Zespół zarządzający partnerstwem

Spraw aby ludzie podążali za Tobą, a nie byli popędzani i szli przed Tobą Sukces zarządzania partnerstwem i partnerskim projektem jest uwarunkowany sukcesem w zarządzaniu ludźmi.

Zespół partnerstwa i zespół partnerskiego projektu to działanie wielu osób i instytucji, gdyż obejmuje problemy znajdujące się na pograniczu działania różnych instytucji i sfer społecznych, Ludzie współpracują z ludźmi, a nie z instytucjami, Włączajcie w zarządzanie partnerstwem i zespołem projektowym osoby będące: uczestnikami (beneficjantami) projektu, sponsorami, partnerami Nie tylko czynniki motywujące, takie jak np. pieniądze, ale również czynniki przynoszące ludziom satysfakcję skłaniają innych do pomocy we wdrażaniu partnerstwa i partnerskiego projektu.

Kierowanie partnerstwem i partnerskim zespołem projektowym Nowe podejście do zarządzania partnerstwem to stosowanie zespołów jako podstawy rozwiązywania problemów partnerstwa, zespołu partnerskiego i organizacji oraz realizacji celów. Wykorzystanie doświadczenia i umiejętności ludzi zapewnić może podjęcie trafnych i akceptowalnych decyzji. W każdej niemalże sytuacji mamy do czynienia z pracą w zespole / grupie. Praca w zespole przysparza zarówno dużo satysfakcji, ale również jest powodem stresu, konfliktów, nieuzasadnionej frustracji.

Kierowanie partnerstwem i partnerskim zespołem projektowym Efektywne partnerstwo i partnerski zespół zadaniowy: składa się z osób reprezentujących różne doświadczenia i kwalifikacje niezbędne w trakcie wdrażania projektu,składa się z osób reprezentujących różne doświadczenia i kwalifikacje niezbędne w trakcie wdrażania projektu, wskazane jest, aby zaprosić kogoś z zewnątrz, aby patrzył na sprawy obiektywnie, okiem potencjalnego klienta (beneficjenta),wskazane jest, aby zaprosić kogoś z zewnątrz, aby patrzył na sprawy obiektywnie, okiem potencjalnego klienta (beneficjenta), proces realizacji zadania jest dostosowany do wymogów zewnętrznych, terminów, itd.proces realizacji zadania jest dostosowany do wymogów zewnętrznych, terminów, itd. należy zwracać uwagę na możliwość jednoczesnego działania lub przygotowania pewnych elementów przed czasem aby nie było niepotrzebnych przestojów,należy zwracać uwagę na możliwość jednoczesnego działania lub przygotowania pewnych elementów przed czasem aby nie było niepotrzebnych przestojów,

Efektywne partnerstwo i zespół zadaniowy: wspólnie ustala się plan działania, rozdział zadań oraz terminy spotkań koordynacyjnych, aby oceniać postępy i osiągane efekty.Efektywne partnerstwo i zespół zadaniowy: wspólnie ustala się plan działania, rozdział zadań oraz terminy spotkań koordynacyjnych, aby oceniać postępy i osiągane efekty. Komunikacja jest podstawą dla terminowej i jakościowej realizacji projektu.Komunikacja jest podstawą dla terminowej i jakościowej realizacji projektu. Zachęcajcie się wzajemnie, aby członkowie zespołu zadaniowego kontaktowali się między sobą osobiście, telefonicznie lub pisemnie, aby unikać opóźnień z powodu występujących problemówZachęcajcie się wzajemnie, aby członkowie zespołu zadaniowego kontaktowali się między sobą osobiście, telefonicznie lub pisemnie, aby unikać opóźnień z powodu występujących problemów Kierowanie partnerstwem i partnerskim zespołem projektowym

