Stworzenie oraz wdrożenie systemu informacji w Szpitalu Powiatowym im Stworzenie oraz wdrożenie systemu informacji w Szpitalu Powiatowym im. Jana Pawła II w Bartoszycach Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

Stan wyjściowy Niechęć do zmian, brak systemu motywacyjnego, trudność wdrażania innowacji Brak wskaźników jakościowych pracy Niedostateczny system i brak przydzielenia zadań związanych z monitorowaniem oraz schematu działań korygujących Nieprzestrzeganie regulaminu pracy, brak odpowiedzialności za wybrane decyzje, Trudność w sprecyzowaniu / egzekwowaniu odpowiedzialności oraz eliminowaniu negatywnych wzorców personalnych Niedostateczny i nie zawsze aktualny system informacji o działaniach, obieg dokumentów i informacji Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

Cele projektu Szybki dostęp do bieżącej informacji zarządczej (finansowej, przebiegu procesu - harmonogram działania, wykonanie zadań) Monitorowania obiektywnych i porównywalnych wskaźników jakości Dostęp do informacji każdego pracownika placówki Wykorzystanie otrzymanych wskaźników do działań naprawczych w zakresie jakości usług Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

Spodziewane rezultaty Opracowany system podejmowania działań naprawczych oraz egzekwowania jakości świadczonych usług Przydzielony zakres działań, odpowiedzialności wg kompetencji pracowników Wystandaryzowane wskaźniki jakości System monitorowania wskaźników System przepływu informacji w ramach komórek i szpitala Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

Zadania do realizacji Stworzenie fotografii dnia Określenie punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów Określenie systemu monitorowania oraz egzekwowania jakości Wyposażenie Komisji Jakości w kompetencje Wprowadzenia cyklicznych kontroli Szkolenie wewnętrzne z zakresu wykorzystania programów informatycznych oraz Pełnie wdrożenie istniejącego oprogramowania Opracowanie "nakładki" / modyfikacje systemów informatycznych (scalenie istniejących programów) Zakup niezbędnego serwera (w I etapie) oraz oprogramowania Powiązanie wyników monitoringu / kontroli z oceną pracy i systemem motywacyjnym Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

I Etap realizacji projektu (fotografia dnia) Fotografia dnia pozwoliła na określenie: nakładów czasowych oraz poziomu wykorzystania zasobów kadrowych różnic pomiędzy zakresem obowiązków a wykonywanymi zadaniami czynności wspólnych dla komórek i osób punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów Wprowadzono następujące zmiany: zmiana struktury organizacyjnej (Dział Kadr i Obsługi Prawnej, Pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu zarządzania, Pełnomocnik ds. strategii i marketingu; Dział Transportu i Ochrony Środowiska) przesunięcia kadrowe w administracji wraz ze zmianą zakresu obowiązków (nie zatrudnianie nowych osób na miejsce odchodzących z pracy) Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

I zakres projektu „Obieg informacji” Obieg informacji oparty na filarach: Procedury ISO Obiegu dokumentów Biuletynie Elektronicznym Szpitala oraz stronie internetowej Szpitala http://szpital.bartoszyce.w.interia.pl Innych działaniach: tablica informacyjna / skrzynka innowatora Obieg informacji jest regulowany przez: działania Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością (procedury ISO) oraz Pełnomocnika ds. strategii i marketingu Instrukcje archiwizacji / kancelaryjną / kontroli i monitoringu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

I zakres projektu „Obieg informacji” (c.d.) Strona internetowa - okresowo aktualizowana, prowadzone monitorowanie oglądalności strony Strona zawiera informacje Wydarzenia / Nagrody Informacje (w tym publikacje prasowe związane ze Szpitalem) Oddziały Dane kontaktowe: adresowe / Książka Gości Informacje prawne / Strategiczne / Dla pacjentów / Dla placówek ochrony zdrowia / Dla kontrahentów Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

II zakres projektu „Monitorowanie działań” Rolę koordynującą odgrywa Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością, Komisja ds. jakości, Lekarz naczelny, Pełnomocnik ds. strategii i marketingu Monitorowanie działań oparte jest na filarach: procesów ISO: Instrukcja analizy ankiety satysfakcji (Badanie zadowolenia pacjentów) oraz Nadzór nad zapisami istniejących w placówce Komisjach, nadzorujących poszczególne sfery funkcjonowania, działających na podstawie Regulaminów „Monitorowanie pozostałych procesów" określającej Odpowiedzialność, uprawnienia oraz opis postępowania „Regulaminy Komisji i zespołów” działających w szpitalu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

II zakres projektu „Monitorowanie działań” (c.d.) Audyty, kontrole, raporty z działań Komisji Ewidencja raportów / protokołów Karta działań korygujących i zaleceń pokontrolnych oraz "zestawienie kontrolne" określające zagrożenia dla realizowanej polityki jakości Zestawienie kontrolne brane pod uwagę przy decyzjach personalnych Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

