Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Systemy Kancelaryjne.. W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich : - przyjmowanie pism,

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Systemy Kancelaryjne.. W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich : - przyjmowanie pism,"— Zapis prezentacji:

1 Systemy Kancelaryjne.

2 W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich : - przyjmowanie pism, - rozdzielanie i doręczanie ich, - rejestrowanie, - znakowanie, - załatwianie spraw będących treścią pism, - aprobata spraw załatwionych, - podpisywanie, - wysyłanie pism, - przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych. Czynności te nazywane są czynnościami kancelaryjnymi.

3 Uregulowanie sposobu wykonywania wskazanych czynności jest jedną z najważniejszych spraw w każdej jednostce organizacyjnej. Czynności kancelaryjne nie mogą być wykonywane przez dowolnych pracowników i w dowolny sposób. Każdy pracownik musi wiedzieć, co należy do jego obowiązków i jak je ma wykonać. Dlatego też w dobrze zorganizowanej jednostce istnieją wewnętrzne przepisy, które to regulują. Zbiór tych przepisów stanowi Instrukcję Kancelaryjną.

4 Wyróżnia się trzy rodzaje systemów kancelaryjnych : 1.) System dziennikowy ; 2.) System bezdziennikowy ; 3.) System mieszany.

5 System Kancelaryjny Dziennikowy polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism otrzymanych i wysyłanych w dziennikach podawczych, zwanych też dziennikami kancelaryjnymi. Jednostka organizacyjna stosująca ten system musi więc mieć dzienniki podawcze zarówno w kancelarii, jak i w każdej innej komórce organizacyjnej.

6 System kancelaryjny dziennikowy występuje w dwóch odmianach : 1) system dwudziennikowy – każda komórka organizacyjna ma dwa dzienniki podawcze : w jednym rejestruje się pisma przychodzące ( dziennik pism przychodzących ), a w drugim pisma wychodzące ( dziennik pism wychodzących ), 2) system jednodziennikowy – komórki organizacyjne mają tylko jeden dziennik podawczy i w nim rejestruje się wszystkie pisma.

7 Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosującej system jednodziennikowy jest następujący : 1) po otrzymaniu pisma kancelaria rejestruje je w swoim dzienniku podawczym jako pisma otrzymane, zapisując : datę, nadawcę, określenie sprawy, znak oraz symbol komórki organizacyjnej, do której przekazano pismo do rozpatrzenia, 2) po zarejestrowaniu pismo przesyłane jest do danej komórki organizacyjnej za pokwitowaniem w dzienniku podawczym kancelarii, 3) w komórce organizacyjnej pismo ponownie jest rejestrowane, lecz tym razem w dzienniku podawczym tej komórki, znów jako pismo otrzymane, 4) następnie pismo przekazywane jest za pokwitowaniem w dzienniku podawczym komórki organizacyjnej referentowi do rozpatrzenia,

8 5) referent załatwia sprawę, przygotowuje odpowiedź i rejestruje ją w dzienniku podawczym komórki organizacyjnej jako pismo wysłane, 6) potem, za pokwitowaniem w dzienniku komórki, pismo z odpowiedzią przesyła się do kancelarii w celu wysłania go do adresata, 7) kancelaria rejestruje pismo w swoim dzienniku podawczym jako pismo wysłane, zapisując : adresata, znak, określenie sprawy, datę wysłania, a następnie je wysyła.

9 System Kancelaryjny Bezdziennikowy – rezygnuje z rejestracji w dziennikach podawczych. Nie rejestruje się w nim pojedynczych pism, lecz załatwione w całości sprawy w spisie spraw nazywanym też wykazem spraw.

10 Formularz Spisu Spraw :

11 Kolejność wykonywania czynności w systemie bezdziennikowym jest następująca : 1) kancelaria przyjmuje pisma przychodzące nie rejestrując ich, za to w polu wpływu przystawia pieczątkę wpływu i wypełnia ją, 2) następnie, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do właściwej komórki organizacyjnej, 3) kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy, 4) referent, po załatwieniu sprawy, rejestruje ją w spisie spraw dołączonym do teczki. Jeżeli występuje większa liczba pism dotyczących tej samej sprawy wówczas zakłada się arkusz zbiorczy rejestrowanych pism, 5) po zarejestrowaniu sprawy referent przekazuje pismo z odpowiedzią kierownikowi komórki organizacyjnej, 6) kierownik komórki organizacyjnej, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do kancelarii, która je wysyła.

12 Aby system bezdziennikowy dobrze funkcjonował muszą być spełnione trzy warunki : 1.pracownicy danej jednostki organizacyjnej muszą mieć wysokie kwalifikacje, 2.dokonany musi być dokładny podział zadań pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, a w nich pomiędzy poszczególne stanowiska pracy, 3.w stosującej go jednostce organizacyjnej musi być opracowany i wdrożony rzeczowy wykaz akt, który określa, do jakiej klasy daną sprawę zakwalifikować.

13 System Kancelaryjny Mieszany : łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, czyli część komórek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy, a część dziennikowy.


Pobierz ppt "Systemy Kancelaryjne.. W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich : - przyjmowanie pism,"

Podobne prezentacje


Reklamy Google