Formalizacja Kultura organizacyjna Dokumentacja Problemy Wielokulturowość Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Formalizacja Proces polegający na określeniu, w formie pisemnej, zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań i zależności oraz procedury działania. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Dokumenty organizacyjne Akt założycielski i statut Statut Regulamin organizacyjny i schemat organizacyjny Regulamin pracy Księga jakości Instrukcje organizacyjny Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Akt założycielski i statut Przedsiębiorstwa państwowe – forma wyrażenia woli uprawnionego organu do utworzenia przedsiębiorstwa. Zawiera: Nazwę i siedzibę Przedmiot działania Wielkość funduszu statutowego Rozmiary przydzielonych przedsiębiorstwu środków Zasięg działania Możliwość tworzenia oddziałów Nazwę jednostki sprawującej nadzór nad przedsiębiorstwem Wytyczne dotyczące organizacji i funkcjonowania przedsiębiorstwa Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Akt założycielski i statut W przedsiębiorstwach prywatnych (np. sp. z o.o.) aktem założycielskim jest umowa spółki zawierana w formie aktu notarialnego. Zawiera: Firmę i siedzibę Przedmiot działania Czas trwania (jeśli jest ograniczony) Wysokość kapitału zakładowego Możliwość posiadania przez wspólników jednego lub więcej udziałów Liczbę i wysokość udziałów objętych przez poszczególnych wspólników Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Akt założycielski i statut W spółkach akcyjnych rolę aktu założycielskiego pełni statut sporządzany w formie aktu notarialnego i podpisywany przez wszystkich wspólników. Zawiera: Firmę i siedzibę spółki Przedmiot działania Czas trwanie (jeżeli jest określony) Wysokość kapitału akcyjnego Sposób jego zbierania Nominalną wartość akcji, ich liczbę, ze wskazaniem, czy są one imienne czy na okaziciela Liczbę poszczególnych rodzajów Imiona, nazwiska i adresy założycieli Organizację władz zarządzających i nadzorczych Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Regulamin organizacyjny Wewnętrzny akt kształtujący organizację instytucji. Zawiera: Opis sytuacji prawnej Ogólne zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa Ogólne zasady podejmowania decyzji Ogólne zasady współpracy wewnątrzorganizacyjnej Ogólne zasady realizowania funkcji kontrolowania Tryb wprowadzania zmian organizacyjnych Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Schemat organizacyjny Graficzny obraz struktury organizacyjnej Zasady tworzenia schematu: Należy stosować zróżnicowane figury geometryczne w zależności od stanowiska Gradacja nazw poszczególnych komórek i stanowisk w układzie hierarchicznym powinna odpowiadać miejscu zajmowanemu w układzie władzy organizacyjnej W układzie wertykalnym komórki i stanowiska powinny być rozdzielone wg określonych kryteriów Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Symbole i figury w schemacie struktury organizacyjnej 40 mm 40 mm 10 mm 60 mm Dyrektor naczelny przedsiębiorstwa Zastępca dyrektora (kierownik pionu) Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Symbole i figury w schemacie struktury organizacyjnej 40 mm 10 mm 50 mm Kierownik wydziału Kierownik działu Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Symbole i figury w schemacie struktury organizacyjnej 10 mm 40 mm 35 mm Kierownik innej komórki Stanowisko pracy (w administracji) Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Symbole i figury w schemacie struktury organizacyjnej 20 mm 40 mm Kierownik zakładu Kierownik rejonu, wydziału itp. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Symbole i figury w schemacie struktury organizacyjnej 15 mm Stanowisko pracy (w wykonawstwie) Ciała kolegialne (rady, komisje, komitety itp.) Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Schemat organizacyjny Graficzny obraz struktury organizacyjnej Zasady tworzenia schematu: Należy stosować zróżnicowane figury geometryczne w zależności od stanowiska Gradacja nazw poszczególnych komórek i stanowisk w układzie hierarchicznym powinna odpowiadać miejscu zajmowanemu w układzie władzy organizacyjnej W układzie wertykalnym komórki i stanowiska powinny być rozdzielone wg określonych kryteriów Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Schemat organizacyjny Zasady tworzenia schematu: W układzie poziomym komórki tej samej rangi umieszczane są na tym samej wysokości; Należy stosować zwięzłą i jasną terminologię nazw komórek i stanowisk (np. Kierownik Działu Zaopatrzenia, a nie Kierownik Zaopatrzenia) Dla oznaczenia poszczególnych komórek organizacyjnych stosuje się symbole literowe, cyfrowe lub mieszane. Najczęściej stosuje się system dwuliterowy, gdzie ostatnia litera jest pierwszą literą stanowiska podległego Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Schemat organizacyjny Zasady tworzenia schematu: Więzi hierarchiczne zaznacza się linią ciągłą, a funkcjonalne przerywaną; Układ graficzny modelu powinien być jasny, zrozumiały i przejrzysty. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Instrukcja obiegu dokumentów Określa zasady, wymogi, przebieg czynności i kontroli poszczególnych dokumentów występujących w działalności przedsiębiorstwa. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Regulamin pracy Wewnętrzny zakładowy akt określający przede wszystkim obowiązki zakładu pracy i pracowników. Zawiera: Obowiązki pracodawcy wobec pracowników (m.in. wypłata wynagrodzenia, zapoznanie z przepisami BHP) Obowiązki pracowników wobec pracodawcy i zakładu pracy Zasady dot. czasu pracy, przerw, wymiaru czasu pracy Zasady organizacji pracy (usprawiedliwianie nieobecności, zasady udzielanie urlopów) Zasady określające tryb kontaktów dyrektora z pracownikami (np. dyrektor zakładu pracy zobowiązany jest przyjmować pracowników w sprawie skarg, wniosków i zażaleń codziennie z wyjątkiem dni wolnych) Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Instrukcje organizacyjne Przepisy dotyczące sposobu realizowania zadania w ramach określonej komórki organizacyjnej. Regulują przebieg typowych procesów i procedur działania pracowników. Np. tryb przyjmowania reklamacji. