Pobierz prezentację
Pobieranie prezentacji. Proszę czekać
1
Zasady pracy z komputerem
Prawidłowa postawa -wyprostowana sylwetka, tułów i uda powinny tworzyć kąt prosty, stopy leżeć na podłodze -dłonie powinny być lekko uniesione, nie wolno ich opierać o blat biurka
2
Zasady pracy z komputerem
Zasady ergonomii odległość krawędzi stolika od klawiatury powinna wynosić 10 cm głowa powinna znajdować się w odległości cm od monitora górna linia tekstu na monitorze powinna przypadać poniżej poziomu oczu blat biurka powinien znajdować się 75 cm nad podłogą łokcie powinny być zgięte pod kątem 900 odległość kolan od klawiatury powinna być jak najmniejsza po każdej godzinie pracy przed włączonym monitorem należy robić 5 minut przerwy
3
Informacja w pracy biurowej
Informacja to wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlającą procesy i zdarzenia zachodzące w otoczeniu Aby informacja spełniała swoją role musi być: dostarczona szybko i terminowo jasna, zwięzła i wyczerpująca dokładna i rzetelna kompletna odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana
4
Rola informacji w procesie decyzyjnym
informacja decyzja polecenie działanie kontrola
5
Kierunki przepływu informacji
Pionowo w dół – polecenia, instrukcje, wytyczne Pionowo w górę – sprawozdania, raporty, notatki kierownik wykonawca wykonawca
6
Selekcja i agregacja informacji
Selekcja polega na wybieraniu tylko potrzebnych informacji i jednoczesnym eliminowaniu zbędnych Agregacja polega na łączeniu informacji pojedynczych w zbiorcze
7
Zasady obiegu pism Obieg pisma – to jego droga od momentu wpływu do danej jednostki do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi Punkty zatrzymania – komórki organizacyjne, które wykonują czynności organizacyjne /np. kancelaria ogólna, sekretariat, szef jednostki/
8
Systemy kancelaryjne Czynności kancelaryjne – czynności związane z obiegiem pism – przyjmowanie, rozdzielanie, doręczanie, rejestrowanie, znakowanie, aprobata… Instrukcja kancelaryjna – zbiór przepisów wewnętrznych regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych
9
Systemy kancelaryjne System dziennikowy System bezdziennikowy
System mieszany
10
Rzeczowy wykaz akt wykaz akt powstaje w jednostce organizacyjnej, akta dzieli się na klasy według rodzaju załatwianych spraw. Zagadnienia określa się za pomocą haseł i symboli klasyfikacyjnych
11
Przyjmowanie pism według systemu bezdziennikowego
porządkowanie i grupowanie otwieranie i sprawdzanie sprawdzanie załączników przystawianie pieczęci wpływu
12
Pieczęć wpływu Powiatowy Urząd Pracy w Kępnie Wpłynęło dnia …………………..
Termin załatwienia sprawy……. Kierowano do…………………… Podpis…………………………….
13
Rozdzielanie i załatwianie pism
Dekretowanie – czynności rozdzielania pism i nanoszenia na nie informacji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy Referent Jan Kowalski Załatwić w porozumieniu z kierownikiem działu kadr W terminie do roku Jan Nowak
14
Merytoryczne /uzależnione od faktycznego stanu/
i formalne /zgodne z przepisami/ załatwienie sprawy
15
Prekluzyjne /po upływie, których dokonana czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych/
i porządkowe /wszystkie pozostałe/ terminy załatwiania spraw
16
Znak pisma System dziennikowy Nasz znak: NA-IV-4/68/365/2010 System bezdziennikowy Nasz znak: NA /2010
17
Wysyłanie pism według systemu bezdziennikowego
Sprawdzenie poprawności formalnej pisma Odciśnięcie na kopii stempla z datą wysłania Wpisanie pism wartościowych, poleconych do pocztowej książki nadawczej Zaadresowanie koperty
18
Akta kategorii A Akta kategorii B Akta kategorii BC /B1, B12, B20/
ARCHIWUM BIURO Akta kategorii A Akta kategorii B /B1, B12, B20/ Akta o symbolu BE /BE1, E2/ Akta kategorii BC
19
Ogólne zasady redagowania pism
Skuteczność pisma zależy od: formy pisma uprzejmego i pozytywnego tonu języka pisma logiki i uporządkowania treści
20
dedukcja i indukcja „W tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałam średnie wykształcenie oraz tytuł technika ekonomisty. W szkole bardzo dobrze poznałem rachunkowość i finanse…… mogę więc śmiało stwierdzić, że jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa” „Jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa, gdyż w tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałem tytuł technika ekonomisty. Bardzo dobrze znam rachunkowość i finanse…..”
