Rafał Pawełczak Dyrektor Działu Zarzadzania Projektami PWr

Prezentacja na temat: "Rafał Pawełczak Dyrektor Działu Zarzadzania Projektami PWr"— Zapis prezentacji:

1 Rafał Pawełczak Dyrektor Działu Zarzadzania Projektami PWr
Projekty naukowo – badawcze PWr monitoring realizacji programów unijnych Rafał Pawełczak Dyrektor Działu Zarzadzania Projektami PWr

2 PLAN PREZENATACJI PROJEKTY STRUKTURALNE PWR. 2. MONITORING PROJEKTÓW – DZIEŃ DZISIEJSZY. 3. DZIAŁ ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – ZALECENIA.

3 Lista projektów realizowanych na Politechnice Wrocławskiej współfinansowanych z funduszy strukturalnych dane w PLN Tytuł projektu Wartość całkowita Kwota kwalifikowalna Kwota dla PWr Kwota wydana Program 1 Czujniki i sensory do pomiarów czynników stanowiących zagrożenia w środowisku - modelowanie i monitoring zagrożeń POIG 2 Barierowe materiały nowej generacji chroniące człowieka przed szkodliwym działanien środowiska 3 Wstępne suszenie węgla brunatnego dla celów energetycznych 4 Funkcjonalne nano- i mikromateriały włókiennicze 5 Linia technologiczna do demontażu sprzętu AGD z wykorzystaniem obróbki laserowej 6 Strategia rozwoju energetyki na Dolnym Śląsku metodami foresightowymi 8 System wspomagania wytwarzania narzędzi zorientowany na szybką realizację zamówień 9 Zamawiane kształceniana kierunkach technicznych, matematycznych i przyrodniczych - pilotaż PROJEKT SYSTEMOWY POKL 10 Proekologiczna technologia utylizacji metanu z kopalń 11 Kompleksowy system ekspertowy do optymalizacji trwałości narzędzi w procesach kucia 12 Kompozyty i nanokompozyty ceramiczno-metalowe dla przemysłu lotniczego i samochodowego 13 LasTech - Technologie laserowego wytwarzania przestrzennych i powłokowych struktur funkcjonalnych 14 Organometallics in nanophotonics 15 Kwantowe nanostruktury półprzewodnikowe do zastosowań w biologii i medycynie - Rozwój i komercjalizacja nowej generacji urządzeń diagnostyki molekularnej opartych o nowe polskie przyrządy półprzewodnikowe 16 Mikro i nano-systemy w chemii i diagnostyce biomedycznej (APOZAR) 17 Mikro i nano-systemy w chemii i diagnostyce biomedycznej (SUB-NANO) 18 Adaptacja pomieszczeń i wyposażenie labolatorium wielofunkcyjnych materiałów amorficznych i krystalicznych 19 Lepsze przygotowanie studentów Politechniki Wrocławskiej do wejścia na rynek pracy 21 WATT - Wrocławska Akademia Transferu Technologii 22 Modelowe kompleksy agroenergetyczne jako przykład kogeneracji rozproszonej opartej na lokalnych i odnawialnych źródłach energii 23 Polimerowe chirurgiczne systemy resorbowalne z pamięcią kształtu 24 Nowe przyjazne dla środowiska kompozyty polimerowe z wykorzystaniem surowców odnawialnych 25 Rozwój potencjału dydaktyczno-naukowego młodej kadry akademickiej Politechniki Wrocławskiej 26 Materiały opakowaniowe nowej generacji z tworzywa polimerowego ulegającego recyklingowi organicznemu 28 Biotransformacje użyteczne w przemyśle farmaceutycznym i kosmetycznym 29 Polska Infrastruktura Informatycznego Wspomagania Nauki w Europejskiej Przestrzeni Badawczej - PL-GRID 30 Materiały polimerowe otrzymywane innowacyjnymi technikami przetwórstwa odpadów z elektroniki i samochodów

