ZEBRANIE jako środek łączności organizacyjnej © WR - PRACOWNIA TECHNIKI BIUROWEJ Zespół Szkół Ekonomiczno-Rolniczych w Lesku - 2004

ZEBRANIE W firmie bardzo ważnym elementem komunikowania się są narady i różnego rodzaju zebrania, podczas których są przekazywane informacje i podejmowane decyzje dotyczące istnienia i działalności instytucji.

RODZAJE ZEBRAŃ... Zebrania otwarte - dostępne dla wszystkich Zebrania przy drzwiach zamkniętych - z udziałem wyłącznie osób zaproszonych Zebrania zewnętrzne - z udziałem fachowców z zewnątrz Zebrania wewnętrzne - wyłącznie dla członków organizacji, pracowników firmy itp.

CELE ZEBRANIA Przekazywanie informacji Wymiana pomysłów Rozwiązywanie problemów Podejmowanie decyzji

FAZY ORGANIZACJI ZEBRANIA Opracowanie założeń zebrania Prace przygotowawcze Realizacja programu zebrania Prace realizowane po zebraniu

OPRACOWANIE ZAŁOŻEŃ ZEBRANIA Rodzaj i cel zebrania Ramowo sformułowana tematyka Zasady pozyskania referentów i materiały źródłowe Liczba i zasada doboru uczestników Sposób wykorzystania wyników zebrania Ramowe zasady obsługi i zaopatrzenia zebrania Preliminarz kosztów i określenie źródeł ich pokrycia

PRACE PRZYGOTOWAWCZE Określenie miejsca, terminu, programu i wstępnej listy uczestników zebrania Przygotowanie materiałów Ustalenie kto będzie referował zagadnienia Wysyłanie zaproszeń i przyjmowanie potwierdzenia uczestnictwa, sporządzenie ostatecznej listy uczestników zebrania Zamawianie zakwaterowania, wyżywienia i innych świadczeń dla uczestników zebrania (o ile taka potrzeba istnieje)

CZYNNOŚCI REALIZOWANE TUŻ PRZED ZEBRANIEM Sprawdzenie stanu technicznego pomieszczeń Sprawdzenie urządzeń technicznych - nagłośnienie, projektory multimedialne, rzutniki pisma ... Przygotowanie recepcji, szatni itp..

PRZEBIEG ZEBRANIA Zebranie prowadzi przewodniczący zebrania. Osobę przewodniczącego wyznacza się na kilka dni przed zebraniem lub określa się osobę otwierającą zebranie, a przewodniczącego wybierają uczestnicy zebrania (w wyniku jawnego lub tajnego głosowania). Do przewodniczącego należy: uczestnictwo w przygotowaniu zebrania prowadzenie zebrania wykonanie prac po zakończeniu zebrania

Podczas zebrania przewodniczący: Otwiera zebranie, przedstawia osoby nowe, nie znane gronu uczestników Przedstawia porządek obrad Przedstawia osoby, które będą zabierały głos Pobudza uczestników do dyskusji Czuwa aby zebranie nie przeciągało się Podaje propozycje rozwiązań (w wyjątkowych sytuacjach) Przestrzega regulaminu głosowania Zapobiega konfliktom Zamyka zebranie

Stałe punkty większości zebrań: Otwarcie zebrania i powitanie uczestników Odczytanie porządku obrad i przyjęcie (po ewentualnych zmianach) porządku obrad przez uczestników Przekazywanie różnych informacji... Możliwość zgłoszenia spraw różnych (nie dotyczących wcześniej omawianych punktów) Zgłaszanie wniosków, podejmowanie uchwał Przekazanie informacji o następnym zebraniu Zakończenie

Komisje specjalne lub statutowe Komisja mandatowa - stwierdza prawomocność obrad Komisja statutowa - opracowuje zmiany w statutach Komisja wyborcza - na zebraniach wyborczych lub przedwyborczych przeprowadza wybory kandydatów do władz Komisja skrutacyjna - liczy głosy na zebraniach (wyniki głosowania) Komisja wnioskowa - zbiera, porządkuje i systematyzuje wnioski; prezentuje wnioski uczestnikom zebrania (w celu ich przyjęcia do realizacji)

PO ZEBRANIU PRZEWODNICZĄCY: Przesyła (jeśli trzeba) osobom udzielającym wyjaśnień oraz uczestniczącym w dyskusji ich wypowiedzi w celu autoryzowania Pilnuje aby został sporządzony protokół zebrania Dokonuje rozliczenia finansowego zebrania Opracowuje wnioski dotyczące organizacji przyszłych zebrań (na podstawie niedociągnięć z odbytego zebrania) Doręcza (w razie potrzeby) pełne protokoły uczestnikom zebrania Wydaje polecenia dotyczące realizacji uchwał zebrania Czuwa nad realizacją uchwał