Spis treści Przedstawienie firmy. Struktura organizacyjna. Schemat przepływu informacji w przedsiębiorstwie: Schemat przepływu informacji w procesie zamawiania towarów. Schemat przepływu informacji w procesie sprzedaży towarów. Schemat przepływu informacji w procesie reklamacji towarów. Schemat przepływu informacji w procesie wyboru asortymentu towarów i producentów towarów. Schemat przepływu informacji w procesie przygotowania promocji i reklamy. Dokumenty. Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji. Podsumowanie.

Przedstawienie firmy Firma, której działanie modelujemy jest wielobranżową hurtownią spożywczą. Wśród struktury organizacyjnej można wyróżnić następujące działy, które są odpowiedzialne za określone zadania: - Dział zamówień. Dział sprzedaży Magazyn Księgowość Dział transportowy Zarząd Marketing Komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami następuje poprzez odpowiednie dokumenty (fizyczne) przepływające pomiędzy działami oraz oraz poprzez sieciowy system komputerowy. System ten umożliwia korzystanie odpowiednim działom z informacji zawartych w bazach danych a także zmianę tych informacji. Każdy z działów ma powierzone ściśle określone zadania, dzięki czemu praca hurtowni jest zorganizowana. Zastosowany system komputerowy znacząco przyspiesza większość procesów zachodzących w firmie.

Zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych Dział zamówień: - wykonanie zamówienia do producentów - wykonanie zleceń do działu transporotwego - reklamowanie towaru do producenta (jeśli zachodzi taka potrzeba). Dział sprzedaży: - pobieranie zamówienień od klientów - wystawianie faktur - wdrożenie promocji - przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji od klienta Magazyn: - realizowanie zamówień - przyjmowanie towaru Księgowość : - księgowanie dokumentów - regulowanie należności i zobowiązań płatniczych wobec klientów, producentów oraz pracowników

Zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych Dział transportowy: - dostarczenie towarów od producenta do magazynu Zarząd: - rozpatrzenie projektu promocji przygotowanego przez marketing - kontrola pracy poszczególnych działów - ustalanie listy płac itp. Marketing: - wybieranie towarów, które mają być w hurtowni - przygotowanie materiałów reklamowych i promocyjnych - wykonanie statystyk

Zamawianie towaru Producent Zamówienie Towary które mają być w hurtowni Dane o towarach i producentach Producent Towar Należność Dział zamówień Sporządzenie zamówienia Faktura Dział tarnsporotwy Dostarczenie towaru Zlecenie Towar Faktura Aktualny stan Magazyn przyjęcie towaru Księgowość Księgowanie dokumentów Uaktualnienie stanu PZ (kopia) Uaktualnienie zobowiązań Stan magazynu Księgowość Regulowanie należności Zobowiązania płatnicze

Sprzedaż Stan Klient magazynu Dział sprzedaży Przyjęcie Zamówienia Zamówienie Uaktualnienie bazy Zamówienia Sprawdzanie/ uaktualnianie stanu magazynu Pobranie zamówienia Towary sprzedane Magazyn Przygotowanie towaru Towar do zafakturowania Uaktualnienie bazy Uaktualnienie bazy Kopia WZ Dział sprzedaży Fakturowanie Księgowość Księgowanie dokumentów Faktura Kopia faktury Księgowość Regulowanie należności Klient Należność Towar (dokument WZ)

Reklamacja Klient Producent Klient Rozpatrzona reklamacja Dział zamówień Reklamowanie towarów do producenta Reklamacja Towar faktura Reklamacja Producent Rozpatrzona reklamacja Dział sprzedaży Przyjęcie i rozpatrzenie reklamacji Towar Towary reklamowane do producenta Magazyn Przyjecie towaru Księgowość Regulowanie należności Straty Uaktualnienie stanu Uaktualnienie stanu Zwrot należności Kopia reklamacji Uaktualnienie stanu Kopia reklamacji Klient Faktura korygująca Dział sprzedaży Fakturowanie Magazyn Wydanie nowego towaru Uaktualnienie stanu Stan magazynu Towar (dokument WZ)

Wybór towarów i producentów Konsumenci Reklamy towarów Towary które mają być w hurtowni Uaktualnienie bazy Marketing Badanie potrzeb rynku Marketing Wybór towarów do hurtowni Potrzeby rynku Zlecenie przygotowania promocji Prośba o przysłanie oferty Marketing Przygotowanie projektu promocji, reklamy Producenci Oferty, prospekty

Przygotowanie promocji Marketing Wykonanie statystyk Dział sprzedaży Wprowadzenie promocji Towary sprzedane Materiały promocyjne Statystyki Marketing Przygotowanie projektu promocji, reklamy Marketing Wykonanie materiałów związanych z promocją, reklamą Zatwierdzony projekt Zlecenie wykonania projektu Decyzja o zatwierdzeniu / odrzuceniu projektu promocji, reklamy Projekt promocji Marketing Wybór towarów do hurtowni Materiały reklamowe Baza klientów Zarząd Rozpatrzenie projektu Klient

Dokumenty Faktura Data wystawienia Dane firmy wystawiajacej fakturę Dane nabywcy Dane o towarach: Nazwa artykułu SWW Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilośc Kwota netto VAT % Kwota VAT Kwota brutto Razem Kwota do zapłaty Podpis wystawiajacego fakturę Podpis przyjmującego fakturę Dokument WZ/PZ Data wystawienia Dane firmy wystawiajacej dokument Dane o towarach: Nazwa artykułu SWW Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilośc Kwota netto VAT % Kwota VAT Kwota brutto Podpis wystawiajacego/przyjmującego towar

