Wysyłanie pism Pisma do wysyłania przekazuje się do kancelarii lub sekretariatu, gdzie związku z wysyłką wykonuje się następujące czynności: sprawdza poprawności pisma, czyli ustala, czy pismo jest sporządzone zgodnie z przepisami; stwierdza wysyłanie pisma poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania lub sporządza się na nim specjalną adnotację; pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem odbioru wpisuje się ,zależnie od sposobu ich wysłania, do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeń; adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie i wysyła. Pisma poufne wysyłane są w podwójnych kopertach;
Składanie pism Sposób składnia pism zależy od wymiarów koperty: Koperta standardowa(C6),pismo należy złożyć wzdłuż, aby tekst pisma był wewnątrz, następnie poprzecznie. Tak złożone pismo należy włożyć do koperty złożeniem do dołu, aby przy rozcinaniu koperty nie doszło do pocięcia pisma; Koperta podłużna-gabinetowa, pismo składa się wyłącznie wszerz na trzy części;
Sposoby opłaty za przesyłki pocztowe bez naklejania znaczka pocztowego: Zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę ,,OPŁATA POCZTOWA ZRYCZAŁTOWANA” i stosuje rozliczenie ryczałtem, niezależnie od ilości wysyłanych w danym miesiącu listów; Może to być pieczątka ,,OPŁATA POCZTOWA SKREDYTOWANA”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca; Można też stosować maszynę frankującą ,która w miejscu znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową;