Komunikacja w organizacji

Prezentacja na temat: "Komunikacja w organizacji"— Zapis prezentacji:

1 Komunikacja w organizacji
dr hab. Jerzy Supernat Instytut Nauk Administracyjnych Uniwersytet Wrocławski

2 Komunikacja w organizacji
Organizacja jest systemem przetwarzania informacji (information-processing system). dr hab. Jerzy Supernat

3 Komunikacja w organizacji
Komunikacja ma największe znaczenie w tych organizacjach, które muszą radzić sobie z niepewnością, które są złożone i których technologia nie pozwala na prostą rutynizację. Nadto im bardziej organizacja zorientowana jest na ludzi i idee, tym ważniejsza staje się komunikacja. dr hab. Jerzy Supernat

4 Komunikacja w organizacji
Warunki skutecznej komunikacji według Chestera I. Barnarda należy zagwarantować znajomość kanałów komunikacji do każdego członka organizacji muszą prowadzić jedno-znaczne, formalne kanały komunikacji droga komunikacji musi być tak bezpośrednia czy krótka, jak to tylko możliwe dr hab. Jerzy Supernat

5 Komunikacja w organizacji
Najlepszy sposób komunikowania się ze mną dr hab. Jerzy Supernat

6 Komunikacja w organizacji
Jerzy Supernat (w godzinach konsultacji) dr hab. Jerzy Supernat

7 Komunikacja w organizacji
Komunikacja w koncepcji ról kierowniczych Henry’ego Mintzberga Zgodnie z tą koncepcją komunikacja (komunikowanie się) jest kluczowe dla kierowników i ich pracy (In short, the business of the managers is communication). Trzy spośród dziesięciu ról kierowniczych H. Mintzberg zaliczył wprost do ról informacyjnych (notabene wyrastają one z ról interpersonalnych, a prowadzą do ról decyzyjnych): As monitor, the manager perpetually scans his environment for information (...) In his disseminator role, the manager passes some of his privileged information directly to his subordinates (...) In his spokesman role, the manager sends some of his information to people outside his unit (...). dr hab. Jerzy Supernat

8 Komunikacja w organizacji
Henry Mintzberg dr hab. Jerzy Supernat

9 Komunikacja w organizacji
Komunikacja jako zjawisko relacyjne Komunikacja jest ze swej istoty procesem relacyjnym: w danym czasie jedna strona jest nadawcą a druga odbiorcą. Ta relacyjność i jej społeczne uwarunkowania (różnice statusu, różnice w percepcji, zastraszanie nadawcy przez odbiorcę i vice versa, fizyczna atrakcyjność itd.) powodują zniekształcanie tego, co jest przekazywane i odbierane.

10 Komunikacja w organizacji
Zrozumienie procesu komunikowania się w organizacji wymaga zwrócenia uwagi na proces percepcji, a w szczególności na takie zjawiska jak: posługiwanie się stereotypami efekt aureoli projekcja obrona percepcyjna dr hab. Jerzy Supernat

11 Komunikacja w organizacji
Komunikacja pionowa (w dół i w górę) w organizacji dr hab. Jerzy Supernat

12 Komunikacja w organizacji
Komunikacja w dół. Daniel Katz i Robert L. Kahn wyróżnili pięć elementów komunikacji w dół: instrukcje dotyczące sposobu wykonania pracy uzasadnienie zadania i wyjaśnienie jego związku z po-zostałymi zadaniami realizowanymi w organizacji informacje dotyczące procedur i praktyk w organizacji sprzężenie zwrotne dotyczące osiąganych przez praco-wników wyników indoktrynacja służąca wywołaniu u podwładnych emo-cjonalnego zaangażowania w cele organizacyjne dr hab. Jerzy Supernat

13 Komunikacja w organizacji
Komunikacja w górę. Zdaniem D. Katza i R.L. Kahna liczne zróżnicowane formy komunikacji w górę można sprowadzić do tego, co ludzie mówią: o sobie, swoich działaniach i swoich problemach o innych i ich problemach o polityce organizacji i organizacyjnych praktykach o tym, co powinno zostać zrobione i jak to może być zrobione dr hab. Jerzy Supernat

14 Komunikacja w organizacji
Whistleblowing Poniżej link do zamieszczonego w sieci materiału Marka Arszułowicza, autora pracy doktorskiej Sygnalizowanie zachowań nieetycznych w organizacjach, Warszawa 2005. dr hab. Jerzy Supernat

15 Komunikacja w organizacji
Komunikacja pozioma w organizacji Komunikacja w organizacji przebiega nie tylko w pionie, ale także w poziomie. Notabene większa część komunikacji w organizacji ma charakter nie wertykalny, ale właśnie horyzontalny. W jej ramach należy zwrócić uwagę na różnice zachodzące pomiędzy komunikacją: w obrębie jednostki organizacyjnej między jednostkami organizacyjnymi dr hab. Jerzy Supernat

16 Komunikacja w organizacji
Problemy komunikacyjne Pomijanie. Chodzi o usuwanie aspektów wiadomości, którego źródłem może być niemożność zrozumienia przez odbiorcę wiadomości całej jej treści i przekazanie tylko tego, co zostało przez niego zrozumiane. Pomi-nięcie może być jednak zmierzone, a nawet konie-czne. Zniekształcanie. Zniekształcenie odnosi się do zmiany znaczenia wiadomości w trakcie jej przepływu przez organizację. Przeciążenie. Typowym rozwiązaniem problemu komu-nikacyjnego przeciążenia jest zajmowania się oczeku-jącymi wiadomościami w kolejności wyznaczonej przez przyjęte kryterium: czas, pilność, itp. dr hab. Jerzy Supernat

17 Komunikacja w organizacji
Komunikacja w organizacji jest utrudnione ponieważ organizacje zdają się istnieć po to, aby ukrywać i zniekształcać informacje. Pogląd taki jest przesadzony, ale wcale nie bezpodstawny. Aaron Bernard Wildavsky ( ): Organizacje istnieją po to, aby kontrolować przepływ informacji. Niektóre informacje są zatrzymywane na wejściu, a niektóre na wyjściu. Sama struktura organizacji: komórki, szczeble, hierarchia jest zaprojektowana po to, by redukować informacje w takim stopniu, żeby dało się je kontrolować i nimi manipulować. (…) na każdym poziomie następuje nie tylko uogólnianie informacji, ale także absorpcja niepewności. W istocie nie rzeczy jako takie, ale zredukowane streszczenia danych są przesyłane w górę, aż w osta-teczności docierają do kierownika w postaci wielokrotnie przetworzo-nych wniosków. Z tego wynika, że bez względu na to jak kierownik postąpi, nie uniknie błędu: jeśli będzie starał się dotrzeć do pierwotnych źródeł informacji, te z łatwością go przytłoczą; jeśli zaś będzie opierał się na tych informacjach, które do niego docierają, z łatwością zostanie wprowadzony w błąd. dr hab. Jerzy Supernat

18 Komunikacja w organizacji
Możliwe rozwiązania problemów komunikacyjnych redundancja spotkania systemy macierzowe zespoły forma pisemna zaawansowane technologie

19 Myśli końcowe The three hardest tasks in the world are neither physical feats nor intellectual achievements, but moral acts: to return love for hate, to include the excluded, and to say, „I was wrong”. The two words „information” and „communica-tion” are often used interchangeably, but they signify quite different things. Information is giving out; communication is getting through. Sydney J. Harris, dr hab. Jerzy Supernat