Dokumenty Faktura korygująca Data wystawienia Dane firmy wystawiajacej fakturę Dane nabywcy Wydana na podst. Faktury nr z dnia Dane o towarach (przed korektą) Nazwa artykułu PKWiU (SWW) Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilość Wartość netto Stawka VAT % Wartość VAT Wartość brutto Dane o towarach (po korekcie) Nazwa artykułu PKWiU (SWW) Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilość Wartość netto Stawka VAT % Wartość VAT Wartość brutto Wartość korekty (zwiększenie / zmniejszenie) Podpis wystawiajacego fakturę Podpis przyjmującego fakturę

Dokumenty Reklamacja (wypełnia nabywca) Data złożenia reklamacji Dane firmy wystawiajacej fakturę Dane nabywcy Nr faktury (na podst. której nast.. reklamacja) Opis wady Chęć zwrotu towaru/pieniędzy (wypełnia dział sprzedaży) Reklamacja rozp.pozytywnie/negatywnie Decyzja zwrotu towary/pieniędzy Uzasadnienie Podpis rozpatrującego reklamację Zlecenie dostarczenia towaru Dane producenta Dane o towarach: Nazwa artykułu Ilość Podpis przyjmującego zlecenie

Dokumenty Oferta Oferta z dnia Dane producenta Dane o towarach: Nazwa artykułu Cena Rabat Zamówienie do producenta Data Dane nabywcy Dane o towarach: Nazwa artykułu Ilość Cena

Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji Hurtownia posiada sieć komputerów, które dysponują sieciowym systemem baz danych o nazwie LORATEXTM firmy BeBeSoft® 2000. Z systemu korzystają poszczególne działy i uaktualniają odpowiednie bazy. Zamawianie towaru Dział zamówień okresowo (w zależności od potrzeb) przy pomocy systemu sprawdza stan magazynu i tworzy zamówienia do producentów. Towar zostanie wybrany przez system i umieszczony na zamówieniu jeśli należy do bazy: towary, które mają być w hurtowni oraz po sprawdzeniu bazy: stan magazynu okaże się, że występuje w magazynie w ilości mniejszej niż zakładane min. Dział zamówień wysyła zamówienia do producentów oraz wydaje zlecenia do działu transportowego. Dział transportowy dostarcza towar do magazynu oraz przekazuje fakturę do księgowości, na podstawie której uaktualniana jest baza zobowiązania płatnicze. Magazyn w momencie przyjęcia towaru uaktualnia bazę stan magazynu. Sprzedaż W dziale sprzedaży do systemu jest wprowadzane zamówienie od klienta na podstawie którego w dziale magazyn jest przygotowywany towar. Następnie jest uaktualniana baza stan magazynu oraz towar do zafakturowania, na podstawie której to bazy dział sprzedaży wystawia fakturę oraz uaktualnia bazę: towary sprzedane. Faktura trafia do klienta, który następnie na jej podstawie dokonuje zapłaty w dziale księgowości. Następnie z magazynu otrzymuje towar oraz dokument WZ.

Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji Reklamacja Kiedy towar okaże się wadliwy klient wypełnia formularz: reklamacja i przekazuje go do działu sprzedaży wraz z towarem oraz fakturą. Reklamacja rozpatrywana jest w dziale sprzedaży i trafia do klienta. Jeśli jest rozpatrzona negatywnie proces kończy się. Jeśli pozytywnie klient otrzymuje albo fakturę korygującą i zwrot różnicy należności albo nowy towar z magazynu. Jeśli uszkodzenie nastąpiło z winy hurtowni auktualniana jest baza straty. Jeśli natomiast winę za zły towar ponosi producent dział zamówień reklamuje towar do producenta. Ten z kolei rozpatruje reklamację i przesyła spowrotem. Kiedy reklamacja jest rozpatrzona pozytywnie producent wydaje dobry towar. W przeciwnym wypadku dział zamówień uaktualnia bazę straty. Wybór towarów i producentów Marketing na podstawie badań rynku oraz ofert od producentów uaktualnia przy pomocy systemu bazę: towary, które mają być w hurtowni. Baza ta zawiera kompletne informacje na temat towarów i ich producentów, i jest wykorzystywana przy zamawianiu towarów do hurtowni. Często kiedy marketing decuduje się wprowadzić nowy towar do hurtowani, zajmuje się także jego promocją. Przygotowanie promocji Marketing na podstawie statystyk sprzedawanych towarów oraz w momencie wprowadzenia nowego towaru do hurtowni może zdecydować się na przygotowanie promocji. Jeśli projekt promocji zostanie zatwierdzony przez zarząd, marketing przygotowuje wszystkie dokumenty związane z promocją i przekazuje do działu sprzedaży w celu wdrożenia. Marketing wykonuje okresowo wykonuje też materiały reklamowe i przesyła do wszystkich klientów, którzy są w bazie: baza klientów

Podsumowanie Dzięki zastosowanemu systemowi wymiana i uaktualnianie danych pomiędzy poszczególnymi działami jest natychmiastowe co bardzo usprawnia i przyspiesza działanie poszczególnych działów a tym samym całej hurtowni. W dużej mierze zapobiega występowaniu pomyłek. Towary do zamówienia są wyszukiwane przez system, co sprawia że nie ma możliwości pominięcia jakiegoś towaru przy zamawianiu a w konsekwencji, że hurtownia niemal przez cały czas dysponuje pełnym asortymentem towarów. Hurtownia często organizuje promocje towarów, dzięki czemu klienci mają szanse kupić towar po okazyjnej cenie. Wszystkie zastosowane rozwiązania sprawią, że hurtownia jest konkurencyjna, a tym samym ma szansę zyskać dużą rzeszę klientów.