ALTERNATYWNE METODY PRZEPROWADZANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (PRZETARGI OGRANICZONE, UMOWY RAMOWE)

PODSTAWOWE TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PRZETARG OGRANICZONY jest obok przetargu nieograniczonego (w przypadku zamawiających klasycznych) i negocjacji z zachowaniem konkurencji (w przypadku zamawiających sektorowych), podstawowym trybem udzielania zamówień - jego zastosowanie nie wymaga uzasadnienia ani wystąpienia jakichkolwiek przesłanek. Zamawiający może skorzystać z trybu przetargu ograniczonego, w każdej sytuacji, gdy uzna, że udzielenie zamówienia w tym trybie będzie dla niego w danej sytuacji bardziej korzystne.

PRZETARG OGRANICZONY PRZETARG OGRANICZONY - to tryb udzielenia zamówienia, w którym, w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert (art. 47 – 53 Prawa zamówień publicznych). Zamawiający określa w ogłoszeniu o zamówieniu informację o liczbie wykonawców, których zaprosi do składania ofert. Liczba ta nie może być mniejsza od 5 i większa od 20. Bardzo istotnym elementem ogłoszenia jest określenie warunków udziału w postępowaniu, w tym odnoszących się do właściwości wykonawcy, wraz z podaniem ich znaczenia oraz opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. Istotna kwestia - zgodnie z aktualnym orzecznictwem Krajowej Izby odwoławczej potencjał podmiotu trzeciego może służyć wyłącznie w celu potwierdzania spełniania warunków udziału w postępowaniu, a nie może służyć uzyskiwaniu dodatkowych w punktów w celu uzyskania lepszego miejsca na liście rankingowej Wykonawców.

PODSTAWOWE RÓŻNICE MIĘDZY PRZETARGIEM NIEOGRANICZONYM I OGRANICZONYM PRZETARG NIEOGRANICZONY PRZETARG OGRANICZONY jednoetapowy (ocena podmiotowa i przedmiotowa równocześnie – w jednym etapie) dwuetapowy (ocena podmiotowa i przedmiotowa podzielona na dwa etapy) oferty mogą złożyć wszyscy Wykonawcy oferty mogą złożyć wyłącznie Wykonawcy zaproszeni do złożenia oferty SIWZ zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego – dostępna dla wszystkich SIWZ przekazywana tylko Wykonawcom zaproszonym do złożenia oferty wadium wnoszone przez wszystkich Wykonawców zainteresowanych udziałem wadium wnoszone przez Wykonawców zaproszonych do złożenia termin na złożenie odwołania dot. wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty i wybór najkorzystniejszej oferty biegnie w jednym czasie termin na złożenie odwołania dot. wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty i wybór najkorzystniejszej oferty rozbity na dwa etapy

ETAPY PRZETARGU OGRANICZONEGO PIERWSZY ETAP - kwalifikacja wykonawców (ocena podmiotu i jego zdolności), na który składają się: Ogłoszenie o zamówieniu Składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Ocena wniosków Zaproszenie do składania ofert Wykonawcy zainteresowani wykonaniem zamówienia składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a po stwierdzeniu przez zamawiającego, że spełniają oni warunki dopuszczenia do udziału w postępowaniu, zamawiający zaprasza do drugiego etapu tylko tych, którzy spełnili te warunki i tylko im zamawiający wysyła zaproszenia do składania ofert wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. DRUGI ETAP - „normalny” przetarg (ocenie podlegają tylko warunki przedmiotowe) Drugi etap postępowania przebiega podobnie jak w przetargu nieograniczonym i wyróżnić w nim możemy : Składanie ofert Ocenę ofert i wybór oferty najkorzystniejszej Zawarcie umowy

ZALETY PRZETARGU OGRANICZONEGO oddzielenie od siebie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i oceny ofert - Wykonawcy mogą bardziej skupić się na wykazaniu swojej zdolności do wykonania zamówienia a zamawiający oceniając spełnienie warunków udziału w postępowaniu przez konkretnych wykonawców, nie stoi pod ewentualną presją wyboru oferty najkorzystniejszej (zwłaszcza najtańszej) co nie zawsze musi iść w parze z wyborem najsolidniejszego wykonawcy zapewnia wcześniejszą preselekcję wykonawców (w oparciu o ich wiedzę/ doświadczenie/potencjał techniczny/środki finansowe) wzmacniając konkurencję i ograniczając ryzyko wyboru wykonawcy, który nie zapewnia rękojmi należytego wykonania umowy możliwość wszczęcia postępowania, przed przygotowaniem kompletnej specyfikacji istotnych warunków zamówienia (Zamawiający może „dopracować” SIWZ po ogłoszeniu zamówienia – w trakcie kwalifikacji wykonawców), co w powiązaniu z możliwością skrócenia terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz ofert w przypadku pilnej potrzeby udzielania zamówienia, umożliwia szybsze uzyskanie zamówienia

