Małgorzata Spychała Politechnika Poznańska Poznań 08.02.2012 Analiza stanowiska pracy i kompetencji komunikacyjnych menedżerów w XXI w. Małgorzata Spychała Politechnika Poznańska Poznań 08.02.2012 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Plan spotkania Opis stanowiska pracy Zastosowanie analizy stanowiska pracy Zadanie – metoda burzy mózgów Kompetencje i predyspozycje menedżera Istota kompetencji komunikacyjnych menedżera Analiza kompetencji komunikacyjnych Analiza badań kompetencji komunikacyjnych studentów na kierunkach kierowniczych Małgorzata Spychała

„Nie posiadalibyśmy się ze zdumienia, gdybyśmy zaczęli robić wszystko to, do czego jesteśmy zdolni” Thomas Edison

Istota opisu stanowiska pracy Opis stanowiska pracy – to dokument organizacyjny zawierający informacje zadań, obowiązków, kompetencji, kwalifikacji i odpowiedzialności osoby zajmującej dane stanowisko. Małgorzata Spychała

Opis stanowiska pracy Nazwa stanowiska Identyfikacja stanowiska w strukturze organizacyjnej Zakres oczekiwanej pracy na danym stanowisku / zadań, czynności/ Wymagane kwalifikacje formalne – niezbędne do prawidłowej realizacji pracy na tym stanowisku. Identyfikacja profilu kompetencji wymaganych na stanowisku. Zasady oceny efektywności i oceny rozwoju pracownika na zajmowanym stanowisku pracy

II. Zakres zadań i czynności OPIS STANOWISKA PRACY I. Identyfikacja II. Zakres zadań i czynności III. Kwalifikacje IV. Kompetencje V. Ocena           Rys. 1. – Wzór opisu stanowiska pracy - główne obszary merytoryczne definiowania. Nowoczesny formularz opisu stanowiska pracy   Małgorzata Spychała

Zastosowanie opisu stanowiska pracy planowanie zatrudnienia, rekrutacja i selekcja kandydatów, adaptacja pracownika do stanowiska i kultury organizacyjnej, rozwój i szkolenia, ocena i weryfikacja pracy, wynagrodzenia, planowanie ścieżek kariery, komunikacja organizacyjna i strukturalna. Małgorzata Spychała

Ćwiczenie – metoda burzy mózgów Proszę na kartce napisać jedno zadanie menedżera sektora komunalnego. Następnie proszę podać kartkę osobie siedzącej z lewej strony, której zadaniem jest dopisanie kolejnego zadania menedżera. Małgorzata Spychała

Kompetencje i predyspozycje menedżera Umiejętność prezentacji Odpowiedzialność i uczciwość Umiejętność nawiązywania kontaktów Kreatywność Kompetencje komunikacyjne Asertywność Gotowość w podejmowaniu ryzyka Umiejętność wpływania na innych Wytrwałość w dążeniu do celu Negocjowanie Zdolności organizacyjne

Istota kompetencji komunikacyjnej Motywacja do kompetentnego komunikowania; Posiadanie wiedzy o sytuacji, w której komunikujemy się; Posiadanie umiejętności w rzeczywistym przekazywaniu wiadomości. Małgorzata Spychała

Kompetencje komunikacyjne – aktywne słuchanie Komunikacja niewerbalna okazanie zainteresowania dla wypowiedzi rozmówcy, nie przerywanie rozmówcy, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, otwarta postawa ciała, zwrócenie się w stronę rozmówcy, uśmiech, potakiwanie głową na znak zrozumienia, odpowiedni dystans, który preferuje nasz rozmówca, odzwierciedlanie jego postawy i gestów.

Kompetencje komunikacyjne – aktywne słuchanie Komunikacja werbalna wyjaśnianie poprzez zadawanie pytań parafraza, czyli omówienie wypowiedzi rozmówcy naszymi własnymi słowami zachęty werbalne – wyrażenia typu: „hm –hm”, „taak”, „proszę dalej”, „czy może mi Pan coś więcej powiedzieć na ten temat?” dopytywanie się o szczegóły, utrzymywanie tematu, który podjął rozmówca.

Kompetencje i predyspozycje menedżera Umiejętność prezentacji Odpowiedzialność i uczciwość Umiejętność nawiązywania kontaktów Kreatywność Kompetencje komunikacyjne Asertywność Gotowość w podejmowaniu ryzyka Umiejętność wpływania na innych Wytrwałość w dążeniu do celu Negocjowanie Zdolności organizacyjne

Analiza kompetencji społecznych Wystąpienia publiczne umiejętne prezentowanie danych, skutecznie posługiwanie się symbolami werbalnymi (słownictwo, składnia zdań, budowa wypowiedzi) oraz niewerbalnymi (płynność wypowiedzi, kontrolowanie głosu oraz koordynacja ruchów ciała)

Analiza kompetencji społecznych Wskaźniki behawioralne: - jasna i dostosowania do audytorium treść wypowiedzi; - unikanie błędów w wymowie; - przemawianie z głowy; - pewność siebie związana ze znajomością danego zagadnienia jak również znajomością swojej osobowości; - dostosowanie komunikacji niewerbalnej do wypowiadanych słów.