4 31 Platforma Obsługi Nauki PLATON - Etap I: Kontener usług wspólnych POIG 32 Opracowanie i wdrożenie kursu wyrównawczego z matematyki z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych POKL 34 Nowe technologie informacyjne dla elektronicznej gospodarki społeczeństwa informacyjnego oparte na paradygmacie SOA 35 Mechatroniczny system sterowania, diagnostyki i zabezpieczeń w maszynach górnictwa odkrywkowego 36 Rozwój potencjału i oferty dydaktycznej Politechniki Wrocławskiej 37 Międzyuczelniane Centrum Dydaktyczno-Technologiczne TECHNOPOLIS we Wrocławiu POIŚ 38 Strategie i scenariusze technologiczne zagospodarowania i wykorzystania złóż surowców skalnych 39 Geokompozyty sorbujące wodę - innowacyjne technologie wspomagajace wegetację roślin 40 Podyplomowe studia techniczne dla przedsiębiorców i pracowników przedsiębiorstw 41 Wzorst liczby absolwentów PWr na kierunkach o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy 42 Kształtowanie postaw kreatywnych rynkowo w edukacji inżyniera 43 Rozbudowa 21 środowiskowych sieci teleinformatycznych nauki - NEWMAN 44 Innowacyjne środki i efektywne metody poprawy bezpieczeństwa i trwałości obiektów budowlanych i infrastruktuty transportowej w strategii zrównowazonego rozwoju 45 Nowa generacja energooszczędnych napędów do pomp i wentylatorów dla górnictwa 46 Adaptacyjny system wspomagający rozwiązywanie problemów w oparciu o analizę treści dostępnych źródeł elektronicznych 47 Bioimplanty dla potrzeb leczenia onkologicznego ubytków tkanki kostnej - BIOIMPLANT 48 Inżynieria Internetu Przyszłości 49 Semiconductor nanostructures for renewable energy, information processing and communication technologies TEAM 50 Zarządzanie projektem badawczym i komercjalizacja wyników badań. Studia podyplomowe dla pracowników jednostek naukowych i podmiotów działających na rzecz nauki 51 Młoda kadra 2015 plus. Wzbogacenie oferty dydaktycznej Politechniki Wrocławskiej w zakresie ogólnouczelnianych przedmiotów wybieralnych oraz wdrożenie nowych Interdyscyplinarnych Studiów Doktoranckich 52 Wortal Transferu Wiedzy 53 Budowa kompleksu edukacyjno - badawczego GEOCENTRUM Poltechniki Wrocławskiej (Etap I) RPO 54 Środowiskowa Biblioteka Nauk Ścisłych i Technicznych na potrzeby Innowacyjnej Gospodarki” - BIBLIOTECH 55 Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku do roku 2020 56 Przebudowa budynku B1 w kompleksie gmachu Politechniki Wrocławskiej wraz z unowocześnieniem infrastruktury dydaktycznej budynków B1 i B2 57 Analiza zależności fazowych pomiędzy tętnem gałkowym a aktywnością układu sercowo-naczyniowego jako narzędzie diagnostyczne jaskry i stanu ukrwienia oka VENTURES OGÓŁEM

5 Dofinansowanie w projektach Politechniki Wrocławskiej współfinansowanych z funduszy strukturalnych
Slajd prezentuje udział kwot dofinansowania oraz poziom ich wydatkowania na koniec III kwartału 2011 r. w ramach poszczególnych programów operacyjnych. Dane zaprezentowano w tys. zł.

