„Filtry i funkcje bazodanowe w EXCELU” Alan Rzeszutek Adrian Szcześniak

Filtrowanie Autofiltr Filtrowane dane zawierają tylko wiersze spełniające określone kryteria, zaś pozostałe wiersze są ukrywane. Przefiltrowane dane można kopiować, przeszukiwać, edytować i formatować. Można też tworzyć wykresy na ich podstawie i drukować ich podzbiór bez zmieniania kolejności czy przenoszenia jakichkolwiek danych. Dane można filtrować według więcej niż jednej kolumny. Filtry są addytywne, co oznacza, że każdy dodatkowy filtr jest oparty na filtrze bieżącym i dodatkowo zawęża podzbiór danych. Autofiltr Korzystając z Autofiltru, można tworzyć trzy typy filtrów: według wartości listy, według formatu lub według kryteriów. Wszystkie te typy filtrów wzajemnie się wykluczają dla każdego zakresu komórek lub dla każdej kolumny tabeli. Na przykład można filtrować dane według koloru komórki lub listy liczb, ale nie według obu tych elementów. Można zastosować filtr według ikon lub filtr niestandardowy, ale nie można łączyć tych typów.

Do filtrowania danych służy przycisk „Filtruj” pokazany poniżej, aby przefiltrować kolumnę z danymi należy ją zaznaczyć a następnie użyć opisanego wcześniej przycisku. Po użyciu przycisku filtruj, przy etykiecie pola, pod którą znajdują się dane, ukaże nam się przycisk rozwijanej listy. Rozwijana lista daje nam możliwość filtrowania danych według kryteriów typu „sortowanie malejąco”, „sortowanie rosnąco”, „niestandardowe” lub za pomocą danych, które są już w tabeli.

Obok przycisku funkcji po jej zastosowaniu podświetlone zostają dwie opcje: „Wyczyść”, opcja która pozwala na wyczyszczenie filtru, oraz „Zastosuj ponownie”, która odpowiada za odświeżenie filtru po zmianie danych w tabeli.

Istnieje kilka opcji filtrowania niestandardowego: Prócz podstawowego filtrowania, dostajemy również możliwość filtrowania zaawansowanego (niestandardowe). Ta opcja pozwala nam filtrować dane na różne sposoby np. gdy chcemy wyszukać imię zaczynające się na „a” i kończące się na „m”. Istnieje kilka opcji filtrowania niestandardowego: Równa się Nie równa się Jest większe niż Jest większe niż lub równe Jest mniejsze niż Jest mniejsze niż lub równe Zaczyna się od Nie zaczyna się od Kończy się na Nie kończy się na Zawiera Nie zawiera Przy używaniu filtru niestandardowego mamy możliwość używania symboli „?” i „*”. Symbol „?” zastępuje dowolny znak. Symbol „*” zastępuje dowolny ciąg znaków. Np. jeżeli chcemy wyszukać wszystkie osoby, których nazwisko nie jest dłuższe niż 4 znaki, wybieramy „Równa się” a w polu wpisujemy „????”, można również wyszukać osoby, które mają przynajmniej 4 litery, w tym przypadku zamiast „????” wpisujemy „????*”

Funkcje bazodanowe Tak nazywamy funkcje, które dokonują obliczeń tylko dla pewnych (spełniających kryteria) rekordów z bazy danych. Ogólna postać użycia takiej funkcji jest następująca: Nazwa_funkcji(Baza_danych; Pole; Kryteria) Gdzie: Baza_Danych jest adresem (nazwą) listy; Pole jest tekstem – nazwa pola z bazy danych (nazwa musi być w cudzysłowie); liczbą (pola są numerowane od 1). Kryterium jest adresem (nazwą) obszaru kryteriów. W EXCELU jest 12 funkcji bazodanowych, omówimy część z nich. Wszystkie omawiane przez nas funkcje bazodanowe są odpowiednikami poznanych już zwykłych funkcji, jedyna różnica polega na tym, że tutaj do obliczeń są brane tylko te rekordy z bazy danych, które spełniają kryteria. A tylko w tego rodzaju funkcjach kryteria mogą być złożone. Pole mówi o tym, które kolumny mają dotyczyć obliczenia. Oto niektóre z funkcji bazodanowych: BD.SUMA - suma liczb z kolumny Pole z rekordów spełniających kryteria. BD.ŚREDNIA - średnia liczb z kolumny Pole z rekordów spełniających kryteria. BD.MIN - minimalna liczba z kolumny Pole z rekordów spełniających kryteria. BD.MAX - maksymalna liczba z kolumny Pole w rekordach spełniających kryteria. BD.ILE.REKORDÓW - jeśli jest podany parametr Pole, to liczba liczb w kolumnie Pole w rekordach spełniających kryteria. jeśli nie jest podany parametr Pole, to liczba rekordów spełniających kryteria. BD.ILE.REKORDÓW(baza;pole;kryteria) BD.ILE.REKORDÓW.A - liczba rekordów spełniających kryteria z niepustym polem Pole.

Aby użyć funkcji należy wcisnąć przycisk fx i wybrać ją z listy, można zrobić to również przez przycisk wstaw - funkcja… , lub samemu ją wpisać w polu obok tego przycisku (spójrz na obrazek poniżej). Poniżej widać pole wyboru funkcji (na obrazku pokazane przykładowe funkcje bazodanowe, które mają przedrostek BD.)

Zadania Nazwisko Imię Polski Matematyka Fizyka Biologia Religia Cabacki Marcin 2 6 3 Dabacki Mateusz 5 Ibacki 4 Łabacki Zadanie polega na użyciu funkcji BD.ILE.REKORDÓW opisanej na wcześniejszych slajdach. Dla skrócenia czasu proszę skopiować wartości podane na górze. Funkcja ma podawać wyniki, które wyszukujemy wpisując w pola pod etykietą „Imię”, „Polski” itd. Dla przykładu, po wpisaniu wartości pod polem „Imię” słowa „Marcin” funkcja podaje nam wynik „1”, ponieważ znalazło tylko jedno pole, które odpowiada temu kryteriu. Można używać kilku pól wyszukiwania na raz, np. po wpisaniu „Mateusz” i liczby „2” pod etykietą „Polski” wynik pokaże nam liczbę „2”.

Zadanie Zadanie polega na utworzeniu tabeli (zdjęcie poniżej), zastosowaniu na niej autofiltru, przetestowaniu każdego filtru z osobna i wyświetleniu każdej osoby, która urodziła się po 1 stycznia 1999 roku.

Źródła http://librehelp.pl/ - pomoc przy tworzeniu ćwiczeń http://www.mimuw.edu.pl/~stroa/Arkusze/Stare%20wyk%B3ady/WYK%A3AD6.xls – zasady działania funkcji bazodanowych, potrzebne informacje do wyjaśnienia.