Poziomy kompetencji społecznych 1 Poziom 1 – Brak kompetencji Nie potrafi przemawiać, Często stosuje przerwy, Brak płynności wypowiedzi, Często korzysta z notatek, Brak pewności siebie, Złe przygotowanie merytoryczne, Brak dostosowania komunikacji werbalnej do gestów. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji społecznych 2 Poziom 2 – poziom podstawowy kompetencji Potrafi prezentować z głowy, Jest przygotowany merytorycznie, jednak w jego wypowiedziach brak pewności siebie, Jest wyuczony na pamięć, Nieliczne błędy w wymowie. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji społecznych 3 Poziom 3 - kompetencja rozwinięta w pełni Bardzo dobrze radzi sobie na podium, Potrafi kontrolować siebie i audytorium, Jest bardzo dobrze przygotowany merytorycznie, Posiada znajomość komunikacji niewerbalnej, która dostosowana jest to treści wypowiedzi Małgorzata Spychała

Luka kompetencyjna Komunikacja werbalna 3 Zapamiętywanie Komunikacja informacji Komunikacja niewerbalna 2 1 Umiejętność zadawania pytań Aktywne słuchanie Znajomość reguł interpersonalnych Wystąpienia publiczne wymagany poziom kompetencji komunikacyjnych na stanowisku rzeczywisty poziom kompetencji komunikacyjnych na stanowisku

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Okres badań: lata 2005-2007 Cel badania: zbadanie poziomu kompetencji komunikacyjnych studentów Politechniki Poznańskiej niezbędnych na stanowiskach kierowniczych. Zadanie studentów: przygotowanie 10-minutowej prezentacji na temat wskazany przez prowadzącego. Liczba studentów: 311 Zakres: Analizie poddano komunikację niewerbalną oraz komunikację werbalną studentów oraz wykorzystanie środków audiowizualnych przez studentów. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Komunikacja niewerbalna Postawa ogólna: spięta czy swobodna? Wzrok: skierowany na słuchaczy czy gdzie indziej? Gesty: zbyt ubogie, dostateczne, nadmierne, adekwatne czy zaprzeczające komunikacji werbalnej? Głos: siła głosu – słaba, właściwa czy nadmierna? Tempo wypowiedzi: wolne, właściwe czy szybkie? Akcentowanie: słabe czy właściwe? Ton: monotonny, nieokreślony czy rozmaity? Pauzy: krótkie, właściwe czy długie?

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Język Słownictwo: niewłaściwe czy właściwe? Czy występowały słowa pasożyty? Składnia: niepoprawna czy poprawna? Budowa wypowiedzi Wprowadzenie: złe, brak czy dobre? Zakończenie: złe, brak czy dobre?

