ZEBRANIE JAKO FORMA WYMIANY INFORMACJI

Prezentacja na temat: "ZEBRANIE JAKO FORMA WYMIANY INFORMACJI"— Zapis prezentacji:

1 ZEBRANIE JAKO FORMA WYMIANY INFORMACJI

2 OGÓLNE WIADOMOŚCI Zebranie jest formą wymiany informacji między większą liczbą osób. Jest najskuteczniejszą formą komunikowania się gdy poszukuje się wspólnie nowych rozwiązań. Ułatwia podejmowanie decyzji, bo umożliwia poznanie poglądów w danej sprawie wszystkich uczestników zebrania. Podejmowanie decyzji w niektórych sprawach wymaga (zgodnie z obowiązującymi przepisami) - aby były podejmowane kolegialnie (głosowanie!).

3 Ze względu na charakter uczestnictwa organizuje się:
zebrania zewnętrzne - z udziałem fachowców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców, zebrania wewnętrzne: otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników, przy zamkniętych drzwiach  - uczestnikami mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu

4 Celem zebrania może być m.in.:
przekazywanie informacji, kontrola bieżących prac, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji i uchwał, wymiana poglądów i doświadczeń.

5 Typowe zebrania to: Odprawa - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, roboczym, mające cel instruktażowy. W niektórych przedsiębiorstwach zwoływana jest systematycznie co tydzień, np. w każdy poniedziałek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień. Narada - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada dotycząca nowego produktu.

6 Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowane spotkanie, wymaga wcześniejszego ustalenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarządu, rady nadzorczej. Może trwać nawet kilka godzin. Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod stosowanych w pracy biurowej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzona przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa literatura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.

7 Konferencja - spotkanie przedstawicieli różnych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub różnych branż (lub jednej), dotyczące określonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechnologii w produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymagają wcześniejszego bardzo szczegółowego planowania zarówno programu wystąpień, jak i zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgowego planowania, jak konferencja. Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.

8 Właściwe przygotowanie zebrania wymaga następujących czynności:
ustalenie celu obrad ustalenie tematu obrad ustalenie osoby, która będzie prowadziła zebranie ustalenie liczby uczestników ustalenie terminu obrad ustalenie porządku obrad przygotowanie materiałów zarezerwowanie sali przesłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami przygotowanie listy obecności wyznaczenie osoby sporządzającej protokół ewentualne przygotowanie dodatkowych materiałów przygotowanie sali obrad

9 DZIĘKUJE ZA UWAGĘ  PAULINA BORYNA KLASA III a