FUNDUSZ AZYLU, MIGRACJI I INTEGRACJI SZKOLENIE DLA BENEFICJENTÓW Warszawa, 26 października 2015 r.

Kontrola na miejscu i monitoring Anna Karbowniak, Klara Jóźwicka

Kontrola na miejscu oraz monitoring Podstawą prawną do przeprowadzenia kontroli jest art. 1 i 2 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 2015/840 z dnia 29 maja 2015 r. w sprawie kontroli przeprowadzanych przez organy odpowiedzialne w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego. Zapisy umowy finansowej (§ 11 Kontrola, monitoring i audyt) regulują zasady prowadzenia kontroli oraz prawa i obowiązki beneficjenta.

Rodzaje kontroli Kontrola administracyjna Polega na weryfikacji merytorycznej i finansowej raportu kwartalnego wraz z załącznikami. Kontroli podlegają również udzielone zamówienia (procedury wyboru wykonawcy). Kontrola operacyjna na miejscu Za zaplanowanie i przeprowadzenie odpowiedzialny jest Zespół Azylu, Migracji i Integracji COPE MSW. Kontrola finansowa na miejscu Przeprowadzana po zakończeniu projektu, planowana i przeprowadzana przez Zespół Rozliczeń i Kontroli Finansowej COPE MSW.

Rodzaje kontroli Wizyty monitoringowe Dodatkowo Organ Delegowany (COPE MSW) może przeprowadzać wizyty monitoringowe w miejscu realizacji projektów. Pełnią one rolę konsultacyjną wobec Beneficjenta i nie muszą pociągać za sobą takich konsekwencji jak w przypadku kontroli na miejscu. Podczas wizyty monitoringowej weryfikowane są dokumenty potwierdzające merytoryczną realizację projektu oraz dokumentacja finansowa. Podczas wizyty monitoringowej pracownicy COPE MSW udzielają porad w sprawie realizacji projektu, wymogów dotyczących FAMI, informacji o udzielaniu zamówień, grupie docelowej, kwalifikowalności wydatków itp. Planowane jest zmonitorowanie wszystkich projektów, które rozpoczęły się w pierwszych miesiącach kwalifikowalności wydatków.

Organizacja kontroli operacyjnej na miejscu kontrolą objętych zostanie minimum 20% liczby projektów realizowanych w ciągu roku budżetowego projekty typowane są do kontroli m.in. według kryteriów: wartość projektu rodzaj projektu (np. integracja, legalna migracja, powroty) obejmowanie jednego bądź kilku celów szczegółowych doświadczenie beneficjenta rodzaj beneficjenta (PJB, organizacja pozarządowa, organizacja międzynarodowa, JST) czynnik losowy kontrole odbywają się w trakcie realizacji projektów, dla których podpisana jest umowa finansowa Organ Delegowany pisemnie informuje o terminie kontroli minimum 5 dni roboczych przed jej przeprowadzeniem kontrola odbywa się w siedzibie beneficjenta lub w miejscu realizacji projektu (możliwa jest kontrola bez uprzedniego zawiadomienia)

Zakres kontroli operacyjnej Podczas przeprowadzania kontroli operacyjnych na miejscu pracownicy Zespołu Azylu, Migracji i Integracji, mają za zadanie sprawdzić, czy przedmiotowe przedsięwzięcie jest realizowane zgodnie z zawartą Umową Finansową. W korespondencji informującej o planowanej kontroli, beneficjent otrzyma informacje dotyczące zakresu, terminu, miejsca oraz personelu mającego przeprowadzić kontrolę. W szczególności weryfikacji podlegać będą: wskaźniki przedstawione przez Beneficjenta w raportach kwartalnych, ich wiarygodność, dokumentacja przynależności beneficjentów końcowych do grupy docelowej FAMI, procedury wyboru wykonawcy, informacje o źródłach finansowania projektu i realizacja obowiązku promocji FAMI zapisanego w Umowie Finansowej.

Zakres kontroli operacyjnej c.d. zgodność realizacji projektu z harmonogramem stopień zaawansowania realizacji projektu weryfikację rzeczowej realizacji projektu obejmującą współfinansowane w projekcie roboty, dostawy lub usługi (dokumenty księgowe, umowy cywilnoprawne, protokoły odbioru usług) identyfikację problemów występujących w projekcie i analizę możliwości ich rozwiązania ewentualną wizytację części projektu prowadzonej przez partnera- współwykonawcę projektu (jeśli dotyczy) inne informacje wskazane przez Beneficjenta we WoD (np. system zarządzania, zagadnienia horyzontalne) monitorowanie zaleceń z kontroli/wizyt monitoringowych oraz udzielenie wskazówek i informacji dotyczących dalszej realizacji projektu (jeśli dotyczy)

Raporty z kontroli Po przeprowadzonej kontroli, beneficjent otrzymuje raport z kontroli zawierający wnioski i zalecenia pokontrolne. Dokument przekazywany jest w dwóch egzemplarzach, które należy podpisać i jeden odesłać do COPE MSW.

Ścieżka akceptacji raportu z kontroli 1.W przypadku braku uwag do treści raportu beneficjent zobowiązany jest odesłać podpisany egzemplarz raportu w ciągu 10 dni roboczych. 2.Beneficjent może też w terminie 10 dni roboczych odnieść się do ustaleń z kontroli i przedstawić swoje stanowisko lub zastrzeżenia, odsyłając oba niepodpisane egzemplarze raportu. COPE MSW rozpatruje wniesione uwagi i odsyła beneficjentowi raport zawierający odniesienie do zgłoszonych zastrzeżeń. W przypadku braku zastrzeżeń, Beneficjent zobowiązany jest do odesłania podpisanego skorygowanego raportu w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. 3. W przypadku odmowy podpisania Beneficjent zobowiązany jest do przekazania pisemnego uzasadnienia wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanego raportu, najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Odmowa podpisania raportu nie wstrzymuje wykonania zaleceń pokontrolnych przez Beneficjenta.

Wdrożenie zaleceń pokontrolnych Raport z kontroli zawiera informację dotyczącą sposobu weryfikacji wdrożenia przez beneficjentów zaleceń pokontrolnych. Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych może mieć miejsce podczas wizyty monitorującej, kolejnej kontroli, podczas sprawdzania raportu kwartalnego lub innych dokumentów sprawozdawczych.

Konsekwencje Podczas prowadzenia czynności kontrolnych stan faktyczny stwierdza się na podstawie udostępnionych przez beneficjenta dokumentów. Oznacza to, że jeżeli dokument nie zostanie okazany podczas kontroli, to z punktu widzenia kontrolera taki dokument nie istnieje i zostaje to odnotowane w raporcie. Beneficjent może odnieść się do uwag, zastrzeżeń zawartych w raporcie przedstawiając wyjaśnienia, jednak jeśli załączy dokumenty których nie okazał na kontroli, nie zostaną one uwzględnione (będą traktowane jako nowe dokumenty nie odzwierciedlające stanu podczas kontroli). Zgodnie z zapisami umowy finansowej w przypadku wystąpienia nieprawidłowości podczas udzielania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności Organ Delegowany nakłada korektę finansową pomniejszającą kwotę dofinansowania. Należy mieć na uwadze fakt, że kontrola operacyjna ma taki sam reżim jak kontrola Urzędu Kontroli Skarbowej (UKS).

Dziękuję za uwagę