Usługa e-Załączniki Automatyzacja usługi - nowy kanał komunikacyjny Izba Celna w Białej Podlaskiej Prezentuje Leszek Krasa Biała Podlaska, dn. 30.12.2015r.

Prezentacja na temat: "Usługa e-Załączniki Automatyzacja usługi - nowy kanał komunikacyjny Izba Celna w Białej Podlaskiej Prezentuje Leszek Krasa Biała Podlaska, dn. 30.12.2015r."— Zapis prezentacji:

1 Usługa e-Załączniki Automatyzacja usługi - nowy kanał komunikacyjny Izba Celna w Białej Podlaskiej Prezentuje Leszek Krasa Biała Podlaska, dn. 30.12.2015r.

2 Cztery kroki - jak skorzystać z usługi e-Załączniki 1.Skanujemy dokumenty do plików pdf w wielkości nie większej niż 500 kB. 2.Za pomocą udostępnionego programu przygotowujemy pakiet elektronicznych dokumentów. 3.Przygotowany pakiet wysyłamy pocztą e-mail na adres: ezalaczniki@mf.gov.plezalaczniki@mf.gov.pl 4.Odczytujemy komunikaty zwrotne.

3 Skanowanie dokumentów do pliku pdf o wielkości nie przekraczającej 500 kB. Krok pierwszy – skanowanie dokumentów papierowych

4 Skanowanie dokumentów – 3 podstawowe zasady 1.Każdy dokument skanujemy do oddzielnego pliku pdf. 2.Nazwy plików nie mają znaczenia – wystarczy, że sami wiemy co dany plik zawiera. 3.Wielkość jednego pliku pdf nie może przekroczyć 500kB (0,5MB).

5 Rozpoczęcie skanowania dokumentów Dokumenty skanujemy w formacie pdf

6 Skanowanie dokumentów – 500kB zalecane ustawienia skanera 1.Metoda skanowania – „czarno-biały” 2.Rozdzielczość skanowania – 150 dpi

7 Krok drugi - przygotowanie pakietu elektronicznych dokumentów W celu przygotowania pakietu konieczne będzie pobranie bezpłatnego programu e- Załączniki ze strony internetowej Izby Celnej w Białej Podlaskiej. Za pomocą udostępnionego programu przygotujemy pakiet elektronicznych dokumentów.

8 Pobranie programu niezbędnego do przygotowania pakietu Bezpłatny program przygotowany został przez funkcjonariuszy celnych z Izby Celnej w Białej Podlaskiej i udostępniony jest na stronie internetowej tej Izby – menu „Jak załatwić sprawę > Zadania Centralne”

9 Pobranie programu niezbędnego do przygotowania pakietu

10

11 Instalacja programu 1.Pobrany program nie wymaga instalacji - trzeba jedynie rozpakować go do dowolnego folderu np. „ezalacznikiaplikacja”’ 2.Następnie należy otworzyć folder programu. 3.Klikając dwukrotnie na plik „ezalaczniki.exe” uruchomić program.

12 Uruchomienie programu

13 Przygotowanie programu do pracy 4.Konfigurujemy program e-Załączniki.

14 Przygotowanie programu do pracy 5.W zakładce „Oddziały do wyboru” zaznaczamy oddziały celne, do których chcemy wysyłać e- Załączniki.

15 Przygotowanie programu do pracy 6.W zakładce „Konfiguracja wysyłki pakietu” określamy sposób w jaki pakiet dokumentów będzie wysyłany do oddziału celnego.

16 Przygotowanie programu do pracy 7.Klikamy „Zapisz”. Program jest przygotowany do pracy.

17 Przygotowanie programu do pracy UWAGA: W zakładce „Konfiguracja wysyłki pakietu” określenie sposobu w jaki pakiet dokumentów będzie wysyłany do oddziału celnego wymaga podstawowej wiedzy informatycznej w zakresie obsługi kont pocztowych. Zalecane jest aby ustawienia te wykonała osoba zajmująca stanowisko informatyka.

18 Praca z programem – informacje wstępne Szczegółowe informacje dotyczące pracy z programem, znaczeniem poszczególnych pól programu oraz zasady wypełniania tych pól zostały opisane w dokumencie „Podręcznik Użytkownika aplikacji e-Załączniki”, który udostępniony jest na stronie internetowej Izby Celnej w Białej Podlaskiej – menu „Jak załatwić sprawę > Zadania Centralne”

19

20 Praca z programem – przygotowanie pakietu dokumentów Wypełniamy wymagane pola następnie klikamy przycisk „Dodaj e-załącznik”.

21 Praca z programem – przygotowanie pakietu dokumentów Odnajdujemy folder z zapisanymi skanami, zaznaczamy plik i dodajemy go przyciskiem „Otwórz”. Kolejne dokumenty dodajemy tak samo.

22 Praca z programem – przygotowanie pakietu dokumentów Program nie pozwala dodawać plików wielokrotnie tych samych lub zbyt dużych oraz w innym formacie niż pdf.

23 Praca z programem – przygotowanie pakietu dokumentów Kodujemy załączone skany zgodnie z polem 44 zgłoszenia celnego oraz dodajemy opisy o ile to konieczne.

24 Praca z programem – zapisanie i wysyłka pakietu dokumentów Tworzymy i wysyłamy pakiet dokumentów – przycisk „Utwórz i wyślij pakiet e-załączników”.

25 Pakiet zapisujemy określając jego nazwę i klikając przycisk „Zapisz”.

26 Krok trzeci – wysyłka pakietu dokumentów Niezależnie do jakiego oddziału celnego mają trafić elektroniczne dokumenty, adres jest jeden: ezalaczniki@mf.gov.pl

27 Krok trzeci – wysyłka pakietu dokumentów Jeżeli zdecydowaliśmy o wysyłce z poziomu aplikacji, to program automatycznie przygotuje wiadomość gotową do wysyłki.

28 Jeżeli zdecydowaliśmy o wysyłce poza aplikacją wówczas wykorzystujemy jakikolwiek dostępny program pocztowy lub przeglądarkę internetową.

29 Krok czwarty – odczytanie komunikatów zwrotnych Komunikaty zwrotne informujące o etapach obsługi przesłanego pakietu wpłyną na adres, z którego wysłano pakiet dokumentów.

30

31 P Y T A N I A ? Odpowiedzi na wszystkie pytania można znaleźć w instrukcji opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Dostęp do instrukcji możliwy jest również ze strony internetowej Izby Celnej w Białej Podlaskiej lub ze strony internetowej dowolnej izby celnej w Polsce - menu „Jak załatwić sprawę > Zadania Centralne>e- Załączniki”.

32 Zapraszamy do korzystania z usługi e-Załączniki