W partnerstwie i zespole zadaniowym musi być szef. Zwykle jest to koordynator (kierownik projektu). Do jego zadań należy: planowanie pracy poszczególnym członkom zespołu,planowanie pracy poszczególnym członkom zespołu, ustalanie wspólnie z zespołem terminów poszczególnych etapów projektu,ustalanie wspólnie z zespołem terminów poszczególnych etapów projektu, praca wspólnie z zespołem od początku do końca projektu,praca wspólnie z zespołem od początku do końca projektu, troska o merytoryczną jakość projektu,troska o merytoryczną jakość projektu, ma uprawnienia do zarządzania projektem i podejmowania decyzji w sprawie projektu, podejmuje szybko akcję (samodzielnie), jeśli zachodzi taka konieczność,ma uprawnienia do zarządzania projektem i podejmowania decyzji w sprawie projektu, podejmuje szybko akcję (samodzielnie), jeśli zachodzi taka konieczność, współpracuje z szefami organizacji tworzących partnerstwo lub realizujących partnerski projekt oraz z głównymi sponsorami projektu,współpracuje z szefami organizacji tworzących partnerstwo lub realizujących partnerski projekt oraz z głównymi sponsorami projektu, dba o merytoryczną stronę wdrażania projektu i to on będzie odpowiadał np. przed grantodawcą za osiągnięte cele i rezultaty,dba o merytoryczną stronę wdrażania projektu i to on będzie odpowiadał np. przed grantodawcą za osiągnięte cele i rezultaty, akceptuje wydatki pod względem zgodności merytorycznejakceptuje wydatki pod względem zgodności merytorycznej

Rady dla Koordynatora Motywowanie zespołów Zapewnij właściwe warunki lokalowe i zabezpieczenie środków do pracy,Zapewnij właściwe warunki lokalowe i zabezpieczenie środków do pracy, Na bieżąco rozpoznawaj i usuwaj bariery w zespole,Na bieżąco rozpoznawaj i usuwaj bariery w zespole, Prezentuj i upubliczniaj rezultaty pracy,Prezentuj i upubliczniaj rezultaty pracy, Stosuj skuteczną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną,Stosuj skuteczną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, Wyrażaj dumę i satysfakcję z osiągnięć pracy zespołu.Wyrażaj dumę i satysfakcję z osiągnięć pracy zespołu.

Kierowanie partnerstwem i partnerskim zespołem projektowym Korzyści z pracy partnerstwa zespół posiada więcej wiedzy, umiejętności, informacji i doświadczeń niż każdy z uczestnikówzespół posiada więcej wiedzy, umiejętności, informacji i doświadczeń niż każdy z uczestników możliwość redukcji schematycznego myśleniamożliwość redukcji schematycznego myślenia duża ilość pomysłówduża ilość pomysłów wzajemne inspirowanie i angażowaniewzajemne inspirowanie i angażowanie wyzbywanie się tremywyzbywanie się tremy

Kierowanie zespołem projektowym Korzyści pracy zespołowej nauka tolerancji i odpowiedzialnościnauka tolerancji i odpowiedzialności większa motywacja do wdrażania rozwiązańwiększa motywacja do wdrażania rozwiązań satysfakcja z udziału w pracy zespołusatysfakcja z udziału w pracy zespołu oszczędność czasu (w dłuższym przedziale czasu)oszczędność czasu (w dłuższym przedziale czasu) możliwość uwzględnienia stanowiska innych osób przy określaniu sposobów realizacji – unikanie problemów, które mogą wystąpić w fazie realizacyjnejmożliwość uwzględnienia stanowiska innych osób przy określaniu sposobów realizacji – unikanie problemów, które mogą wystąpić w fazie realizacyjnej

Kierowanie zespołem projektowym Wady pracy zespołowej dłuższy czas podejmowania decyzjidłuższy czas podejmowania decyzji możliwość bezkrytycznego przyjęcia rozwiązania preferowanego przez demokratyczną większośćmożliwość bezkrytycznego przyjęcia rozwiązania preferowanego przez demokratyczną większość podejmowanie przedwczesnych decyzji (kompromisowych i łatwych)podejmowanie przedwczesnych decyzji (kompromisowych i łatwych) możliwość zdominowania grupy przez określoną osobęmożliwość zdominowania grupy przez określoną osobę akceptacja ryzykowniejszych rozwiązańakceptacja ryzykowniejszych rozwiązań możliwość wystąpienia polaryzacji stanowisk, co może implikować konflikty w organizacjimożliwość wystąpienia polaryzacji stanowisk, co może implikować konflikty w organizacji

Kierowanie zespołem projektowym Zasady ułatwiające pracę w zespole unikaj przekonywania innychunikaj przekonywania innych nie popieraj swoich pomysłów swoim formalnym autorytetemnie popieraj swoich pomysłów swoim formalnym autorytetem nie unikaj za wszelką cenę konfliktównie unikaj za wszelką cenę konfliktów staraj się aby zaprezentowane były wszystkie stanowiska / pomysłystaraj się aby zaprezentowane były wszystkie stanowiska / pomysły unikaj podejmowania decyzji metodami typu: głosowanie, rzut monetą, przetargunikaj podejmowania decyzji metodami typu: głosowanie, rzut monetą, przetarg unikaj krytykowaniaunikaj krytykowania szanuj opinie innychszanuj opinie innych

