Planowanie, finansowanie i rozliczanie projektów w organizacjach polonijnych. Moskwa, 2-3 listopada 2012 rok.

Z przyjętej przez MSZ strategii podziału środków finansowych na działalność polonijną wynika, że obowiązujący na dany rok „Plan Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą” określa zadania, a organizacje pozarządowe proponują działania, które będą realizacją tych zadań i będą służyły Polsce i Polakom w kraju oraz Polonii i Polakom za granicą.

W 2012 roku Ministerstwo Spraw Zagranicznych w ramach zadania publicznego „Współpraca z Polonią i Polakami za granicą w 2012 r.”, przeznaczyło na realizacje projektów łącznie kwotę PLN.

Na 2013 rok Ministerstwo Spraw Zagranicznych przeznaczyło również kwotę PLN na zadanie „Współpraca z Polonią i Polakami za granicą w 2012 r

„Plan Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą na 2013 r.” wyróżnia pięć obszarów tematycznych, na których mają koncentrować się działania realizujących go podmiotów: A. Edukacja Polonii i Polaków za granicą oraz kształcenie młodzieży polonijnej w Polsce. B. Mobilizacja do aktywności we wszelkich dziedzinach życia w państwach zamieszkania dla promocji Polski i polskości. C. Wspieranie środowisk polskich; prawa mniejszości polskich, Polonii i Polaków za granicą. D. Zaangażowanie Polonii i Polaków za granicą we współpracę gospodarczą państw ich zamieszkania z Polską. E. Wspieranie powrotów Polaków do Ojczyzny.

Planując swoją działalność organizacje polonijne powinny dopasować swoje projekty do określonych w „Planie Współpracy z Polonią i Polakami poza Granicami” obszarów tematycznych i podjąć współpracę z organizacjami, które aplikują o środki w ramach ogłoszonego przez MSZ konkursu.

Pomocne strony internetowe:

1.Tytuł projektu – precyzyjne zdefiniowanie, np. zamiast : - „dofinansowanie zakupu telewizora”, „dofinansowanie zakupu telewizora w celu doposażenie Polskiego Centrum Kultury” -„konferencja naukowa”, „Konferencja naukowa – „Historia Polskiej Diaspory na terenie Syberii w latach ” Przygotowanie Projektu

Wzór wniosku Wniosek o przyznanie środków Data: 02 listopada 2012 r. Placówka realizująca projekt (Ambasada RP, KG RP) Wydział Konsularny Ambasady RP w Federacji Rosyjskiej (Moskwa) Nazwa projektu„Dni Kultury Polskiej w Moskwie” Całkowity koszt realizacji projektu w rublach Wnioskowana kwota dofinansowania z funduszy MSZ

Wzór wniosku Kosztorys ze wskazaniem pozycji, które będą finansowane z funduszy MSZ Uwaga! Wymieniamy wszystkie pozycje kosztów, które będą finansowane z przyznanych przez MSZ środków, z podziałem na: -Zakup usług, np. transport uczestników konferencji -Zakup materiałów, np. papier do drukarki WspółorganizatorzyDom Przyjaźni Narodów w Moskwie Inne źródła finansowania projektu oraz wysokość tych dofinansowań Jeżeli jest dofinasowanie np. z Urzędu Gubernatora, wpisujemy kwotę.

Wzór wniosku Termin i miejsce realizacji projektu r. Moskwa, Pałac Młodzieży Opis projektuWymienić w punktach scenariusz realizacji projektu: -Co? Kto? Gdzie? Kiedy? Dane osoby odpowiedzialnej za realizację projektu Imię Nazwisko, funkcja, nr tel., PodpisPodpis i pieczątka

Plan na 2013 rok Projekty składamy drogą mailową do Po tym terminie nie będzie możliwości dofinansowania projektów

1.Sprawozdanie z realizacji projektu: - krótki opis przebiegu realizacji projektu; - ocena wykonania planowanych w projekcie działań; - opinie osób zaproszonych i uczestniczących w realizacji projektu, fotogaleria; - wnioski Rozliczanie Projektów

Sprawozdanie Finansowe -Każdy wydatek może być poniesiony wyłącznie na realizację projektu; - Zwrot poniesionych wydatków nie może przekraczać kwot określonych w umowie; - Uwaga na podział wydatków na dwie grupy: 1.Zakup materiałów. 2.Zakup usług.

Księgowe dokumenty rozliczeniowe: - faktura; - paragon kasowy; - jeżeli otrzymano kwotę na realizację projektu w euro, do rozliczeń należy załączyć potwierdzenie dokonania wymiany pieniędzy z podanym kursem wymiany; - możliwe jest regulowanie zobowiązań przez Ambasadę, przelewem, po uprzednim uzgodnieniu tej możliwości z Referatem ds. Współpracy z Polakami w Rosji

Księgowe dokumenty rozliczeniowe -Wówczas należy przedstawić umowę zawartą z wykonawcą usługi, a po jej dwustronnym podpisaniu i wykonaniu, na podstawie faktury dokonywana jest płatność

Zestawienie dokumentacji rozliczeniowej Lp. Zakup materiałów Zakup usługZakup pomocy dydaktycznych 1. Nr dokumentu Kwota w rublach Nr dokumentu Kwota w rublach Nr dokumentu Kwota w rublach 2. Razem rub rub

Kolonie 2013