21
Ogólne zasady redagowania pism
przejrzystość kompletność sugestywność zwięzłość uprzejmość zrozumiałość używanie skrótów jedna sprawa jedno pismo wyróżnianie fragmentów zwracanie się do adresata
22
skróty tytuły zawodowe, powtarzające się często wyrazy potoczne miary i nazwy jednostek metrycznych połączenia wielowyrazowe nazwy własne
23
Elementy składowe pism
Pole nagłówkowe Zespół Szkół Ekonomicznych nr 1 w Kępnie ul. Sienkiewicza 8 Kępno ul. Sienkiewicza Kępno
24
Elementy składowe pism
Pole adresata Szanowny Pan mgr Zbigniew Janas Dyrektor Zespół Szkół Zawodowych nr 7 ul. Widokowa 77 Kępno
25
Elementy składowe pism
Zwroty grzecznościowe Do premiera, ambasadora, prezydenta – 3 osoba, bez tytułów naukowych Jego Ekscelencja Jego Ekscelencja Do rektora wyższej uczelni Jego Magnificencja Jego Magnificencja
26
Elementy składowe pism
Osoby duchowne Ksiądz wikariusz Wielebny Ksiądz kanonik, proboszcz Przewielebny Ksiądz biskup Jego Ekscelencja Ksiądz kardynał Jego Eminencja Papież Jego Świątobliwość
27
Elementy składowe pism
Zwrot pleno titulo /P.T./ Szanowni P.T. Państwo… P.T. Joanna i Marian Niklewiczowie Uprzejmie informujemy P.T. Klientów, że…
28
Elementy składowe pism
Pole znaków powoławczych Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data: TK-II/344/2010 NA-V/2/56/
29
Elementy składowe pism
Miejsce i data sporządzenia pisma rok r XI-09 Gorlice, dnia roku Gorlice, dnia 09 listopad 2010 roku Gorlice, dnia 09 listopada 2010 roku
30
Elementy składowe pism
Określenie sprawy Sprawa: podanie o pracę Sprawa: zamówienie Sprawa: reklamacja
31
Elementy składowe pism
Treść pisma wyjustowana z włączoną opcją dzielenia wyrazów z wyeliminowanymi pojedynczymi znakami twz. twardą spacją
32
Elementy składowe pism
Układ treści pisma Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
33
Elementy składowe pism
Układ treści pisma xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
34
Elementy składowe pism
Przenoszenie części pisma na następną stronę ./.
35
Elementy składowe pism
Podpisy Dyrektor mgr Tomasz Waz Księgowy Dyrektor mgr Anna Nowak mgr Tomasz Waz
36
Elementy składowe pism
Informacje dodatkowe załączniki „do wiadomości” rozdzielnik
37
Elementy składowe pism
Jeśli o załącznikach informujemy w treści pisma w polu informacji dodatkowych piszemy tylko ich ilość Załączniki: 3 W przeciwnym razie wymieniamy je: Załączniki: Załączniki: 1. Plan miasta 1) plan miasta 2. Budżet 2) budżet Jeśli załączników jest więcej niż 5: Załączników: plik
38
Elementy składowe pism
W podaniach o załącznikach informujemy zwrotem Do podania załączam: 1. Kwestionariusz 2. Świadectwo
39
Elementy składowe pism
Jeśli pismo oprócz adresata, wysyła się do wiadomości innych odbiorców, informacje te umieszcza się w polu informacji dodatkowych Do wiadomości: 1. Liceum Ogólnokształcące 2. Zespół Szkół Zawodowych
40
Elementy składowe pism
Jeśli identyczne pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu informacji dodatkowych umieszcza się informację Wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych Rozdzielnik: 1. Liceum Ogólnokształcąca 2. Zespół Szkół Zawodowych
41
Pisma z pismami niejawnymi
Tajemnica państwowa to informacja, której ujawnienie osobom nieupoważnionym może spowodować istotne zagrożenie dla interesów Rzeczypospolitej Polskiej albo narazić te interesy na znaczną szkodę /niepodległość, bezpieczeństwo, obronność/ Tajemnica służbowa to informacja, której ujawnienie może narazić na szkodę interes publiczne, interes obywateli lub konkretnej jednostki organizacyjnej. Z wiadomością tą zapoznaje się pracownik w związku z wykonywaniem swoich zadań zawodowych.
42
Pisma z pismami niejawnymi
Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnice państwową oznacza się klauzulą „ŚCIŚLE TAJNE” LUB „TAJNE” Zawierające tajemnice służbową klauzulą „POUFNE” lub „ZASTRZEŻONE” Zachowanie tajemnicy jest obowiązkiem każdego pracownika
43
Pisma z pismami niejawnymi
W jednostkach, w których występują wiadomości objęte tajemnicą państwową, tworzona jest kancelaria tajna lub wyodrębnione stanowisko. Dostęp to informacji mają osoby posiadające pisemne upoważnienie kierownictwa. Pisma te rejestrowane są w dzienniku przeznaczonym wyłącznie dla przesyłek poufnych /także wtedy gdy stosowany jest system bezdziennikowy/
44
Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna to uporządkowany układ stanowisk pracy i komórek organizacyjnych z istniejącymi między nimi zależnościami. Struktura określa zatem miejsce i rolę w firmie każdego pracownika i zespołu. Wyróżnia się : Struktury liniowe Struktury liniowo-sztabowe Struktury funkcjonalne
48
Bezwzrokowa metoda pisania na komputerze
49
Pisma typowe
Podobne prezentacje
© 2024 SlidePlayer.pl Inc.
All rights reserved.