6 Korzyści z realizacji projektów unijnych dla Politechniki Wrocławskiej
Realizując łącznie blisko 60 projektów finansowanych w ramach funduszy strukturalnych Politechnika Wrocławska zakłada osiągnięcie korzyści w postaci: wzrostu liczby studentów i naukowców korzystających ze wspartej infrastruktury; wzrostu liczby przedsiębiorstw korzystających z usług wybudowanych laboratoriów badawczych i specjalistycznych; wzrostu powierzchni nowopowstałych obiektów naukowo – badawczych; Dzięki realizowanym projektom badawczym znalazło zatrudnienie łącznie ponad 600 pracowników naukowych, doktorantów i studentów. Powiększenie w ramach obecnie prowadzonych działań zasobów aparatury umożliwi w przyszłości pracę w kolejnych projektach badawczych, rozwojowych i celowych oraz współpracę międzynarodową przy wykorzystaniu wspartej infrastruktury sfery B+R.

7 Założone do uzyskania wskaźniki w ramach realizacji projektów
Kluczowe do osiągnięcia wskaźniki w ramach realizacji projektów badawczych, w ogólnej ich liczbie kształtują się następująco: * Dane w odniesieniu do Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dla poddziałania – Projekty rozwojowe

8 Fundusze Europejskie – jak zmieniają Polską naukę i gospodarkę
Program Innowacyjna Gospodarka wychodzi naprzeciw potrzebom sektora nauki i wspiera prace badawczo-rozwojowe. Umożliwia Politechnice Wrocławskiej: rozwój kariery naukowej, prowadzenie badań naukowych, zdobywanie i wykorzystywanie nowych rozwiązań w gospodarce, rozwój naukowo - badawczy, promowanie polskiego środowiska naukowego za granicą, Programu Kapitał Ludzki realizowany na Politechnice Wrocławskiej upowszechnia edukację społeczeństwa na każdym etapie kształcenia przy równoczesnym zwiększeniu jakości usług edukacyjnych oferowanych przez Uczelnię i ich silniejszemu powiązaniu z potrzebami gospodarki opartej na wiedzy poprzez: przeprowadzenie szkoleń, studiów podyplomowych oraz projektów integracyjnych zdobycie nowych kwalifikacji zawodowych i umiejętności, przeprowadzenie dodatkowych zajęć pozalekcyjnych,

9 Wskaźniki w projektach strukturalnych
Przykładowe wskaźniki i dane niezbędne do weryfikacji poziomu ich osiągnięcia: Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów EPC - okres zatrudnienia - ilość przepracowanych godzin w okresie zatrudnienia Liczba opublikowanych raportów - raport - miejsce opublikowania raportu - data opublikowania raportu Liczba pracowników naukowych / doktorantów / studentów zaangażowanych w realizację projektu - zawarte umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia Liczba zorganizowanych konferencji, warsztatów, seminariów - programy spotkań - materiały z konfekcji, szkoleń - listy obecności uczestników

10 Wskaźniki w projektach strukturalnych
Wartość / liczba aparatury naukowo – badawczej zakupionej w związku z realizowanym projektem - umowy na zakup aparatury - protokoły odbioru Liczba przedsiębiorstw współpracujących z jednostką naukową w trakcie realizacji projektu - umowa konsorcjum, umowa o współpracy Liczba wynalazków zgłoszonych do ochrony patentowej jako efekt realizacji projektu rozwojowego - zgłoszenia patentowe Liczba studentów, którzy ukończyli staże lub praktyki, trwające co najmniej 3 miesiące - dokumenty wydane przez Uczelnię przyjmującą studenta poświadczający odbycie stażu lub praktyki

11 Monitoring projektów – dzień dzisiejszy.
Dział Monitoringu i Zarządzania Projektami monitoruje realizację wskaźników rezultatu w projektach i informuje władze Uczelni o zauważonych nieprawidłowościach, które grożą konsekwencjami finansowo-prawnymi.

