Przygotowanie i realizacja planu finansowego dla biblioteki Przygotowanie i realizacja planu finansowego dla biblioteki. Koszty osobowe, rzeczowe i inne. Bogumiła Urban

Plan prezentacji Dlaczego plan finansowy jest niezbędny w bibliotece? Przygotowanie planu finansowego. Zatwierdzenie planu finansowego. Realizacja planu finansowego. (Ewentualna) korekta planu finansowego. Wnioski.

Dlaczego plan finansowy jest niezbędny w bibliotece? Finanse stanowią kościec działania jakiejkolwiek jednostki organizacyjnej; Nowoczesne profesjonalne zarządzanie nie obędzie się bez prawidłowo skonstruowanego i realizowanego bez zarzutu planu finansowego. Planowanie jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania (plan strategiczny, plan marketingowy, plan zatrudnienia, plan szkoleń, plan inwestycyjny); W obiektywnej formie wartości liczbowych (finansowych) odbija się wszelka aktywność biblioteki; Narzędzie oceny dyrektora/kierownika biblioteki; Narzędzie do konstruowania zestawień finansowych zmiennych w czasie.

Plan finansowy jako podstawowy instrument zarządzania Dokument obejmujący w formie ilościowej i rzeczowej spodziewane przychody i koszty danej jednostki. Jest swego rodzaju prognozą, projektem...Jest planem działania ujętym w formie finansowej. Stosowane są terminy biznes plan lub rachunek wyników. O czy nie będę mówiła: 1. O planach finansowych będących integralną częścią planów inwestycyjnych (n.p. feasibility study, pre-feasibility study); 2. O planach finansowych będących integralną częścią planów marketingowych; 3. O analizie finansowej.

Przychody - Koszty = Wynik finansowy (zysk lub strata) Styczeń Luty ... .... SUMA Przychody 7 6 50 Koszty 5,5 5 43 Wynik finansowy 1,5 1

Rok budżetowy (rok finansowy) Rok finansowy - okres 12 miesięcy, na które rozłożone są rachunki przedsiębiorstwa. Sporadycznie rok finansowy może być okresem dłuższym lub krótszym niż 12 msc. Od stycznia do grudnia, od października do września. Leksykon Finanse. Emka, Warszawa 1997, s.200

Przychody w bibliotece Głównie - Środki finansowe przeznaczane na działalność biblioteki przez założyciela. Szkoła wyższa Samorząd Kuratorium ....... W małym stopniu - Wypracowane środki z opłat – są minimalne, należy uważać, by nie być w sprzeczności z Ustawą o bibliotekach 27 czerwca 1997, art.14

Koszty w bibliotece Koszty, o jakich mówimy w bibliotece to głównie koszty operacyjne (koszty działalności operacyjnej). Definicje: 1. Koszty działalności operacyjnej - koszty bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności (...) usługowej (...). B. Olzacka, R. Pałczyńska Gościniak Leksykon zarządzania finansami Gdańsk, 1998, s. 143 2. Koszty operacyjne - koszty ponoszone w związku z podstawową działalnością firmy. R. Koch Słownik zarządzania i finansów Kraków 1994, s. 114

Koszty osobowe Wynagrodzenie brutto, premie, nagrody, inne. Świadczenia na rzecz pracowników: odpisy na zakładowy fundusz świadczeń społecznych, koszty posiłków, dopłaty do biletów, ekwiwalenty, szkolenia, nakłady na bhp, podróże służbowe, odprawy emerytalne, pośmiertne; Ubezpieczenia społeczne (ZUS): emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe; Pozostałe podatki; Odpis na Fundusz Pracy (przeciwdziałanie bezrobociu); Odpis na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (w przypadku niewypłacalności pracodawcy). Jacek Kulicki Koszty zatrudnienia pracowników, Kraków 2003

Koszty rzeczowe Nie jest to termin z ustawy o rachunkowości, rzadko pojawia się w podręcznikach i leksykonach. Jest to swego rodzaju skrót myślowy obejmujący to, co nie jest kosztami osobowymi i finansowymi.

