Zasady finansowania w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój Anna Pisarek Departament Funduszy Europejskich Ministerstwo Zdrowia Warszawa, 19 lutego 2016 r.

Plan prezentacji Ewidencja wydatków projektu Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Opis dokumentów księgowych Rachunek bankowy projektu Wniosek o płatność

Ewidencja wydatków projektu Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji wydatków Projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacji poszczególnych operacji związanych z projektem, z wyłączeniem kosztów pośrednich. Jest to warunek zawarty w umowie o dofinansowanie projektu w ramach PO KL - (§ 7 umowy) 3

Ewidencja wydatków projektu Przyjęte zasady ewidencji należy wprowadzić do ZASAD (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI 4

Ewidencja wydatków projektu ZAPEWNIENIE ŚCIEŻKI AUDYTU Opisanie sposobu powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwach papierowych. 5

Ewidencja wydatków projektu W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą projektu, kwoty wynikające z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją projektu bądź nie i ujmowane na odrębnych kontach. Uwaga! Koszty kwalifikowalne w projekcie muszą być poparte odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawidłowość podziału/wyliczenia kwot, tj. kalkulacje, specyfikacje do list płac etc. 6

Ewidencja wydatków projektu W przypadku gdy instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, beneficjent powinien wyksięgować tę pozycję z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu PO WER. 7

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki faktury wraz z potwierdzeniami zapłaty w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np.: „zapłacono gotówką” lub „forma płatności– gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta 8

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki listy płac w przypadku zatrudnienia pracownika w projekcie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie ma konieczności tworzenia odrębnej listy płac dla projektu. Uwaga ! Opis dokumentu powinien jednoznacznie wskazywać wysokość kosztów kwalifikowalnych w ramach projektu. Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest kwalifikowalne wyłącznie w okresie realizacji projektu, tj. nie jest kwalifikowalny wydatek z tyt. wypłaty „13” za rok 2018 jeśli projekt trwa do 30.11.2018 r. 9

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki w przypadku amortyzacji 3. tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego) 10

Opis dokumentów księgowych Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatek jest ponoszony kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania 11

Opis dokumentów księgowych Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku gdy dotyczy: zamówienia publicznego – również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub nabycia towaru/usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww. trybu 12

Opis dokumentów księgowych Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, nie ma obowiązku ich opisywania. Brak wymogu ewidencjonowania w projekcie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem oznacza, że wydatki z nimi związane wykazane we wniosku o płatność nie podlegają kontroli na miejscu. 13

Rachunek bankowy projektu Zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu rachunku bankowego. 14

Rachunek bankowy projektu W przypadku braku środków dotacji celowej Beneficjent może finansować wydatki projektu z rachunku bieżącego. Rachunek projektu nie może być zasilany z innych rachunków bankowych Beneficjenta! 15

Rachunek bankowy projektu Wpływy: środki dotacji celowej odsetki bankowe Wypływy: wyłącznie! płatności na rzecz projektu, w tym: - prowizje bankowe - refundacja wydatków poniesionych z innych rachunków 16

Rachunek bankowy projektu Na koniec każdego roku budżetowego Beneficjent zobowiązany jest do rozliczenia otrzymanej dotacji celowej. Rozliczenie (kasowe) przygotowuje się na podstawie wyciągów bankowych (obrotów) dot. danego roku. 17

Rachunek bankowy projektu Środki, które Beneficjent otrzymał na dofinansowanie projektu w formie płatności (84,28%) nie podlegają zwrotowi z końcem roku budżetowego i rozliczane są zgodnie z terminami wynikającymi z zawartej umowy o dofinansowanie projektu. Współfinansowanie otrzymane przez beneficjenta w formie dotacji celowej (15,72%) – zgodnie z art. 168 UFP – w części niewykorzystanej w danym roku budżetowym podlega zwrotowi do budżetu państwa na rachunek wskazany przez właściwą Instytucję pośredniczącą. 18

Wniosek o płatność Wniosek o płatność sprawozdanie wykazujące postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu 19

Wniosek o płatność 20

Wniosek o płatność Wnioski o płatność - okresy rozliczeniowe określone w umowie o dofinansowanie nie dłuższe niż kwartał w przypadku pierwszego wniosku o płatność okres ten może być dłuższy, jeśli umowa zostanie podpisana po okresie rozpoczęcia realizacji projektu zmiana okresów rozliczeniowych = aneks do umowy o dofinansowanie 21