12 Monitoring projektów – dzień dzisiejszy.
Rozwiązania w Politechnice Wrocławskiej nowelizacja JRWA, wprowadzenie podstawowych regulacji w Zarządzeniu Rektora w sprawie zasad przygotowywania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, wprowadzenie Instrukcji archiwizacyjnej - Zarządzenie Rektora w sprawie wprowadzenia zasad porządkowania, przechowywania i przekazywania do Archiwum Uczelni, Archiwum Kwestury lub Archiwum Terenów i Budowli dokumentacji związanej z realizacja projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

13 Monitoring projektów – dzień dzisiejszy.
Procedury ustalone w Politechnice Wrocławskiej: - Koordynator projektu na Politechnice Wrocławskiej (osoba merytoryczna) odpowiada ( przed kim ) za nadzór nad trwałością projektu oraz realizowanie wskaźników rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie. - Nie później niż rok przed terminem zakończenia projektu określonym w umowie o dofinansowanie, koordynator projektu przedstawia kierownikowi jednostki organizacyjnej Uczelni, plan realizacji wskaźników rezultatu projektu oraz utrzymania trwałości projektu wraz z prognozą finansową ewentualnych przychodów i kosztów trwałości projektu.

14 Monitoring projektów – dzień dzisiejszy.
Zagrożenia : brak archiwizacji dokumentacji dotyczącej wskaźników rezultatu i jej scalenia z dokumentacją projektu, brak procedur dotyczących okresu trwałości, rozproszenie organizacyjne w strukturach uczelni- brak powiązania różnych działań z wymogami okresu trwałości projektu, zmiana kadencyjna władz i brak świadomości wagi problemu, brak pełnego monitoringu

15 Monitoring projektów – dzień dzisiejszy.
Zagrożenia: Nikła świadomość istoty trwałości projektów, odejście z uczelni realizatorów (od strony merytorycznej) projektów, brak zainteresowania realizatorów utrzymaniem trwałości projektu, brak odpowiedniej interpretacji wskaźników rezultatu, brak odpowiedniej dokumentacji dotyczącej wskaźników rezultatu,

16 Monitoring projektów - projekty PO KL
Zagrożenia: bardzo wysokie wielkości wskaźników – słaba dokumentacja, błędy w rejestracji w systemie PEFS (liczba PESEL-i), brak bieżącej rejestracji realizacji wskaźników, brak pomiaru rezultatów miękkich, brak świadomości wymogu trwałości projektu w ramach PO KL, brak realizacji zakładanego stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych – reguła proporcjonalności.

17 Projekt - narzędzie pracy
Rutyna: -powtarzająca się -ciągła, stała -schematyczna -automatyczna Improwizacja: -unikalna -krótki czas -natychmiastowa -próby i błędy Projekt: -unikalny, niepowtarzalny -tymczasowy -specjalne założenia -cykl osiągania celu

18 Definicja wg PRINCE2 PROJEKT To organizacja tymczasowa powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów według uzgodnionego uzasadnienia biznesowego.

19 Zarządzanie projektami
Projekty odróżnia od zwykłej działalności biznesowej : Zmiana – projekty to sposoby ich wprowadzania Tymczasowość – realizowane w skończonym czasie. Wielofunkcyjność – angażują zespoły o różnych umiejętnościach. Unikalność – każdy projekt jest unikalny. Niepewność – wiele zagrożeń i szans.

20 Zarządzanie projektami
Zarządzanie projektami to planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangażowanych osób, aby osiągnąć zakładane cele projektu.

21 Zarządzanie projektami
CO CHCEMY KONTROLOWAĆ ??? KOSZTY – projekt musi mieścić się w przyznanym zakresie finansowym. TERMINY – kiedy to będzie ukończone ?? JAKOŚĆ – produkty muszą odpowiadać przeznaczeniu. ZAKRES – co tak naprawdę dostarczy projekt ? RYZYKO – apetyt na ryzyko. KORZYŚCI -dlaczego to robimy ??

22 Zarządzanie projektami
ŁAD ZARZADZANIA PROJEKTAMI -Kto ponosi całkowitą odpowiedzialność za ład zarządzania? - Pomiędzy strategią a portfelem projektów istnieją spójne i wzajemne relacje ! - Role , zakresy obowiązków oraz kryteria oceny są jasno określone dla ładu zarządzania projektami. - Organizacja promuje kulturę projektową.