III zakres projektu „Informacja zarządcza” Informacja zarządcza jest oparta na filarach: Procedur ISO: Instrukcja archiwizacji (Archiwizacja i udostępnianie dokumentacji medycznej); Polityka bezpieczeństwa (Zarządzanie bezpieczeństwem informacji); Nadzór nad zapisami Systemie informatycznym / sieci informatycznej, obsługującej informacje: Kadrowe Finansowe Medyczne (rejestr usług medycznych) Pozostałe dane, mające wpływ na bieżące funkcjonowanie Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

III zakres projektu „Informacja zarządcza” Schemat informacji zarządczej komputer z udostępnionymi folderami o znaczeniu strategicznym: wdrażanie ISO; Aplikacje Warmińsko- Mazurskiej Nagrody Jakości; Wyniki ankiet satysfakcji pacjenta; Dane dotyczące realizowanego projektu IDOL; Dane, wnioski, materiały związane z ubieganiem się o środki UE Elektroniczny Biuletyn Szpitala zawierający m.in. następujące informacje: Zarządzenia Dyrektora; Grafik dyżurów. Bieżący dostęp do danych z zakresu księgowości oraz kadr - Zastępca Dyrektora ds. finansowo- administracyjnych Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

Pozostałe działania w ramach projektu Opracowanie nakładki na program kadrowy - umożliwiającej zdalny podgląd danych przez Dyrekcję Uporządkowanie systemu informatycznego: rozwiązanie problemów sprzętowe związanych z brakiem możliwości pracy w programie Ruch Chorych zidentyfikowanie problemów związanych z programem MISS: instruktaż z zakresu wykorzystania programów informatycznych testowanie bezpłatnego oprogramowania OpenOffice jako alternatywy dla Microsoft Ofiice Modyfikacja struktury organizacyjnej Szpitala Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

Pozostałe działania w ramach projektu (c.d.) "Wyposażenie" Lekarza Naczelnego i Komisji ds. jakości w nowe kompetencje: Bieżące nadzorowanie działalności Szpitala, w zakresie poddawanym audytowi akredytacyjnemu Przygotowanie dokumentacji związanej z uczestnictwem Szpitala projektach wpływających na poprawę jakości Analiza raportów komisji, raportów pokontrolnych, audytorskich, uzyskanych poprzez uczestnictwo w rankingach, konkursach Opracowanie programów działań naprawczych / usprawniających w powyższym zakresie Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

I zakres projektu Schemat obiegu informacji Serwer / PC Zarządzenia Elektroniczny Biuletyn Informacja wewnętrzna Informacja zewnętrzna Strona internetowa Tablica informacyjna Teczki oddziałowe Realizowane projekty Wydarzenia, nagrody Informacje bieżące Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

II zakres projektu Schemat monitoringu Komisje i zespoły działające w Szpitalu Relacje z pacjentem / klientem Stan techniczny Monitorowanie jakości Zarządzanie zasobami ludzkimi Proces leczenia Komisja ds. jakości Lekarz naczelny Protokół z działań / Rejestr protokołów Raport kontrolny Karta zaleceń pokontrolnych Wdrożenie systemu ISO 9001-2000 Audit wewnętrzny i zewnętrzny Wdrożenie zmian Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

II zakres projektu Schemat monitoringu – c.d. Raporty, protokoły KOMISJI Zeszyty napraw Zeszyty skarg 5.1.4. Potrzeba działań korygujących? TAK 5.4.1 Zalecenia kontrolne Analiza problemu F.4.1-01/2 Rejestr działań korygujących 5.1.3. Kwartalne przeglądy protokołów, raportów Ocena Wdrożenie zaleceń KONIEC 5.1.2. Rejestr raportów i protokołów Papierowo - Sekretariat Elektronicznie - Serwer Zespół ds. jakości Z-ca dyrektora ds. pielęgniarstwa Lekarz Naczelny Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością NIE Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

III zakres projektu Schemat informacji zarządczej Rodzaj informacji Serwer RUM Medyczna (RUM) Elektroniczny Biuletyn Zarząd / Dyrekcja (nakładka programowa) Kadrowa Finansowa Pozostała Wprowadzanie informacji PC Serwer ADM Pracownik (plik HTML) Dostęp do Oddziały, komórki organizacyjne Komórka merytoryczna (bieżące) Pełnomocnik ds. strategii i marketingu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

III zakres projektu Schemat informacji zarządczej – c.d. F-4.1-01/5 Formularz informacji zarządczej Informacje „kontraktowe” Wprowadzenie- Dział sprzedaży, oddziały Informacje finansowe Dział księgowy, dział sprzedaży Dane kadrowe Dział kadr, Sekretariat, Biuro Obsługi Pacjenta Informacje sprzętowe Dział techniczny, Dział zamówień publicznych Przechowywane dane Pozostałe Pełnomocnik ds. strategii i marketingu, osoba realizująca projekt Realizowane projekty Wprowadzenie- osoba realizująca projekt Wyniki kontroli, monitoringu, zaleceń kontrolnych Pełnomocnik ds. strategii i marketingu 5.2.2. Dane informacji zarządczej Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

Dziękuję za uwagę Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006