Rodzaje dokumentów biurowych

Kierowanie firmą odbywa się w oparciu o informacje, które mogą mieć formę słowną np. przekazanie dyspozycji, poleceń, wytycznych ustnie lub za pomocą środków technicznych, albo formę pisemną np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej.

W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biurowe, akta spraw, dokumentację biurową.

Dokument biurowy Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

Akta spraw Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione.

Dokumentacja biurowa Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma.

Pismo Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli, wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.

Pisma można podzielić ze względu na: treść, nadawcę i adresata pilność zapewnienie tajemnicy sposób przesyłania wygląd zewnętrzny

Ze względu na treść pisma dzielimy na: pisma przekonujące - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, protokół, decyzja, pisma informacyjne -  nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska, lecz tylko informacje dotyczące stanu faktycznego, np.: notatka, awizo sprawozdanie, zawiadomienie, zaświadczenie.

Ze względu na nadawcę i adresata pisma dzielimy na: pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły), pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyjnych, pisma te można podzielić na pisma przychodzące oraz pisma wychodzące

Ze względu na pilność pisma dzielimy na: pisma zwykłe -  które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach, pisma pilne i bardzo pilne - są przesyłane  i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności, pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy.

Ze względu na zapewnienie tajemnicy rozróżnia się: pisma jawne - treść nie zawiera żadnej tajemnicy, pisma poufne - zawierające wiadomości objęte tajemnicą służbową; dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, pisma tajne – zawierające wiadomości objęte tajemnicą państwową: ich obieg oraz przechowywanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancernych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy.

Ze względu na sposób przesyłania: pisma przesyłane pocztą zwykłą, pisma przesyłane jako polecone, pisma przesyłane pocztą ekspresową, pisma przesyłane pocztą lotniczą, pisma przesyłane w postaci telefonogramów i telefaksów.

Ze względu na wygląd zewnętrzny pisma dzielimy na: pisma sporządzane na blankietach specjalnych – są to blankiety reprezentacyjne, np.: blankiet ministra, posła, blankiet z jakiejś okazji, np. Dnia Kobiet, pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych  zgodnie z PN (blankiet zwykły, uproszczony, reklamowy, bezkopertowy), pisma sporządzane na formularzach - odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia, sporządzone w układzie europejskim lub amerykańskim.

ĆWICZENIE Wykonaj w programie Microsoft PowerPoint schemat organizacyjny w którym będzie znajdował się schemat podziału pism ze slajdu 8.