Przygotowanie planu finansowego Przygotowuje go dyrektor/kierownik biblioteki w porozumieniu z zwierzchnikiem, kwestorem (księgową), swoim zespołem i ewentualnie szefami działów technicznego, informatycznego lub innych; Przygotowania należy zacząć na kilka miesięcy przed wejściem danego planu finansowego w życie.

Założenia do planu finansowego Dokument zawierający opis poszczególnych kategorii, np.: „Inwestycje: 1. Sprzęt komputerowy z przeznaczeniem na Bibliotekę Cyfrową - 1pojedynczy zestaw komputerowy Procesor Intel 2,6 GHz x 2, 2xdysk SCSI 73 GB mirror, Kontroler 2-4 GB RAM UPS 1000W – wg cennika DELL. 2.  Regały na książki do wypożyczalni – 10 sztuk; 3.  Regały metalowe (7 półek na regale) – 11 sztuk do archiwum (5 sztuk – szerokie ok.130 cm, 6 sztuk wąskie ok. 95 cm.); 4.  Szafka – wrzutnia na książki na korytarzu – 1 sztuka; 5.  Gabloty na nowości na korytarzu – 2 sztuki; Zasoby biblioteczne (rubryka Książki, druki, prenumerata): 1. Książki – przyjęto na podstawie ubiegłego roku, pomniejszone o koszty biblioteki cyfrowej. Przez pierwsze miesiące (za wyjątkiem października z powodu stropu) zwiększono kwoty, bo zapotrzebowanie na początku roku akademickiego jest bardzo duże. Podstawą kalkulacji jest założenie kwotę 2,8 zł. na 1 studenta w ciągu 1 miesiąca z przeznaczeniem na zakup książek. 2. Czasopisma – przyjęto na podstawie prenumeraty za rok ubiegły z rezerwą na ewentualną konieczność zamówienia nowych tytułów; 3. Bazy danych – prenumerowane bazy: Lex dla Banków Prestige oraz Emerald, ProQuest 4. Multimedia – kategoria ta obejmuje kasety audio (głównie do nauki języków), kasety video i płyty CD. 5. Pozostałe materiały – uwzględniono paski zabezpieczające do nowo zakupionych książek, tonery, dyskietki i płyty CD, oznaczenia w bibliotece, 2 pendrivy, dekoracje, podpórki do książek.”

Zatwierdzenie planu finansowego Zatwierdzenie planu finansowego poprzedzają negocjacje, rozmowa z mocodawcą (kanclerz?, kwestor?, dziekan?, dyrektor?). Zadaniem dyrektora biblioteki jest obronić wszystkie zaplanowane pozycje budżetowe. Dwie tendencje: - planować więcej, bo „i tak obetną”. - planować rzetelnie.

Realizacja planu finansowego Rubrykę Wykonanie uzupełnia się co miesiąc i liczy % wykonania. Styczeń Luty Plan Wykonanie % Książki 18000 15000 83% 18500 103% Czasopisma

Korekta planu finansowego Jeżeli zaistnieje sytuacja znaczących zmian (zarówno wzrostu, jak i spadku) w zaplanowanych poziomach kosztów (przychodów) należy przygotować korektę planu finansowego, która uwzględnia nową sytuację.

Wnioski Planowanie finansowe stanowi (powinno stanowić?) podstawę zarządzania biblioteką. Kompetencje z zakresu finansów dyrektora/kierownika biblioteki wpływają na jej funkcjonowanie. Konstrukcja i realizacja dobrego planu finansowego może nie jest łatwa, ale jest w możliwościach większości z nas; Planowanie finansowe jest korzystne dla biblioteki.

Serdeczne podziękowania dla Miłki i Jej Zespołu oraz dla wszystkich Państwa. Bogumiła Urban