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Błędy dotyczące komunikacji niewerbalnej – zbyt spięta postawa, wzrok skierowany nie na słuchaczy, gesty nieadekwatne do wypowiadanych słów, za mało gestów lub nadmierne. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie problemy z postawą ciała tylko 22% studentów była pewna siebie i swobodna, pozostali (78%) nie potrafili panować nad swoją postawą. duże problemy z kontaktem wzrokowym. Aż 38% studentów nie potrafiło utrzymać kontaktu wzrokowego z audytoriom, co znacznie obniża ocenę wystąpienia. Postawa Postawa ogólna Spięta 78% Swobodna 22%   Wzrok skierowany na Słuchaczy 62% Gdzie indziej 38% Gesty Zbyt mało 23% Dostateczne 73% Nadmierne 4% Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Błędy dotyczące głosu - słaba siła głosu, nadmierna siła głosu, - stłumiony lub bezdźwięczny głos, zbyt wolne tempo wypowiedzi, zbyt szybkie tempo wypowiedzi, - niewłaściwe akcentowanie zdań, monotonny ton wypowiedzi, zbyt krótkie pauzy, zbyt długie przerwy między paragrafami, za cichy głos Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Badani mieli największe problemy z monotonnym tonem wypowiedzi (41%) oraz odpowiednim akcentowaniem (34%), co znacznie wpływa na odbiór prezentacji. Głos Siła głosu Słaba 13% Właściwa 82% Nadmierna 5% Tempo wypowiedzi Wolne 10% Właściwe 79% Szybkie 11% Akcentowanie 34% 66%   Ton Monotonny 41% Nieokreślony 47% Rozmaity 12% Pauzy Krótkie 4% 87% Długie 9% Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie błędy dotyczące języka – zająknięcia, powtórzenia, pominięcia, pomyłki językowe, zdania niedokończone, niewłaściwe słownictwo, niepoprawna składnia, wymowa niewyraźna, seplenienie, połykanie końcówek, dodawanie słów pasożytów (eee,yyyy,..); używanie zwrotów "z nadmiarem" tj.: dwie równe połowy, autentyczny fakt; nadużywanie zwrotów tj.: to znaczy, po prostu, właściwie, szczerze mówiąc, prawda; błędy językowe tj: włanczać, wziąść, pięcet rozpoczynanie zdań od słowa : a więc; zakończenie zdaniem: ”to wszystko co miałem do powiedzenia”; Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Najczęstszym błędem prezentacji studentów PP jest używanie słów „pasożytów” (95%). Studenci nie mieli problemów ze składnią wypowiedzi (93%), Używali właściwego słownictwa (91%). Brak płynności wypowiedzi poprzez częste „pasożyty” znacznie obniża kompetencje komunikacyjne przyszłego menedżera. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Język Słownictwo Niewłaściwe 9% Właściwe 91% Słowa - pasożyty Tak 95% Nie 5% składnia Niepoprawna 7% Poprawna 93% Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Niepoprawna budowy wypowiedzi brak planu prezentacji, złe wprowadzenie, brak podsumowania i wniosków, brak przedstawienia się. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Budowa wypowiedzi Podane błędy świadczą o braku profesjonalizmu podczas publicznych przemówień. Wprowadzenie Złe, brak 2% Dobre 98% Plan Błędny, brak 7% Jasny 93% Podsumowanie Błędne, brak 18% 82% Przedstawienie się 12% 88% Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie niepoprawnie przygotowane folie – za małe litery (<12 pt), szeryfowe czcionki, stosowanie tekstu ciągłego, brak podpisania folii, brak numeracji, nieodpowiednie tło, brak kontrastu, nadmiar koloru, zbyt małe rysunki, tabele, wykresy. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Środki audiowizualne Wykorzystanie tych środków Komentowanie Dobre 98% Złe 2% Tablic 97% 3% Rysunków 95% 5% Dokumenty rozdawane Użyteczne Nieużyteczne Litery Za małe, za duże 17% 83% Czcionka Nieczytelna 21% Czytelna 79% Podpisanie folii Brak 11% Poprawne 89% Numeracja 18% Poprawna 82% Tablice, przezrocza, wideo tak 98% Nie 2% Tło slajdu Niepoprawne 7% Poprawne 93% Kontrast Brak 6% Poprawny 94% Kolor Nadmiar 3% 97% Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Wykorzystywane pomoce: tablica zielona, rzutnik do folii, ekran do folii, rzutnik multimedialny, komputer i akcesoria. Studenci stosowali bardzo małe czcionki (17%), mniejsze niż 12 pt, co znacznie obniża jakość oglądanego obrazu. 21 % badanych zastosowało czcionkę szeryfową (np. Times New Roman), która jest nieczytelna w pewnych odległościach Brak numeracji stron (18%) i podpisania slajdów (11%). Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie Posługiwanie się kolorem znacznie zwiększa zainteresowanie audytorium, jednak nadmiar kolorów lub mało kontrastowe kolory, utrudniają odbiór prezentacji. Nadmiar tekstu na slajdzie (22%), zbyt wiele informacji (17%) czy powielanie tekstu do czytania (6%). Prawidłowo przygotowane pomoce wizualne – przejrzyste, proste, które są z łatwością dostrzegane – pomagają słuchaczom w zrozumieniu i zapamiętaniu prezentacji. Małgorzata Spychała

Analiza kompetencji komunikacyjnych studentów kierunku Zarządzanie  Zadaniem studentów było przygotowanie prezentacji 10 minutowej, jednak tylko 28% studentów zmieściło się w ramach tego czasu (plus/minus 30sekund). Brak konspektu, brak schematu organizacyjnego wystąpienia oraz brak ćwiczeń przed lustrem powodują, że studenci nie potrafią zarządzać sobą i czasem. Małgorzata Spychała

Podsumowanie Efektywne wystąpienie publiczne to nie tylko na treść wypowiedzi, lecz także jej kontekst – ton głosu, gesty, pozę ciała osoby mówiącej i odległość, w jakiej pozostaje rozmawiając z audytorium, patrzenie rozmówcy w oczy, wygląd zewnętrzny . Znajomość braków kompetencyjnych z zakresu prezentacji i autoprezentacji pozwoli studentom na dobór odpowiednich szkoleń, treningów, które umożliwią zdobycie brakującej wiedzy i umiejętności. Małgorzata Spychała

Podsumowanie Umiejętność prezentacji w zawodzie menedżera jest nieunikniona, Aby być dobrym mówcą, trzeba posiadać wiele różnych umiejętności, z umiejętnością opanowania stresu na czele. Dobry mówca używa języka dostosowanego do odbiorcy. W przypadku menedżera język powinien być zatem na tyle prosty, żeby wszyscy pracownicy i klienci mieli szansę go zrozumieć, i zarazem na tyle specjalistyczny, żeby zachować precyzję wypowiedzi. Menedżer powinien upewniać się, że wszyscy go dobrze rozumieją. Podstawą udanego wystąpienia publicznego jest wiara w siebie i zaufanie do własnych możliwości. Małgorzata Spychała

Wiara w siebie to poczucie własnej wartości i świadomości osobistych możliwości i umiejętności.

Dziękuję za uwagę. Małgorzata Spychała Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego