Przyjmowanie pism według systemu bezdziennikowego 

Przyjmowaniem, rozdzielaniem i wysyłaniem pism w jednostkach organizacyjnych zajmuje się kancelaria ogólna, a w mniejszych firmach zadania te wykonuje sekretariat.

Czynności wykonywane przez pracowników przy przyjmowaniu pism zwykłych 1. Porządkują je i grupują w następujący sposób: * korespondencja pilna: telegramy, telefonogramy, wiadomości telefaksowe, przesyłki ekspresowe; * korespondencja specjalna: przesyłki polecone, za pobraniem pocztowym, za potwierdzeniem odbioru, wartościowe; * korespondencja bankowa; * czasopisma, foldery reklamowe; * pisma skierowane osobiście do kierownika, kogoś z personelu; * paczki Jednocześnie pracownicy sprawdzają, czy pisma te nie zostały mylnie skierowane, jeśli tak, odkłada się je na bok.

2. Otwierają korespondencję i ponownie sprawdzają, czy pisma zostały właściwie skierowane, mylnie skierowane przesyłki wysyła się pod właściwy adres lub zwraca do nadawcy; 3. Sprawdzają liczbę załączników i porównują z liczbą wyszczególnioną w piśmie, w przypadku różnic dokonują na piśmie adnotacji o faktycznej liczbie załączników; 4. Przystawiają w polu wpływu pisma pieczątkę wpływu i wypełniają ją. Używanie pieczątki wpływu wymaga znajomości kilku zasad: * pieczątkę wpływu przystawia się w polu wpływu pism przychodzących; * pism poufnych i adresowanych imiennie nie otwiera się, pieczątkę wpływu przystawia się więc na stronie adresowej koperty; * pieczątkę wpływu przystawia się tylko na pismach głównych, załączników nie stempluje się; 5. Otrzymane pisma zwykłe przekazywane są do komórek organizacyjnych bez kopert, chyba że w piśmie nie ma daty lub adresu nadawcy, wtedy załącza się do pisma kopertę, na której jest stempel pocztowy z datą i pieczątką nadawcy, z jego nazwą i adresem;

Pieczątka wpływu- podstawowe elementy Pozostałe informacje: znak pisma, liczba załączników, określenie sprawy znajdują się na piśmie i dlatego nie muszą być podawane na pieczątce wpływu

Przy przyjmowaniu pism poufnych obowiązują odrębne zasady!! 1. Jeśli po otwarciu koperty i stwierdzeniu, że pismo jest podwójnie kopertowane, a na drugiej kopercie jest napis POUFNE oraz informacja dla kogo jest przeznaczone, nie otwiera się drugiej koperty, lecz po przystawieniu na niej pieczątki wpływu przekazuje się adresatowi; 2. Jeśli po otwarciu koperty nie stwierdza się w niej drugiej z informacją POUFNE, jednak w trakcie czytania okazuje się, że jest to pismo poufne ( np. w treści pisma jest zawarta tajemnica służbowa , na piśmie jest naniesiona informacja POUFNE), obowiązkiem kancelarii jest zakopertowanie pisma, zaklejenie koperty i naniesienie na niej informacji POUFNE.

Pisma tajne 1. Jeżeli w firmie występują pisma tajne, wówczas zasady postępowania z nimi regulują odrębne przepisy. 2. Pismami tymi zajmuje się kancelaria tajna. Pracowników tej kancelarii obejmuje tajemnica służbowa. 3. Obecnie pisma tajne występują głównie w administracji państwowej, wojsku, policji, sądownictwie, jednostkach naukowo-badawczych oraz w przemyśle zbrojeniowym.