktu w celu minimalizowania liczby nieuzasadnionych świadczeń w warunkach szpitalnych (preferowanie poza szpitalnych form leczenia) (NFZ)  umiejętność integracji danych z tzw. map potrzeb zdrowotnych, danych Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia i danych podmiotów leczniczych (NFZ)

Preferowana tematyka szkoleń – podmioty tworzące Źródło: badanie CATI wśród przedstawicieli podmiotów tworzących; n=96

Zalecana tematyka szkoleń – przedstawiciele podmiotów tworzących  restrukturyzacja zasobów w placówkach zdrowotnych ukierunkowana na racjonalizację ich wykorzystania  analizy ekonomiczne w kategoriach kosztu-użyteczności z uwzględnieniem potrzeb i popytu na usługi zdrowotne i posiadane zasoby  konstruowanie programów zdrowotnych o zasięgu lokalnym/regionalnym  konstruowanie planów inwestycji w podmioty lecznicze z uwzględnieniem zagrożeń epidemiologicznych oraz efektywnego wykorzystania zasobów  ocena efektywności zarządzania podmiotami leczniczymi

Preferowane formy działań podnoszących kwalifikacje Pytani o najbardziej oczekiwane formy podnoszenia kwalifikacji, badani w pierwszej kolejności wskazują na krótkie formy – szkolenia i kursy, a także konferencje i seminaria. Studia podyplomowe podjąłby co drugi przedstawiciel płatnika publicznego oraz powyżej 40% przedstawicieli podmiotów leczniczych i tworzących. Studiami podyplomowymi zainteresowane są szczególnie naczelne pielęgniarki (ponad połowa z nich), dyrektorzy ds. administracyjnych i ekonomicznych (43%) oraz pielęgniarki oddziałowe (42%). Źródło: badanie CATI wśród potencjalnych odbiorców wsparcia

Preferowany tryb działań podnoszących kwalifikacje W przypadku szkoleń w zakresie kwestii tzw. twardych, np. interpretowania i stosowania przepisów prawnych, e-learning będzie formą adekwatną. W przypadku szkoleń z zakresu zarządzania strategicznego i o bardziej kompleksowej tematyce istotny jest kontakt z prowadzącym, możliwość omówienia konkretnych przykładów, a także kontakt i wymiana doświadczeń z innymi uczestnikami. Źródło: badanie CATI wśród potencjalnych odbiorców wsparcia

Preferowane terminy szkoleń Zdaniem badanych, szkolenia dla pracowników urzędów (płatnicy publiczni i podmioty tworzące) mogą być dłuższe i powinny być organizowane w godzinach pracy, natomiast dla przedstawicieli podmiotów leczniczych - głównie jednodniowe i w weekendy. Źródło: badanie CATI wśród potencjalnych odbiorców wsparcia

Bariery dla podnoszenia kwalifikacji  Bariery finansowe – ROZWIĄZANIE: oferta szkoleniowa współfinansowana ze środków unijnych (Działanie 5.2 PO WER), a także (w kolejnych latach) podniesienie wymagań kwalifikacji wobec kandydatów na stanowiska kierownicze w ochronie zdrowia  Brak zestandaryzowanej oferty rynkowej odnoszącej się do procesów zarządzania innych niż kontraktowanie czy zarządzanie jakością – ROZWIĄZANIE: profilowanie tematyki szkoleń w projektach PO WER  Brak czasu – ROZWIĄZANIE: działania szkoleniowe w krótkich formach (do kilku dni) i w terminach odpowiadających poszczególnym grupom  Specyfika pracy personelu medycznego (konieczność obecności w szpitalu w różnych porach) – ROZWIĄZANIE: oferta szkoleń cyklicznych, w różnych terminach  Niska użyteczność wewnętrznych szkoleń „kaskadowych” - ROZWIĄZANIE: kierowanie na szkolenia (szczególnie z kompetencji miękkich, wymagających ćwiczeń) wszystkich pracowników, którzy mają taką potrzebę  Brak informacji zwrotnej o użyteczności szkoleń (w tym również wewnętrznych) – ROZWIĄZANIE: podjęcie działań na poziomie poszczególnych podmiotów