Wnioski o płatność – terminy Wniosek o płatność Wnioski o płatność – terminy pierwszy WNP – niezwłocznie po podpisaniu umowy kolejne WNP – nie później niż 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego końcowy WNP – do 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu 22

Wniosek o płatność Wniosek o zaliczkę Wniosek o refundację Wnioski o płatność - rodzaje Wniosek o zaliczkę ubieganie się o uzyskanie zaliczki na realizację zadania w ramach projektu Wniosek o refundację refundacja poniesionych już kosztów (także PJB w przypadku rozliczania wydatków) Wniosek rozliczający zaliczkę rozliczenie wcześniej przyznanej zaliczki Wniosek sprawozdawczy przekazanie informacji o postępie rzeczowym projektu Wniosek o płatność końcową ostatni wniosek rozliczający projekt 23

Wniosek o płatność Zakładka: Projekt Pole: Zaliczka Wysokość zaliczki powinna być zgodna z harmonogramem płatności. Zmiana wysokości zaliczki wymaga zmiany harmonogramu. 24

Wniosek o płatność Zakładka: Zestawienie dokumentów wykazywane są tylko wydatki „na plus”, natomiast wszystkie korekty, tj. wydatki „na minus” wykazywane są w zakładce „Zwroty/korekty” 25

Wniosek o płatność 26

Wniosek o płatność 27

Wniosek o płatność Zakładka: Zestawienie dokumentów Pole: Kategoria kosztów personel projektu inne 28

Wniosek o płatność Zakładka: Zestawienie dokumentów Pole: Dofinansowanie pole uzupełniane automatycznie przez system – nie zawsze poprawnymi danymi! 29

Wniosek o płatność Wkład rzeczowy Cross - financing Środki trwałe Kategoria podlegająca limitom Wkład rzeczowy Cross - financing Środki trwałe Wydatki poniesione poza UE Środki trwałe i cross-financing Zadania zlecone Pomoc de minimis Pomoc publiczna 30

Wniosek o płatność Załączniki blok Faktury jest przeznaczony na załączanie dokumentów wymaganych w procesie rozliczania wydatków blok Inne dokumenty jest przeznaczony na pozostałe dokumenty, których wymaga instytucja w tej zakładce nie przekazujemy dokumentów dot. zamówień publicznych 31

Harmonogram płatności Wniosek o płatność Harmonogram płatności odrębny moduł w SL 2014 brak konieczności składania wraz z WNP nie zawiera informacji o okresach rozliczeniowych harmonogram płatności w SL 2014 = harmonogram płatności w umowie o dofinansowanie zmiana harmonogramu nie wymaga aneksowania umowy 32

Wniosek o płatność Beneficjent Instytucja Beneficjent Podpisanie umowy/decyzji o dofinansowaniu Weryfikacja harmonogramu płatności Instytucja Wprowadzenie umowy do SL 2014 przez pracownika instytucji wraz z osobami uprawnionymi Zatwierdzenie harmonogramu Wycofanie harmonogramu Osoba uprawniona otrzymuje informację o nadaniu uprawnień i może rozpocząć pracę w systemie Utworzenie i wysłanie harmonogramu płatności Poprawa harmonogramu i ponowne przesłanie do instytucji Beneficjent Beneficjent 33

Wniosek o płatność Harmonogram płatności Harmonogram płatności Pole: Kwartał/Miesiąc pole nie odzwierciedla okresu rozliczeniowego, za jaki składany jest wniosek o płatność, ale okres w którym beneficjent złożył wniosek o płatność, w którym będzie wnioskował o zaliczkę, refundację lub rozliczał wydatki kwalifikowalne 34

Wniosek o płatność Harmonogram płatności Harmonogram płatności Pole: Dofinansowanie kwota dofinansowania to wysokość zaliczki, o jaką wnioskuje beneficjent we wniosku o płatność składanym w danym miesiącu. 35

Harmonogram płatności Wniosek o płatność Harmonogram płatności 36

Harmonogram płatności Wniosek o płatność Harmonogram płatności harmonogram płatności może podlegać aktualizacji aktualizacja ta jest skuteczna, pod warunkiem akceptacji przez Instytucję Pośredniczącą i nie wymaga formy aneksu do umowy Instytucja Pośrednicząca akceptuje lub odrzuca zmianę harmonogramu płatności w SL2014 w terminie 10 dni roboczych od jej otrzymania 37

