PROJEKTY PARTNERSKIE SZKÓŁ Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” PROJEKTY PARTNERSKIE SZKÓŁ Comenius Zasady finansowania działań podejmowanych w trakcie realizacji projektu

Spis treści PROGRAM COMENIUS Charakterystyka dofinansowania Wysokość dofinansowania Ogólne zasady finansowe Dokumentowanie wyjazdów Charakterystyka wyjazdów Obniżenie kwoty dofinansowania Kontrole Po jakim kursie rozliczać wydatki? Odsetki Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane Najczęściej zadawane pytania PROGRAM COMENIUS

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Ogólna charakterystyka dofinansowania Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu Dofinansowanie w formie płatności ryczałtowej Wysokość dofinansowania Przeznaczone na pokrycie wszystkich kosztów projektu wynikających z jego realizacji tj.: działania związane z mobilnością (wyjazdami) do partnerów za granicą (spotkania związane z projektem) działania lokalne w instytucji beneficjenta (działania edukacyjne, praca w terenie, badania, itd.)

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Charakterystyka dofinansowania c.d. Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowanym oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu  od 1 sierpnia 2010 r. do 31 lipca 2012 r.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Charakterystyka dofinansowania c.d. Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych wydatków W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem siły wyższej.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Wysokość dofinansowania Kwota dofinansowania została określona na podstawie minimalnej liczby mobilności, jakie beneficjent zamierza zrealizować w okresie trwania umowy. Partnerstwa Wielostronne 8 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 4 10 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 8 15 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 12 20 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 24 Partnerstwa Dwustronne zawierającą jednorazową/ co najmniej 10 uczniów/wymianę klas zawierającą jednorazową/ co najmniej 20 uczniów/wymianę klas

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Wysokość dofinansowania c.d. Zmniejszenie mobilności do 50% W przypadku pracowników lub słuchaczy ze specjalnymi potrzebami lub mobilności do terytoriów wymienionych jako „Kraje i terytoria zamorskie”, minimalna liczba mobilności mogła ulec zmniejszeniu do 50% przy zachowaniu wnioskowanej i zatwierdzonej kwoty przez Narodową Agencję

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Ogólne zasady finansowe Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie dofinansowania Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w projekcie Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym projektem i które zgodne z planem pracy i celami danego projektu , tj. wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji projektu.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Ogólne zasady finansowe c.d. 80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało po podpisaniu umowy finansowej Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego. Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków. PROGRAM COMENIUS

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Ogólne zasady finansowe c.d. Brak stawek kosztów utrzymania dla projektów partnerskich Zalecane stosowanie stawek dla polskich uczestników, będących pracownikami instytucji beneficjenta za czas podróży zagranicznej zgodnych z prawodawstwem polskim, tj. z: Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236 poz. 1991 z późn. zm.) W przypadku kosztu utrzymania uczestników (np. uczniowie), nie będących pracownikami instytucji beneficjenta, sugerujemy rozliczenie ich według wydatków rzeczywistych, jeśli nie ma takiej możliwości np. w ramach kosztów wyżywienia – wg stawek zgodnych z prawodawstwem polskim (np. ustalonych wewnętrznym dokumentem - uchwałą)

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Co to znaczy wyjazd zagraniczny? Wyjazd zagraniczny to wyjazd do innego państwa zrealizowany w ramach Projektu Partnerskiego Comenius do organizacji partnerskiej ostatecznie zaakceptowanej lub na wydarzenie organizowane w ramach projektu lub sieci (np. Projekty Wielostronne, Działania Towarzyszące) programu „Uczenie się przez całe życie” (lub programu poprzedzającego) Jeden wyjazd jednej osoby liczony jest jako jeden wyjazd zagraniczny Dana osoba może odbyć kilka wyjazdów zagranicznych w czasie trwania danego projektu partnerskiego. Nie ma wymagań dotyczących minimalnego lub maksymalnego czasu trwania wyjazdu zagranicznego. Do obliczenia minimalnej liczby wyjazdów zagranicznych liczą się tylko podróże do innych państw (wyjazd do partnera projektu w Polsce nie liczy się do liczby wymaganych wyjazdów).

