Kalkulacja imprez turystycznych Konwersatorium V

Kalkulowanie służy określeniu ceny imprezy turystycznej z uwzględnieniem wszystkich tworzących ją elementów. Są nimi w szczególności: koszty zamówionych świadczeń, marża biura turystycznego, stawka akwizycyjna (prowizyjna) dla agenta, podatek.

Koszty zamówionych świadczeń Koszt świadczeń jest to kwota, jaką należy uiścić dostawcy (dostawcom) usługi (usług). Uwaga: W przypadku imprez krajowych koszty świadczeń i cena imprezy są podawane w złotówkach, a w przypadku imprezy zagranicznej wyjazdowej koszty świadczeń określane są we właściwej dla danego kraju walucie obcej, cenę imprezy zaś należy wówczas przygotować w złotych (i ewentualnie w razie potrzeby w dewizach). Natomiast w przypadku imprezy zagranicznej przyjazdowej koszty świadczeń wyraża się w walutach obcych bądź w złotych, a cenę imprezy ze względu na zagranicznego odbiorcę podaje się w dewizach.

Koszty zamówionych świadczeń Koszty świadczeń dzieli się na koszty stałe (ponoszone bez względu na liczbę uczestników) i koszty zmienne (zależne od liczby uczestników).

Koszty zamówionych świadczeń Uwaga: Koszty są zmienne przy zastrzeżeniu, że w przypadku wyjazdu mniejszej liczby uczestników, niż planowaliśmy, dokonamy zmniejszenia świadczeń w terminach, które umożliwią dokonanie tych zmniejszeń bez ponoszenia kosztów. Terminy te powinny być określone w umowie z dostawcami usług. Oprócz kosztów stałych i zmiennych, w kalkulacji występuje tzw. koszt bezpłatnego miejsca. Obejmuje on zakwaterowanie i wyżywienie kierowców oraz pilota (koszt dla organizatora). Zwyczajowo stosuje się w wielu hotelach zasadę, iż na każdych 21 lub 25 uczestników imprezy turystycznej, przyznaje się jej organizatorowi, 1 miejsce bezpłatne (dla hotelu to koszt, a dla organizatora imprezy – oszczędność w kosztach),

Marża biura Jest to narzut do kosztów świadczeń imprezy. Jej zadaniem jest pokrycie kosztów związanych z prowadzeniem działalności biura, np. kosztów reklamy, zakupu materiałów biurowych, wynagrodzenia pracowników czy opłaty za dzierżawę. Powinna pokryć koszty poniesione w związku z organizacją danej imprezy, a także zapewnić przedsiębiorstwu zysk. Wysokość marży nie jest uregulowana żadnymi przepisami, a jej wysokość zależy od osoby sporządzającej kalkulację i jej rozeznania na rynku turystycznym. Na wielkość marży ma wpływ atrakcyjność oferty, przejawiająca się w zapotrzebowaniu potencjalnych klientów na daną ofertę, oraz oczekiwana przez klientów stabilność cen, a także istniejąca na rynku konkurencja. Im bardziej unikalna jest oferta, tym marża powinna być relatywnie wyższa. Najczęściej wysokość marży w biurach podróży waha się w przedziale 5-20%.

Stawka akwizycyjna dla agenta Jest to kwota doliczana do ceny, jaką płaci nabywca imprezy turystycznej, a która przeznaczona jest dla agenta sprzedającego imprezę w imieniu organizatora. Wysokość stawki akwizycyjnej nie jest określona żadnymi normami i głównym czynnikiem determinującym jej wysokość jest atrakcyjność imprezy turystycznej. Im bardziej atrakcyjna jest impreza, tym stawka akwizycyjna powinna być niższa, i odwrotnie (wyższa prowizja ma na celu zmotywowanie agenta do sprzedaży imprezy). Stawka akwizycyjna powinna pokryć koszty związane z prowadzeniem sprzedaży, jak również przynosić określony zysk. Jest ona kosztem działalności organizatora, który ponosi klient. Jeśli impreza sprzedawana jest bezpośrednio przez organizatora albo za pośrednictwem jego własnego punktu sprzedaży, nie powinno naliczać się stawki akwizycyjnej, albowiem byłoby to sztuczne zawyżenie marży.

VAT Podatek od towarów i usług. Stawka podatku od usług turystycznych świadczonych na obszarze Unii Europejskiej wynosi 23% i jest on naliczany od marży organizatora imprezy. Marża (wg ustawy o VAT) jest to różnica między kwotą, którą ma zapłacić nabywca usługi, a faktycznymi kosztami poniesionymi przez podatnika z tytułu nabycia od innych podatników towarów i usług dla turysty. Przez usługi dla bezpośredniej korzyści turysty należy rozumieć usługi takie jak np. transport, zakwaterowanie, wyżywienie czy ubezpieczenie.  Istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji kosztów zakupu usług i towarów dla bezpośredniej korzyści turysty. Biuro podróży oferujące usługi dla turysty kupione wcześniej w ramach importu usług, może w kalkulacji marży uwzględnić podatek naliczony przy ich zakupie. W konsekwencji podstawa opodatkowania od wykonywanej usług turystyki będzie niższa.