Kierowanie zespołem projektowym Zasady ułatwiające pracę w zespole przyznawaj się do błędówprzyznawaj się do błędów stosuj partnerskie formy współpracystosuj partnerskie formy współpracy bądź na takbądź na tak umiej słuchać, pozwól innym mówićumiej słuchać, pozwól innym mówić upewnij się, że rozumiemy co do nas mówią i co my mówimy do innychupewnij się, że rozumiemy co do nas mówią i co my mówimy do innych staraj się zrozumieć pomysły innychstaraj się zrozumieć pomysły innych poznaj punkt widzenia drugiej osobypoznaj punkt widzenia drugiej osoby

Diagnoza: mylenie faktów z opiniami mylenie symptomów z przyczynami proponowanie rozwiązań bez dogłębnej analizy problemu tendencja do dyskusji: kto zawinił naginanie diagnozy do faworyzowanych rozwiązań Poszukiwanie rozwiązań: dyskutowanie, co powinno być zrobione zamiast co można w danym wypadku zrobić proponowanie rozwiązań nie wiążących się z problemem zbyt szybkie zamykanie pakietu możliwych rozwiązań Ocena możliwych rozwiązań: nie przywiązywanie należytej uwagi do analizy wszystkich konsekwencji proponowanych rozwiązań agitacja za faworyzowanym rozwiązaniem personalizacja dyskutowanych alternatyw zbyt pośpieszna akceptacja możliwych rozwiązań Wybór ostatecznego rozwiązania: mylenie milczenia z konsensusem poświęcanie zbyt małej uwagi stanowisku mniejszości oddziaływanie egoistycznych interesów w procesie wyboru podejmowanie przedwczesnych decyzji Wady w czasie grupowego podejmowania decyzji na poszczególnych etapach

Kierowanie zespołem partnerstwa i zespołem projektowym Występujące role / zadania uczestników grupy Uczestnik – odpowiada za merytoryczną jakość decyzjiUczestnik – odpowiada za merytoryczną jakość decyzji Ekspert z określonej dziedziny – odpowiada za jakość informacji.Ekspert z określonej dziedziny – odpowiada za jakość informacji. Uczestnik grupy bez prawa do decydowania – pełni funkcję doradcy technicznego.Uczestnik grupy bez prawa do decydowania – pełni funkcję doradcy technicznego. Sekretarz – odpowiada za zbiorową pamięć grupy; prowadzi zapisy spotkań (bez prawa komentarza) i dostarcza informację o dokonaniach grupy.Sekretarz – odpowiada za zbiorową pamięć grupy; prowadzi zapisy spotkań (bez prawa komentarza) i dostarcza informację o dokonaniach grupy. Facylitator / moderator – ekspert od procedury podejmowania decyzji. Pomaga wypracować procedurę działania, proponuje techniki pracy, dba o równość wypowiadania się.Facylitator / moderator – ekspert od procedury podejmowania decyzji. Pomaga wypracować procedurę działania, proponuje techniki pracy, dba o równość wypowiadania się.

Techniki poszukiwania pomysłów i podejmowania decyzji Konsensus Istotą konsensusu jest podjęcie wspólnej, zgodnej decyzjiIstotą konsensusu jest podjęcie wspólnej, zgodnej decyzji Najłatwiejsze jest to w sytuacji gdy wszyscy są zgodniNajłatwiejsze jest to w sytuacji gdy wszyscy są zgodni W przypadku jeżeli istnieją rozbieżności uczestnicy przekonują się wzajemnie do swoich racji, podejmują kompromisy i w rezultacie podejmują decyzję, która satysfakcjonuje wszystkich.W przypadku jeżeli istnieją rozbieżności uczestnicy przekonują się wzajemnie do swoich racji, podejmują kompromisy i w rezultacie podejmują decyzję, która satysfakcjonuje wszystkich.

Sprawozdawczość Analizując wymagania związane ze sprawozdawczością zastanówcie się czy znacie odpowiedzi na pytania: –Terminy raportów, –Zawartość merytoryczna raportów, –Zakres informacji do przedstawienia, –Forma dokumentowania podejmowanych działań lub wydatkowanych środków, –Kto bezpośrednio z instytucji sponsorującej przyjmować będzie raport, –Forma dokumentów: oryginały czy kopie Raport powinien mówić, iż dzięki środkom fundatora udało się zrobić coś pożytecznego. Nie zapomnijcie podziękować mu za to!

Dziękujemy Jadwiga Olszowska-Urban, Janusz Dubajka