ZALETY PRZETARGU OGRANICZONEGO ograniczenie liczby pytań do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pytania zadają wyłącznie Wykonawcy zaproszeni do złożenia oferty, co może wpłynąć na znaczne ograniczenie liczby pytań mniejsze koszty ponoszone zarówno przez Zamawiającego jak i Wykonawców – Zamawiający nie ponosi kosztów sprawdzania dużej liczby ofert a Wykonawcy nie ponoszą kosztów przygotowania oferty, w przypadku, gdy są zainteresowani udziałem w postępowaniu a nie zostaną zaproszeni do złożenia oferty

WADY PRZETARGU OGRANICZONEGO zazwyczaj procedura trwa dłużej niż w przypadku przetargu nieograniczonego ryzyko składania odwołań zarówno na etapie oceny wniosków jak i oceny ofert ryzyko braku konkurencji, w przypadku, gdy zostanie złożony tylko jeden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub tylko jeden wykonawca będzie spełniał warunki udziału w postępowaniu

REKOMENDACJA PRZETARGU OGRANICZONEGO jeżeli zamówienie ze względu na swoją specyfikę (rozmiar, specjalistyczny charakter) może być wykonane we właściwy sposób tylko przez ograniczony krąg wykonawców legitymujących się najwyższym doświadczeniem, potencjałem technicznym lub ekonomicznym - np. roboty budowlane, nie należące do zamówień powszechnie dostępnych jeżeli koszt badania i oceny ofert byłby niewspółmiernie wysoki w stosunku do osiąganych korzyści lub wartości zamówienia (zwłaszcza jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane są oferowane na podobnych warunkach cenowych, przy jednoczesnym znacznym nasileniu konkurencji) – przykład 27 ofert na remont dachu, gdzie ocena ofert zajęła ponad miesiąc czasu, a wartość szacunkowa wynosi ok. 100 000 zł

PRZYKŁADY UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE PRZETARGU OGRANICZONEGO Zamówienia publiczne udzielone przez Tramwaje Warszawskie Sp. z o.o. w wyniku przeprowadzenia postępowania w trybie przetargu ograniczonego: Dostawa 186 tramwajów całkowicie niskopodłogowych wraz ze specjalistycznym wyposażeniem obsługowym, pakietem naprawczym i pakietem eksploatacyjno-naprawczym (cena brutto wybranej oferty: 1 497 672 000,00 zł) Wykonanie remontu i rozbudowy trasy tramwajowej od węzła Targowa/Kijowska do węzła Targowa/Zieleniecka wraz z pętlą „Zieleniecka” – I etap (cena brutto wybranej oferty: 37 554 022,98 zł) Wykonanie remontu i rozbudowy trasy tramwajowej w ciągu ul. Targowej, na odcinku ul. Białostocka - ul. Kijowska oraz w al. Zielenieckiej, od pętli Zieleniecka do al. Waszyngtona – II etap (cena brutto wybranej oferty: 36 285 000,00 zł) Budowa elementów infrastruktury trakcyjnej trasy tramwajowej na Moście Marii Skłodowskiej – Curie wraz ze stacją prostownikową „Obrazkowa” (cena brutto wybranej oferty (cena brutto wybranej ofert: 10 194 978,00 zł) Dostawa 45 niskopodłogowych tramwajów dwukierunkowych wraz ze specjalistycznym wyposażeniem obsługowym, pakietem naprawczym, pakietem eksploatacyjno-naprawczym i wykonywaniem napraw powypadkowych w okresie gwarancji tramwajów (cena brutto wybranej oferty: 380 088 552,26 zł) Wszystkie ww. umowy są realizowane w ramach projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU – WAŻNA KWESTIA Opis przedmiotu zamówienia zawarty w ogłoszeniu o zamówieniu: nie może być zbyt ogólny – ryzyko, że udziałem w postępowaniu nie zainteresują się właściwi Wykonawcy; nie może być zbyt szczegółowy – ryzyko, że nawet w przypadku konieczności zmian opisu przedmiotu zamówienia na etapie przed złożeniem oferty (np. w wyniku pytań Wykonawców zaproszonych do złożenia oferty) nie jest możliwa zmiana opisu przedmiotu zamówienia w zakresie zawartym w ogłoszeniu o zamówieniu (zmiana ogłoszenia jest możliwa jedynie do upływu terminu składania wniosków do dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

