Ogólnie o kartotekach systemu – Klienci, Lekarze, Dostawcy… czyli tworzenie kartotek i ich edycja.

Na początku pracy z programem należy uzupełnić kartoteki Klientów, Lekarzy, Dostawców, Odbiorców NIP, Działów. Kartoteki te mogą być tworzone w późniejszym czasie, lecz ze względu na szybkość obsługi klienta, wygodę w dalszej obsłudze, sugerujemy wypełnienie tych kartotek.

Klienci: Aby dostać się do bazy Klientów, klikamy ikonkę na niebieskim pasku po lewej stronie lub w górnym pasku menu – Kartoteki – Klienci. Otwiera się okno, w którym znajduje się lista klientów. Na początku jest ona pusta. Przystępujemy do dodania pierwszego klienta, klikamy na przycisk - Dodaj.

Dodawanie Klienta. W otwierającym się oknie wypełniamy pola z danymi (oznaczone na niebiesko obowiązkowe) i klikamy przycisk – OK (klient zostaje dodany do bazy).

Przyciski: Popraw, Usuń, Wybierz. Wyszukiwanie klienta w bazie. Jeśli „podświetlimy” dane klienta możemy za pomocą przycisku – Popraw, wejść w edycję jego danych a następnie klikając - OK. zapisać zmiany. Klienta można za pomocą przycisku – Usuń, trwale usunąć z bazy. Uwaga! Jeśli na koncie klienta są zapisane informacje o zakupach itp. to usunięcie będzie niemożliwe do momentu wykonania inwentaryzacji, która usunie historię zakupów itp. Aby znaleźć klienta w żółtym pasku – Nazwisko, wpisujemy trzy pierwsze litery nazwiska, program automatycznie wyświetli znalezionych klientów.

Przyciski – Historia Zam., Historia PA Klikając na przycisk – Historia Zam., mamy wgląd do wszystkich zamówień wystawionych dla danego klienta, natomiast przycisk – Historia PA, pozwala nam obejrzeć listę i zawartość wszystkich paragonów wystawionych dla danego klienta. Uwaga! Jeśli klient zakupił produkt – okulary korekcyjne do dali, bliży, progresywne (7% vat) to w oknie – Historia Zam. będą widoczne składniki tego wyrobu a w oknie – Historia PA, będzie tylko informacja, np. – Wyrób med. – okulary kor. do dali.

Lekarze: Aby otworzyć kartotekę lekarzy, klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Lekarze. Aby dodać lekarza wypełniamy pola (oznaczone na niebiesko obowiązkowe) i klikamy przycisk – Dodaj. Uwaga! Jeśli dodajemy lekarza lub optometrystę, który będzie pracował w module – Gabinet okulistyczny, odznaczamy pole – Lekarz jest pracownikiem w gabinecie… Po „podświetleniu” i dwukrotnym kliknięciu wybranego lekarza możliwe jest poprawianie danych za pomocą przycisku – Popraw. Usuwanie lekarza jest możliwe, jeśli nie istnieją przypisane do niego zamówienia.

Dostawcy: W celu otwarcia okna – Dostawcy, klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Dostawcy/Odbiorcy – Dostawcy W oknie tym gromadzi się dostawców, u których zaopatrujemy się w towar. Mogą to być producenci lub lokalne hurtownie. Wyszukiwanie dostawcy odbywa się po – Nazwie, NIP-ie, Mieście. Wystarczy wpisać trzy pierwsze znaki nazwy. Dane dostawcy można poprawić – przycisk Popraw. Dostawcę można usunąć – Usuń, jeśli nie są przypisane do niego przyjęcia.

Dodawanie Dostawcy: Aby dodać dostawcę klikamy przycisk – Dodaj. W pojawiającym się oknie wypełniamy dane dostawcy (niebieskie pola obowiązkowe) i klikamy – OK.

Odbiorcy NIP: W systemie DAPP Optic istnieje odrębna baza klientów NIP. Są to firmy, które są płatnikami faktur vat. Możliwe jest wystawienie faktury – odbiorca (Kowalski), płatnik (firma). Klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Dostawcy/Odbiorcy – Odbiorcy (NIP). Sposób dodawania, poprawiania i usuwania odbiorców NIP jest taki sam jak w przypadku Dostawców.

Działy: Magazyn towarów w systemie DAPP Optic jest podzielony na trzy główne grupy: 1.Artykuły optyczne. 2.Soczewki kontaktowe. 3.Pozostałe. W obrębie tych trzech grup należy stworzyć tzw. Działy i w nich tworzyć kartoteki konkretnych towarów.

Tworzenie działów: Klikamy w górnym pasku menu – Kartoteki – Działy. W pojawiającym się oknie w polu – Nazwa, wpisujemy nazwę działu, np. : OPRAWY OKULAROWE i w polu – Dotyczy sprzedaży wybieramy – OPTYKI (ważne by nie przypisać działu do niewłaściwej grupy!)