Rekomendacje kierunkowe 1.Formułowanie tematyki szkoleń nawiązującej do konkretnych procesów zarządzania strategicznego, nie zaś wyłącznie w zakresie kształtowania umiejętności analitycznych czy przeprowadzania audytu wewnętrznego. 2.Prowadzenie szkoleń dedykowanych poszczególnym typom instytucji ochrony zdrowia, tj. płatnikom publicznym, podmiotom tworzącym, podmiotom leczniczym) i jednocześnie - stosowanie technik warsztatowych dla zwiększenia możliwości pracy grupowej (tylko w ramach krótkich form wsparcia). 3.W ramach szkoleń dedykowanych dla danego typu podmiotów (tj. płatnicy publiczni, podmioty tworzące, podmioty lecznicze), grupę docelową powinni stanowić pracownicy zajmujący różne stanowiska, ale uczestniczący w danym procesie zarządzania. 4.Przeznaczenie jednego planowanego modułu w programach studiów podyplomowych lub szkoleń/kursów w składanych projektach na realizację tematu: „analiza danych w ochronie zdrowia” oraz jednego poświęconego zajęciom dotyczącym audytu wewnętrznego w podmiotach leczniczych.

Rekomendacje w zakresie tematyki (dyrektorzy i kierownicy) Dyrektorzy i kierownicy szpitali: analiza sytuacji placówki i wdrażanie rozwiązań podnoszących efektywność ekonomiczną, umiejętności analityczne niezbędne do restrukturyzacji funkcjonalnej i organizacyjnej, zarządzanie zasobami ludzkimi w celu optymalizacji kosztów zatrudnienia i zwiększenia dostępności lekarzy specjalistów, wdrażanie zintegrowanego systemu informatycznego związanego z przepływem informacji w szpitalu, tworzenie centrów odpowiedzialności za koszty w placówce, wdrażanie zintegrowanego zarządzania materiałami medycznymi i lekami, realizacja kontraktów z płatnikami w celu wyeliminowania ewentualnych sankcji finansowych, zarządzanie jakością w branży medycznej.

Rekomendacje w zakresie tematyki (kierownicy ds. administracyjnych) Dyrektorzy i kierownicy ds. administracyjnych i ekonomicznych: kwestie prawne (prawodawstwo z zakresu ochrony zdrowia, PZP, prawo cywilne, prawna odpowiedzialność personelu medycznego, ubezpieczenia od zdarzeń medycznych), gospodarowanie finansami szpitala (m.in. kontraktowanie świadczeń zdrowotnych, realizacja umowy z NFZ), restrukturyzacja placówki (organizacyjna i zasobów osobowych, organizacja i zarządzanie placówkami opieki zdrowotnej, ekonomika ochrony zdrowia), audyt i kontrola (współpraca z audytorem zewnętrznym, prowadzenie audytu wewnętrznego), umiejętności analityczne (analiza sytuacji ekonomicznej szpitala, m.in. wskaźniki sprawności finansowej i zadłużenia).

Rekomendacje w zakresie tematyki (stanowiska finansowe i adm.) Pracownicy pionu administracyjnego: kwestie prawne, kontraktowanie świadczeń zdrowotnych, realizacja umowy z NFZ, wdrażanie zintegrowanego systemu informatycznego związanego z przepływem informacji w placówce, prowadzenie dokumentacji medycznej. Osoby na stanowisku ds. finansowych, np. główni księgowi: zarządzanie finansami, rachunkowość / budżetowanie w ZOZ, ekonomika ochrony zdrowia, kontraktowanie świadczeń i rozliczenia z NFZ.

Rekomendacje w zakresie tematyki (pielęgniarki i ordynatorzy) Pielęgniarki naczelne i oddziałowe : kwestie prawne, prowadzenie dokumentacji medycznej, zarządzanie informacją o pacjencie, wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego ułatwiającego przepływ informacji w szpitalu, zarządzanie bezpieczeństwem informacji w szpitalu, poprawa pracy zespołu medycznego, kompetencje miękkie na linii personel medyczny – pacjent i jego rodzina. Ordynatorzy oddziałów szpitalnych: te same tematy co w odniesieniu do pielęgniarek + podniesienie efektywności procedur medycznych, wdrażanie nowych technologii medycznych

Raport z badania Gdzie i w jaki sposób można zapoznać się z wynikami badania?

Dziękuję za uwagę! Michał Sułkowski Ministerstwo Zdrowia Departament Funduszy Europejskich i e-Zdrowia