Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia w dziale finansowym. Warszawa 29.10.2008 Projekty dla siebie i dla całej firmy Współpraca z IT. Krzysztof.

Prezentacja na temat: "Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia w dziale finansowym. Warszawa 29.10.2008 Projekty dla siebie i dla całej firmy Współpraca z IT. Krzysztof."— Zapis prezentacji:

1 Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia w dziale finansowym. Warszawa 29.10.2008 Projekty dla siebie i dla całej firmy Współpraca z IT. Krzysztof Sutkowski, ENIRO

2 Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Rola Działu Finansów Ochrona aktywów firmy –Optymalizacja przepływów gotówkowych –Ochrona przed nadużyciami Zgodność z procedurami i prawem –Przepisy zewnętrzne (ustawy, rozporządzenia) –Reguły wewnętrzne Wspomaganie decyzji –Cykliczne standardowe raporty –Kontrola efektywności projektów

3 Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Procedury Cel tworzenia procedur –Automatyzm działań –Uproszczenie pracochłonnych, biurokratycznych i uciążliwych czynności –Zasady przepływu dokumentów –Ochrona przed nadużyciami (np. limity autoryzacji) –Wyznaczenie odpowiedzialnych osób –Eliminacja ryzyka prawnego i finansowego Zasady tworzenia procedur –Obieg dokumentów zgodny ze zdrowym rozsądkiem –Zrozumiały język, najlepiej 1 strona tekstu (+ formularz) –Jeśli mała firma - tylko rutynowe sytuacje –Przykład zastosowania

4 Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia: Centralizacja zakupów Wybór najlepszego dostawcy –Wyposażenie, sprzęt IT, art. biurowe –Cykliczne sprawdzanie cen wybranego dostawcy 1 dostawca – 1 faktura – lepsza cena (?) –Karty paliwowe z limitem wydatków, taksówkowe –Telefony stacjonarne – 1 dostawca w biurach –Telefony komórkowe – 1 dostawca Umowy ramowe Wzory umów typowych Eliminacja operacji kasowych

5 Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia: Księgowania zbiorcze Integracja systemów: księgowego, płacowego i płatniczego Kodowanie szczegółów w pliku zasysanym do systemu księgowego (np. kody budżetów) 1 dostawca – 1 faktura (wersja elektroniczna) –Paliwo –Telefony –Taksówki –Poczta Miesięczne zestawienia tego samego typu kosztów Miesięczne pracownicze zestawienie wydatków Zbiorcze rozliczanie podróży służbowych

6 Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia: Kontrola kosztów Zrozumiała procedura zakupowa –Prosty formularz autoryzacji zakupów / zapotrzebowania –Limity autoryzacji wydatków –Zakupy dokonywane tylko przez wyznaczone osoby Kodowanie kosztów –Budżety (cost centers) –Koszty podatkowe, niepodatkowe –Dokonane przez określoną osobę Karta zamiast gotówki Limity tankowań, telefoniczne itd.

7 Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Konsekwencje usprawnień Standaryzacja zakupów (produktów, usług) Strach przed wprowadzeniem usprawnień –Mniej pracy – redukcja personelu –Więcej pracy – dodatkowe obowiązki –Łatwiejsze wykrycie nadużyć Redukcja dokumentacji Zmniejszenie kosztów –Możliwe nowe koszty wprowadzenia usprawnień Łatwiejsza kontrola kosztów i płatności Mniej wątpliwości podatkowych