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Zalety formalizacji Zapewnienie ładu wewnętrznego dzięki skodyfikowanemu podziałowi zadań, uprawnień i odpowiedzialności między członków organizacji; Zapewnienie pożądanego poziomu zgodności współdziałania poszczególnych składowych organizacji; Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Zalety formalizacji Zapewnienie pożądanego poziomu pewności wyniku i sposobu działania poszczególnych składowych; Zmniejszanie poziomu napięć między członkami organizacji, które mogą powstać w wyniku zrodzenia się konfliktów na tle kompetencyjnym; Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Zalety formalizacji Zmniejszenie poczucia niepewności miejsca i roli człowieka w organizacji; Umożliwienie ustalenia i wycenienia wielkości wpływu poszczególnych członków organizacji na jej funkcjonowanie. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Formalizacja sprawność niedoformalizowanie przeformalizowanie Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Formalizacja Niedoformalizowanie Przeformalizowanie Trudności w określeniu obowiązków, odpowiedzialności Problemy w ustaleniu hierarchii Konflikty Wzrost poczucia niepewności Błędy w postępowaniu Sztywność Ograniczona swoboda działania Brak znajomości przepisów Omijanie przepisów Kurczowe trzymanie się przepisów Brak umiejętności podejmowania decyzji w sytuacji nieokreślonej przepisami Brak inicjatywy, kreatywności Brak zdolności przystosowawczych Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Formalizacja Znaczenie pożądanych zachowań Zachowania standardowe Zachowania kreatywne Sztuka Badania podstawowe zarządzanie dużą firmą Rzemiosło artystyczne badania i rozwój Praca sztabowa Produkcja jednostkowa usługi masowe administrowanie Prace przy taśmie Obsługa procesów aparaturowych Prosta praca biurowa Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Kultura organizacyjna Zestaw wartości, przekonań, zachowań, obyczajów, i postaw, który pomaga członkom organizacji zrozumieć, za czym organizacja się opowiada, jak działa i co uważa za ważne. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Model kultury wg E. Scheina Artefakty Wartości Założenia Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Model kultury wg E. Scheina Artefakty – widoczne symbole, ale wymagające interpretacji: Artefakty fizyczne – kolorystyka i wystrój wnętrz, sposób ubierania się itp. Artefakty behawioralne – ceremonie, rytuały, schematy zachowań, sposób przyjmowania gości itp. Artefakty językowe – slang, mity, opowieści, dowcipy. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Model kultury wg E. Scheina Wartości – społecznie uznawane zasady, cele standardy (maksymy, ideologia, sposób zachowania, zakazy). Przedstawiane np. w formie kodeksu etyki. Założenia – odnoszą się do natury człowieka, stosunków międzyludzkich, pojmowania prawdy, znaczenie pracy w życiu człowieka. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Uwarunkowania kultury organizacyjnej Typ otoczenia: kultura narodowa system wartości społeczeństwa kultury regionalne lokalny system wartości otoczenie PEST Typ organizacji: sytuacja rynkowa rodzaj technologii i wytwarzanych produktów branża konkurencja Kultura organizacji Cechy uczestników: wykształcenie wiek płeć postawy i wyznawane wartości doświadczenie zawodowe więzi emocjonalne Cechy organizacji: wiek, historia, tradycja wielkość styl zarządzania struktura, strategia Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Funkcje kultury organizacyjnej Funkcja integracyjna – zaspakaja potrzebę bezpieczeństwa. Funkcja percepcyjna – wspólny sposób postrzegania. Funkcja adaptacyjna – lepsze dostosowanie się do otoczenia. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Różnorodność i wielokulturowość Przyczyny: Zmiany cech demograficznych siły roboczej Rekrutowanie pracowników z różnych segmentów społeczeństwa Ustawodawstwo Globalizacja Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wymiary różnorodności i wielokulturowości Wiek pracowników Płeć Czynnik etniczny Niepełnosprawność Przekonania religijne Sytuacja rodzinna Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Radzenie sobie z różnorodnością i wielokulturowością Zrozumienie – akceptacja różnic, świadomość różnych motywacji. Empatia – wczucie się w sytuację innej osoby. Tolerancja – pewnego rodzaju wyrozumiałość. Chęć komunikowania się – obustronne informowanie się, wymiana poglądów itp. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Organizacja wielokulturowa - cechy Pluralizm – dążenie do zrozumienia. Pełna integracja strukturalna – odzwierciedlenie rzeczywistości. Pełna integracja sieci nieformalnej – brak barier wejścia i wyjścia. Brak uprzedzeń i dyskryminacji. Niski poziom konfliktu między grupami. Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008

Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008 Zadanie W swojej firmie zatrudniliście nowych pracowników – większość pochodzi z Azji i Europy Wschodniej. Większość mówi słabo po polsku i angielsku, ale wszyscy są chętni i starają się jak mogą, aby dobrze pracować i dopasować się do innych. Ostatnio jednak pojawiły się pewne problemy: kilka pracujących kobiet zaczęło się skarżyć na molestowanie seksualne, ponadto zauważono zwiększoną absencję i spóźnialstwo wśród wszystkich pracowników. 1. Podaj prawdopodobne przyczyny problemów. 2. Jak można rozwiązać powstałe problemy? Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2008