VAT Studium przypadku Organizator wycieczek turystycznych sprzedaje wycieczki turystyczne za kwotę 600 zł od osoby. W związku z tym zakupił: usługę transportową - przejazd autokarem za kwotę 122 zl/os. (w tym 22 zł VAT), nocleg za kwotę 214 zł/os. (w tym 14 zł VAT), całodzienne wyżywienie za kwotę 107 zł/os. (w tym 7 zł VAT). ubezpieczenie za kwotę 50 zł/os. (zwolnione z VAT). Podatek, który będzie musiał zapłacić w związku ze świadczeniem usługi turystycznej wobec jednej osoby, należy obliczyć następująco: podstawa opodatkowania: 600 zł - (122 zł + 214 zł + 107 zł + 50 zł) = 600 zł - 450 zł = 107 zł, podatek = 107 zł x 22% = 23,54 zł. Zgodnie z zasadami zaokrąglania kwot podatku VAT, podatek należny wyniesie 23 zł. Podatnikowi nie przysługuje pomniejszenie tak ustalonego podatku należnego o kwoty podatku naliczonego zawartego w cenach nabytych usług. Źródło; Turystyka i gastronomia..., op. c/f., s. 3-4.

VAT Sprawa wygląda nieco inaczej w przypadku podatników, którzy nie zakupują wszystkich usług u innych podmiotów, a część z nich wykonują sami. Dla usług własnych ustalenie podatku następuje na takich samych zasadach jak w przypadku innych płatników VAT. Jeśli przy świadczeniu usług turystycznych biuro podróży wykorzystuje wyłącznie nabywane dla bezpośredniej korzyści turysty usługi, świadczone poza terytorium UE, to wtedy usługi te (turystyczne) podlegają opodatkowaniu według stawki 0%. Powinien on jednak posiadać dokumentację potwierdzającą, że kupowane przez niego usługi rzeczywiście były świadczone poza UE. W przypadku, gdy biuro podróży świadczące usługi turystyczne wykorzystuje dla bezpośredniej korzyści turysty kupowane od innych podatników usługi, wykonywane zarówno na terytorium UE jak i poza nim, stawka 0% ma zastosowanie wyłącznie w tej części, w której dotyczy usług świadczonych poza Wspólnotą. 

VAT Podmioty wykonujące usługi turystyczne mogą opodatkować swoje usługi w następujący sposób: Podatnik, który sam wykonuje usługę, posiadając odpowiednią bazę noclegowo-żywieniową i środki transportu, zatrudnia pilotów i opiekunów, rozlicza podatek od towarów i usług na zasadach ogólnych. Dokonuje odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupami związanymi bezpośrednio z daną usługą, natomiast obrót z tytułu wykonywania przedmiotowych usług opodatkowuje według stawki podstawowej 22%. Podatnik, który dokonuje zakupu towarów i usług w celu zapewnienia konsumentowi odpowiednich warunków pobytowych, rozlicza podatek od marży liczonej jako różnica pomiędzy należnością, jaką ma zapłacić konsument usługi, a ceną nabycia poszczególnych jej składników. • Podatnik, który oprócz towarów i usług nabytych wykorzystuje również usługi własne, powinien odrębnie: - ustalić podstawę opodatkowania od towarów i usług własnych i rozliczyć podatek według ogólnych zasad, ustalić podatek od towarów i usług nabytych, opodatkowując marżę. Przykłady: http://www.vat.pl/turystyka_stawki_i_zasady_374.php

Kalkulacja imprez turystycznych Wyliczoną na podstawie przeprowadzonej kalkulacji cenę imprezy turystycznej należy zweryfikować z cenami konkurentów, może bowiem okazać się, że wyliczona cena jest zbyt wysoka i niekonkurencyjna, w związku z czym konieczna będzie np. rezygnacja z części świadczeń, obniżenie marży czy zmiana programu imprezy. Warto również pamiętać, że cena jest ważnym instrumentem marketingowym i to jej wysokość ma wpływ na decyzję o zakupie. Jeśli na podstawie wyliczeń kalkulacji uzyskamy cenę 1008,52 złotych, nie powinna to być cena, jaką zaoferujemy klientowi. Z marketingowego punktu widzenia cenę tę powinniśmy zmniejszyć do 999 złotych. Jest to podyktowane tym, że konsumenci patrząc na cenę odruchowo zwracają uwagę na pierwsze cyfry. Ceny powinno się również zaokrąglać, niewskazane jest także używanie końcówek 1, 3, 4, 6, 7, 8.