UMOWY RAMOWE UMOWA RAMOWA nie jest trybem udzielenia zamówienia ani umową dotyczącą realizacji konkretnej dostawy, usługi lub roboty budowlanej – określa jedynie przyszłe, ramowe zamówień, które mają być w przyszłości udzielone na jej podstawie. Wykonawcy, którzy podpisali z Zamawiającym umowę ramową zobowiązują się jedynie do realizacji zadań stanowiących przedmiot umowy – deklarują tzw. gotowość do realizacji danych dostaw, usług lub też robót budowlanych. Na podstawie umowy ramowej Zamawiający udziela zamówienia wytypowanemu Wykonawcy.

TRYB WYBORU WYKONAWCÓW – UMOWY RAMOWE Zamawiający może zawrzeć umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielenia zamówień publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Kolejne zamówienia - już po podpisaniu umowy ramowej i udzielane na jej podstawie – można zlecić znacznie szybciej, bo sprawdzonym i wybranym wcześniej wykonawcom. W czasie trwania umowy ramowej zamawiający może udzielić dowolnej liczby zamówień odnoszących się do przedmiotu zamówienia określonego w umowie ramowej, z tym, że udzielając każdego z zamówień, należy zawierać indywidualną umowę o jego realizację. Należy pamiętać, że umowa o wykonanie danego zamówienia musi być zgodna z warunkami określonymi w umowie ramowej.

ZAWARCIE UMOWY RAMOWEJ Umowę ramową Zamawiający może podpisać: z jednym wykonawcą, jeżeli z przyczyn technicznych lub organizacyjnych zawarcie umowy z większą liczbą wykonawców byłoby dla zamawiającego niekorzystne; z co najmniej z trzema wykonawcami, chyba że oferty niepodlegające odrzuceniu złożyło mniej wykonawców. Wydaje się, że optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy ramowej z co najmniej trzema, ale nie więcej niż pięcioma wykonawcami, co pozwala na zachowanie konkurencyjności w trakcie prowadzenia postępowań zmierzających do wyboru konkretnego wykonawcy danego zamówienia objętego umową ramową i jednocześnie zapewnia sprawną procedurę udzielenia konkretnego już zamówienia.

WYBÓR WYKONAWCY KONKRETNEGO ZAMÓWIENIA Po zawarciu umowy ramowej zamawiający dokonuje wyboru konkretnego wykonawcy danego zamówienia w trybie: zamówienia z wolnej ręki - jeżeli umowa ramowa została zawarta tylko z jednym wykonawcą – w takim przypadku Zamawiający przekazuje Wykonawcy zaproszenie do negocjacji, a wraz nim wszelkie proponowane postanowienia, które mają zostać wprowadzone do umowy ; negocjacji bez ogłoszenia - jeżeli umowa ramowa została zawarta z więcej niż jednym wykonawcą - w takim przypadku Zamawiający zaprasza wszystkich wykonawców do złożenia oferty. Udzielając zamówienia w tym przypadku, stosuje się odpowiednio określone w ustawie Pzp przepisy tej ustawy (tj. art. 45 i 46 - dotyczące wadium, art. 60 ust. 2 - określający minimalny zakres informacji, które należy zamieścić w zaproszeniu do składania ofert ,oraz art. 64 ust. 1 i 3 - nakazujący wyznaczyć termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie ofert oraz przekazanie SIWZ wraz z zaproszeniem do składania ofert).

KIEDY WARTO PODPISAĆ UMOWY RAMOWE Umowy ramowe warto podpisać w odniesieniu do zamówień powtarzalnych, dotyczących konkurencyjnego segmentu rynku, w sytuacji, gdy Zamawiający nie jest w stanie z góry określić precyzyjnie zakresu zamówienia. Przykłady: szlifowanie torów na różnych odcinkach torowiska, roboty brukarskie, usługi konserwacji sprzętu.

Szef Biura Zamówień Publicznych Tramwaje Warszawskie Sp. z o.o. OPRACOWAŁA: Renata Krzyżanowska Szef Biura Zamówień Publicznych Tramwaje Warszawskie Sp. z o.o.   W przypadku pytań do prezentacji proszę o kontakt: rkrzyzanowska@tw.waw.pl 22 532 61 61, 602 684 459