23 Zarządzanie projektami
Czy uczelnie stosują metodyki zarządzania projektami? Czy moment zakończenia procesu zarzadzania projektem jest kojarzony z momentem zakończenia trwałości projektu ? Czy są wyznaczone jednostki / komórki organizacyjne oraz osoby odpowiedzialne za zarządzanie projektem w okresie trwałości?

24 Zarządzanie projektami
Modele zarządzania projektami unijnymi w uczelniach – zalety i wady: Model scentralizowany – Dział Zarządzania Projektami na szczeblu administracji uczelni; Model zdecentralizowany – obsługa projektów, w poszczególnych jednostkach / komórkach uczelni ;

25 Analiza i optymalizacja procesów ...
PWr. prawie 2 lata przygotowywała uruchomienie projektu, podstawy do procesu przebudowy zarządzania Uczelnią, Plan Rozwoju Politechniki Wrocławskiej na lata zawiera zapis o wprowadzenia „zarządzania procesowego” Uczelnią, Powołano zespół wewnętrzny (2007 r.), Decyzja o uruchomieniu zamówienia publicznego w trybie negocjacje z ogłoszeniem (2008 r.), 10 grudnia 2008 r. opublikowano ogłoszenie, 2 firmy, korzystniejszą ofertę przedstawiła firma IDS Scheer Polska sp. z o.o., Umowę podpisano w sierpniu 2009 r., prace projektowe rozpoczęto we wrześniu, a zakończono 10 marca 2010 r.

26 Cel projektu Cel projektu:
opracowanie propozycji docelowego rozwiązania organizacyjnego i zarządczego wynikającego z mapy procesów Politechniki Wrocławskiej, zapewniającego realizację celów i zadań statutowych Uczelni przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności Politechniki Wrocławskiej jako organizacji gospodarczej.

27 Rezultaty etapu 2 - Działalność Naukowo-Badawcza Silne i słabe strony, zagrożenia i ryzyka oraz problemy efektywności Słabe strony (36): Brak strategii, Wewnętrzne rozwiązania organizacyjno–prawne nie są dostosowane do prowadzenia projektów, Brak monitoringu projektów ministerialnych, szczególnie rozwojowych, Brak monitoringu pozostałych projektów unijnych (brak informacji bieżących o projektach), Utrudniony przepływ informacji kontrolnej i monitoringowej w zakresie prowadzonych projektów, Brak standardów organizacyjnych w zakresie zarządzania projektami, Brak procedur wewnętrznych w zakresie zawierania umów o współpracy naukowo-badawczej, Brak wsparcia Wydziału i Centrali (j.w.) dla prowadzonych projektów, Brak dostatecznego wsparcia administracyjnego w projektach, Występują odstępstwa wykonawcze od przyjętych procedur, Zbyt mały zakres obowiązkowego wsparcia ze strony Centrali Uczelni na etapie przygotowywania wniosku, szczególnie od strony ekonomiczno-finansowej i prawnej, Brak strategicznego zarządzania grupami projektów, kierunkami badań,

28 Rezultaty etapu 2 - Działalność Naukowo-Badawcza Silne i słabe strony, zagrożenia i ryzyka oraz problemy efektywności Kluczowe zagrożenia i ryzyka (12): Rozpraszanie się w zakresie podejmowania projektów i składania wniosków o pozyskanie środków z funduszy, Spowolnienie rozwoju Uczelni, Utrata płynności Uczelni, Niewydolność organizacyjna projektów, Zwrot pozyskanych środków z funduszy, Utrata korzyści z tytułu nienależytego zabezpieczenie praw intelektualnych Przekroczenie budżetu projektu, Niewykorzystanie budżetu projektu, Ponoszenie zbędnych dodatkowych kosztów przez Uczelnię z tytułu złego planowania kosztów administracyjnych projektów, Nieoptymalne i powodujące zbędne koszty dodatkowe wykorzystanie potencjału aparaturowego i zasobowego Uczelni, Przeciążenie/niedociążenie zasobów ludzkich.