Wniosek o płatność Zamówienia publiczne 38

Zamówienia publiczne - informacja o kontrakcie Wniosek o płatność Zamówienia publiczne - informacja o kontrakcie 39

Zamówienia powyżej progów unijnych Wniosek o płatność Zamówienia publiczne - dokumenty Zamówienia powyżej progów unijnych SIWZ Oferty Protokół z postępowania Ewentualne odwołania Rozstrzygnięcie 40

Monitorowanie uczestników projektu Wniosek o płatność Monitorowanie uczestników projektu funkcjonalność systemu umożliwiająca monitorowanie uczestników projektów realizowanych ze środków UE gromadzone dane dotyczą osób fizycznych oraz instytucji objętych wsparciem dane dotyczące uczestników projektów zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału osoby lub instytucji/ podmiotu w projekcie jednym z głównych źródeł potwierdzenia kwalifikowalności wsparcia dla uczestników podstawa do wykazania wskaźników monitorowania projektu, określonych w szczególności we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. 41

Wniosek o płatność 42

Wniosek o płatność Baza personelu obowiązek wypełniania bazy personelu przez beneficjenta wynika z umowy o dofinansowanie oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w okresie programowania 2014-2020 dot. osób zaangażowanych do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują je osobiście, tj. w szczególności: osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wolontariusze wykonujący świadczenia na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 43

Wniosek o płatność Baza personelu Uwaga! W projektach współfinansowanych z EFS do bazy wprowadza się tylko dane personelu rozliczanego w ramach kosztów bezpośrednich dane wprowadzane są na bieżąco, ale nie później niż przed przekazaniem wniosku o płatność zawierającego wydatki danego personelu do instytucji 44

Wniosek o płatność Baza personelu Kraj PESEL Imię i nazwisko Stanowisko Forma zaangażowania Data zaangażowania Okres zaangażowania Wymiar czasu pracy 45

Wniosek o płatność 46

Wniosek o płatność 47

Weryfikacja wniosków o płatność oraz danych uczestników Wniosek o płatność Weryfikacja wniosków o płatność oraz danych uczestników sprawdzenie zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie projektu, przepisami prawa oraz wytycznymi zweryfikowanie czy projekt realizowany jest zgodnie z zakresem merytorycznym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, harmonogramem oraz budżetem projektu potwierdzenie zgodności postępu rzeczowego oraz finansowego z umową o dofinansowanie weryfikacja czy zadania są realizowane terminowo, a wskaźniki osiągane 48

Weryfikacja wniosków o płatność oraz danych uczestników Wniosek o płatność Weryfikacja wniosków o płatność oraz danych uczestników Terminy weryfikacji WNP 20 dni roboczych – pierwsza wersja 15 dni roboczych – skorygowane wersje do ww. terminów nie wlicza się okresu oczekiwania przez instytucję na dokumenty przekazywane w ramach analizy pogłębionej 49

Weryfikacja wniosków o płatność oraz danych uczestników Wniosek o płatność Weryfikacja wniosków o płatność oraz danych uczestników Całość procesu weryfikacji WNP odbywa się za pomocą zakładki Korespondencja, z wyjątkiem dokumentów dot. zamówień powyżej progów unijnych – te przekazujemy w zakładce Zamówienia publiczne 50

Wniosek o płatność Weryfikacja wniosków o płatność oraz danych uczestników- analiza pogłębiona: 5% pozycji kosztowych (nie mniej niż 3, nie więcej niż 10) 5% uczestników projektu 100% zamówień o wartości równej lub wyższej progowi określonemu w art.11 ust. 8 Pzp 51

Wniosek o płatność Wynagrodzenia personelu Dokumenty podlegające weryfikacji pogłębionej – dwa pierwsze WNP Umowy o pracę/ umowy cywilnoprawne Zakresy obowiązków Opisy stanowisk Listy płac Wynagrodzenia personelu Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku Dokumenty z przeprowadzonego postępowania konkurencyjnego lub dokumenty potwierdzające zwolnienie z zastosowania tego trybu Umowy i faktury Zamówienia o wartości przekraczającej 20 000 PLN netto Dokumenty związane z wyborem wykonawcy Produkty umów Dokumenty potwierdzające dokonanie odbioru przedmiotu umowy Wydatki dotyczące wykonania produktów na rzecz projektu Oświadczenia Zaświadczenia urzędowe Certyfikaty Listy obecności Uczestnicy projektu 52

Dziękuję za uwagę! Anna Pisarek Ministerstwo Zdrowia Departament Funduszy Europejskich