Przekazywanie akt do Archiwum UMK

Prezentacja na temat: "Przekazywanie akt do Archiwum UMK"— Zapis prezentacji:

1 Przekazywanie akt do Archiwum UMK
Na podstawie Przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na UMK od 1 lutego 2005 roku. mgr Paulina Bunkowska Toruń 2012

2 Prezentacja obejmuje:
Zakres przekazywania dokumentacji powstałej na UMK Tryb przekazywania dokumentacji Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacji archiwalnej (kat. A, B-50 i BE 25-50) Dokumentacji niearchiwalnej (kat. B- powyższej B-5)

3 Zakres przekazywania dokumentacji powstałej na UMK

4 Zakres przekazywania (materiały archiwalne łącznie z pomocami tj. kartoteki, spisy, rejestry, bazy danych) Dokumentacja kat. A niż 5-letnim okresem przechowywania (materiały niearchiwalne z dłuższym łącznie z pomocami jw.) Dokumentacja kat. B

5 c.d. Zakres przekazywania
Dokumentacja kat. A i B Przekazywana po 3 pełnych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy Np. Akta z 2005 r będą przekazywane w 2009 r.

6 c.d. Zakres przekazywania
Dokumentacja z Sekcji Archiwum UMK Tylko spisy i wykazy przechowywanej dokumentacji oraz ewidencja baz danych Dokumentacja studenckich kół naukowych Na zasadach ogólnych Dokumentacja innych organizacji i stowarzyszeń studenckich Przekazywanie ewidencji, np. w postaci spisów zdawczo-odb.

7 Tryb przekazywania dokumentacji

8 Przekazywanie następuje po:
Uzgodnieniu terminu, trybu i warunków przekazania z Archiwum UMK Na 2 tygodnie przed przekazaniem akt przesyłany jest spis zdawczo-odbiorczy (patrz: formularze i wzory do Archiwum UMK) Archiwum UMK po sprawdzeniu prawidłowości spisu zdawczo-odbiorczego wyraża zgodę na przyjęcie dokumentacji Przygotowanie dokumentacji, sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego oraz transportu do Archiwum UMK spoczywa na komórce/jednostce przekazującej (§28, ust. 4)

9 Przygotowanie akt do przekazania
Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

10 Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50
Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych (najlepiej bezkwasowych) rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

11 Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu
c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50 2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji Pieczątka nagłówkowa komórki/jednostki Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Dział Nauki Znak teczki: symbol komórki/jednostki (DN)- symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (610) DN-610 Kat. A Kategoria archiwalna Granty KBN Tytuł teczki Daty skrajne

12 ostatecznego załatwienia
c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50 3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory) rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

13 c. d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat
c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50 4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw oraz pisma chronologicznie w każdej ze spraw  2001 DN   610 Granty KBN  rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx  xx  2.   xxxxxxxxxxx  3.    xx  xxx x  1 DN-610-1/01 DN-610-2/01 DN-610-3/01

14 c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A
6. W przypadku akt kat. A ponumerowanie wszystkich zapisanych kart (tzw. paginacja), a na wewnętrznej stronie teczki zapisanie liczby kart znajdujących się w teczce oraz usunięcie części metalowych (zszywek, spinaczy itp.), koszulek. 1 2 3 Niniejsza teczka zawiera 3 karty Jan Kowalski c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A

15 c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A
Ponadto: Sprawy w teczce można przełożyć papierem przebitkowym tzw. bibułką, a akta osobowe należy przesznurować

16 Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A
9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym UMK Dział Nauki DN Kat. A Granty KBN UMK Dział Nauki DN Kat. A Stypendia na pisanie monografii UMK Dział Nauki DN Kat. A Badania naukowe wspólnie z instytucjami naukowymi zagranicznymi 1 2 3

17 Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczych
Nr nadaje Archiwum UMK

18 Przygotowanie akt do przekazania
Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)

19 Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)
Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

20 Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)
2. Prawidłowe opisanie teczek, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej Pieczątka nagłówkowa komórki/jednostki Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Dział Zaopatrzenia i Transportu Znak teczki: symbol komórki/jednostki (DZT) - symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (244) DZT-244 Kat. B-10 Kategoria archiwalna Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń Tytuł teczki Daty skrajne

21 ostatecznego załatwienia
c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) 3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory) rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

22 c. d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat
c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) 4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw  2001 DZT   241 Zaopatrzenie rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx  xx  2.   xxxxxxxxxxx  3.    xx  xxx x  1 DZT-241-1/01 DZT-241-2/01 DZT-241-3/01

23 Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B5)
9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym Dział Zaopatrzenia i Transportu UMK DZT Kat. B5 Zaopatrzenie Dział Zaopatrzenia i Transportu UMK DZT Kat. B10 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń Dział Zaopatrzenia i Transportu UMK DZT Kat. BE5 Źródła zaopatrzenia 1 2 3

24 Ewidencja przekazywanej dokumentacji
Materiały archiwalne (kat. A) Dokumentacja niearchiwalna (Kat. B) Spisy zdawczo-odbiorcze 4 egz. 3 egz. Oddzielnie dla kat. A i B

25 Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczych
Nr nadaje Archiwum UMK

26 E-mail: archiwum@umk.pl
Służymy pomocą Dr hab. Anna Supruniuk - Kierownik Archiwum UMK Mgr Paulina Bunkowska lub Mgr Bożena Kierzkowska Mgr Weronika Krajniak Mgr Jacek Waliszewski Ewa Wiśniewska lub

27 …Koniec