29 Rezultaty etapu 2 - Działalność Naukowo-Badawcza Silne i słabe strony, zagrożenia i ryzyka oraz problemy efektywności Silne strony (4): Nadzór projektów strukturalnych, Zabezpieczenie środków finansowych na ochronę własności intelektualnej w projektach krajowych, Duże doświadczenie w zakresie pozyskiwania środków, Duży procent zwrotności wniosków % uzyskuje akceptację

30 Działalność Naukowo-Badawcza Silne i słabe strony, zagrożenia i ryzyka oraz problemy efektywności
Zanikanie strategii na poziomie taktyki działań, Braki w zakresie standardów zarządzania projektami, Utrudnienia w przepływie informacji, Biurokracja i nieczytelność reguł organizacyjnych, Rozmycie odpowiedzialności w przypadku projektów interdyscyplinarnych, Brak wystarczającego wsparcia administracyjnego dla projektów – z poziomu Wydziału, Brak wystarczającego wsparcia administracyjnego dla projektów - z poziomu Centrali, Luki w przyjętych rozwiązaniach organizacyjnych w zakresie opracowania wniosków, Brak koncentracji środków w obszarach mogących przynieść największe korzyści, Brak zarządzania najlepszymi wewnętrznymi praktykami organizacyjnymi, Braki w zarządzaniu trwałością przedsięwzięć naukowo-badawczych, Mała elastyczność strukturalna w tworzeniu zespołów badawczych, Nieoptymalne wykorzystanie potencjału aparaturowego i zasobowego Uczelni, Nierynkowe podejście do oferty Uczelni w zakresie badań jako usług.

31 Procesy zarządcze, podstawowe i wspierające

32 Proces: Zarządzanie Uczelnią
Koncepcja docelowego kształtu procesu Zarządzania Uczelnią zakłada jego podział na dwa podobszary. Pierwszy z obszarów stanowi kompletny łańcuch planowania i kontrolingu strategicznego, taktycznego i operacyjnego. Drugi obszar składa się z podprocesów, których zadaniem jest tworzenie ram organizacyjnego funkcjonowania Uczelni jako całości i kontrola ich realizacji. Elementem spinającym oba obszary jest audyt wewnętrzny, gromadzący i dostarczający Kierownictwu i Władzom Politechniki Wrocławskiej informacji dotyczących spójności funkcjonowania całego systemu - spójności strategii, procesów i organizacji.

33 Proces: Zarządzanie Projektami
Jednorodny standard zarządzania projektem – w oparciu o uznane standardy (Prince 2) wpięty w procesy Uczelni Silne powiązania z planowaniem strategicznym , planowaniem zadaniowym, projektowaniem systemów zarządzania, oraz kontrolą strategiczną i auditingiem w Zarządzaniu Uczelnią Administracyjne struktury wsparcia dla zintegrowanego zarządzania projektami Wsparcie systemami do zarządzania projektami Zarządzanie strategiczne, taktyczne, oraz operacyjne projektem w wszystkich fazach cyklu zarządczego (planowanie, organizowanie, realizacja, kontrola/monitoring)

34 Proces: Zarządzanie Projektami
Proponowany proces i jego elementy składowe - został zbudowany na fundamencie uznanej i przyjętej (szczególnie w jednostkach o charakterze publicznym) metodyki zarządzania projektami Prince 2. Składowe procesu „Zarządzanie projektami” dotyczą takich sfer aktywności jak: - planowanie portfela projektów, - przygotowanie projektu, - inicjowanie projektu (formalne uruchamianie), - sterowanie etapami prac, - zarządzanie zakresem etapów, - kreowanie rezultatów prac projektowych, - zamykanie projektu, - monitoring projektu. Każdej fazie prac projektowych towarzyszy strategiczne zarządzanie projektem.

35 POLITECHNIKA WROCŁAWSKA
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