Kalkulacja imprez turystycznych Kolejnymi elementami, które należy uwzględnić podczas kalkulacji imprezy turystycznej, gdyż mogą mieć wpływ na wysokość zrealizowanej marży, są: czarter, zmiana kursu walut, ryzyko nie sprzedania wszystkich miejsc.

Czarter To specyficzna forma zamawiania świadczeń (przede wszystkim usług transportowych i noclegowych) w określonym terminie, w określonej jakości, ilości i cenie. Umowa czarteru powinna być zawarta w formie pisemnej. W ramach umowy czarteru zamawiający nie ma możliwości rezygnacji z części lub całości zamówionych usług. Dlatego w przypadku korzystania z tej formy umowy w trakcie przygotowania kalkulacji wskazane jest uwzględnienie tzw. ryzyka czarteru, które wyraża określoną w procentach liczbę niesprzedanych miejsc. Cena jednostkowa imprezy zależy od wielkości założonego ryzyka czarteru. Umiejętność prawidłowego określenia tego ryzyka wiąże się z ustaleniem go na takim poziomie, który w danych warunkach rynkowych nie wpłynie na zbytnie zawyżenie ceny jednostkowej, co może być rezultatem zbyt dużej ostrożności osoby kalkulującej. Wśród powodów, dla których organizatorzy korzystają z umowy czarteru, znajdują się m.in.: niższa cena usługi, możliwość dysponowania usługą oraz sposobność prowadzenia polityki cenowej w zależności od popytu.

Czarter Studium przypadku 5.6. Biuro podróży Sunny, organizując przelot uczestników wycieczki na trasie Warszawa - Kair - Warszawa, podpisało umowę czarteru z przewoźnikiem Alfa, na podstawie której za wyczarterowany samolot (120 miejsc) musi zapłacić 180000 zł. Przy założeniu, że biuro sprzeda wszystkie wyczarterowane miejsca, przyjęta do kalkulacji cena jednostkowa przelotu wyniesie 1500 zł. Jednak biuro założyło ryzyko czarteru na poziomie 10%, co oznacza, iż przyjęta do kalkulacji cena jednostkowa wyniesie 1667 zł (180000/(120- 12) = 1667). W ten sposób biuro zabezpieczyło się na wypadek nie sprzedania wszystkich miejsc. Jeśli jednak okazałoby się, że sprzedano wszystkie miejsca, zwiększyłoby to zysk biura. Źródło; książka B. Meyer

Zmiana kursu walut W turystyce zagranicznej rozliczenia prowadzone są w walutach narodowych, w związku z czym zachodzi konieczność ich przeliczania. Ze względu na różnicę pomiędzy czasem sporządzenia kalkulacji a rzeczywistym czasem sprzedaży imprezy oraz jej rozliczeniem z usługodawcami nie uwzględnienie wahań kursu walut może wpłynąć na niekorzyść (bądź korzyść) zrealizowanego wyniku finansowego. W przypadku imprezy zagranicznej wyjazdowej spadek wartości złotego (dewaluacja) wpłynie na niekorzyść organizatora, wzmocnienie złotego zaś na korzyść. Odwrotnie przedstawia się sytuacja w przypadku imprezy zagranicznej przyjazdowej.

Zmiana kursu walut Studium przypadku 5.7. Na przykład w styczniu organizator ma świadomość, że kontrahentowi zagranicznemu we wrześniu będzie musiał zapłacić za wykorzystane świadczenia kwotę 5000 EUR. Świadczenia zakupione w dewizach organizator sprzedaje klientom za złotówki. W dniu sporządzania kalkulacji kurs EUR do PLN wynosił 3,76 PLN, czyli żeby w styczniu kupić 5000 EUR, organizator potrzebuje 18 800,00 PLN. Ponieważ kursy walut są zmienne, jeżeli złoty osłabnie, to jego wartość we wrześniu będzie niższa niż w styczniu. Przy założeniu, że kurs będzie wynosił 3,88 PLN, do zakupienia 5000 EUR konieczne będzie 19 400,00 PLN. Jeżeli w kalkulacji imprezy zagranicznej wyjazdowej nie zostaną przewidziane skutki dewaluacji złotego, organizator poniesie stratę. Odwrotnie będzie wyglądała sytuacja, jeśli w okresie styczeń-wrzesień złoty się umocni w stosunku do euro i będzie kosztował np. 3,66 PLN. Wówczas we wrześniu organizator będzie miał do zapłacenia 18 300,00 PLN. Źródło: Obsługa ruchu..., op. cit., s. 202.

Ryzyko nie sprzedania wszystkich miejsc W przypadku imprezy sprzedawanej z wolnej akwizycji należy założyć pewne ryzyko, wiążące się z faktem, że nie wszystkie miejsca zostaną sprzedane. Dotyczy to kosztów stałych. Na przykład jeżeli organizator dysponuje 50 miejscami, a zakłada 10-procentowy poziom ryzyka, koszty stałe będą dzielone przez 45 (90% x 50 = 45), a nie przez 50.