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Wyjazdy spełniające wymagania c.d. Wyjazd zagraniczny w ramach dwustronnego partnerskiego projektu musi dodatkowo spełnić następujące warunki: Wymiana klas musi trwać minimum 10 dni i obejmować uczniów, którzy w trakcie wymiany mają ukończone 12 lat; Zachowanie minimalnej deklarowanej liczby uczniów określonej w Umowie Finansowej(przy liczbie wyjazdów równej 12 – wymagany jednorazowy wyjazd co najmniej 10 uczniów oraz przy liczbie wyjazdów równej 24 - wymagany jednorazowy wyjazd co najmniej 20 uczniów)

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Wyjazdy spełniające wymagania pracownicy lub uczniowie organizacji będących uczestnikami projektu; w przypadku uczestnictwa w wyjeździe zagranicznym osób ze specjalnymi potrzebami – osoby towarzyszące, takie jak rodzice lub opiekunowie wyjazdy zagraniczne, które odbyły się w czasie obowiązywania Umowy Finansowej określonym w Art. 2.3 Umowy Finansowej odnoszące się do danego Projektu Partnerskiego Comenius

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Wyjazdy spełniające wymagania c.d. Jeżeli dwa lub kilka krajów jest odwiedzanych podczas jednego wyjazdu zagranicznego, taki wyjazd liczony jest jako jeden, np. podróż z Polski do Belgii, następnie z Belgii do Finlandii i z Finlandii do Polski.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Dokumentowanie wyjazdów Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu, dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to: Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji, Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania, Okres trwania wizyty roboczej, Miejsce spotkania, Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Dokumentowanie wyjazdów c.d. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg – bilety, Samolot – karty pokładowe, ewentualnie bilety, Samochód osobowy – prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego Samochód osobowy – służbowy – oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego Wynajęty autokar – faktura plus ewentualnie lista uczestników Własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników Autobus rejsowy – bilety, Prom – bilety, Inny środek transportu – do uzgodnienia z pracownikiem NA.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Zalecane opisywanie dowodów źródłowych : Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: krótki opis czego dotyczy dany wydatek nr umowy, źródło finansowania wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Rozliczenie projektu Beneficjent w raporcie końcowym przedstawia stan wykonania projektu, czyli udowadnia, iż projekt, został zrealizowany, bez konieczności podawania wysokości czy stopnia wykorzystania środków finansowych. Ocena raportu końcowego czyli projektu ze strony Narodowej Agencji wynika przede wszystkim z analizy merytorycznej raportu, z porównania wykonania planu działań założonych przez beneficjenta we wniosku aplikacyjnym Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów potwierdzających realizację mobilności. W tym przypadku NA zwróci się do beneficjenta z oficjalnym pismem o konieczności dosłania tej dokumentacji. Po analizie przesłanych dokumentów i zatwierdzeniu ostatecznego rozliczenia Narodowa Agencja wypłaci końcową płatność. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu kontroli. Oryginałów dokumentów nie należy przesyłać bez wezwania Narodowej Agencji.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Obniżenie kwoty dofinansowania Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie pokrywają się z działaniami, wyjazdami i wynikami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnoszą się do danego partnerskiego projektu. Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej).

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Obniżenie kwoty dofinansowania c.d. Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej. Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi. Jeżeli nie zrealizowano żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej Beneficjentowi.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Obniżenie kwoty dofinansowania c.d. Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania zgodnie z ostateczną liczbą zaakceptowanych wyjazdów wg poniższego przykładu: Kwota dofinansowania: 12.000€ Minimalna wymagana liczba wyjazdów: 12 Szacunkowa kwota przypadająca na jeden wyjazd: 1.000€ (12.000€ podzielone przez 12) Liczba zrealizowanych wyjazdów spełniających wymagania: 10 Ostateczna kwota dofinansowania: 10.000€ (12. 000€ – 2 x 1.000€) W przypadku gdy wymiana klasowa nie spełnia kryteriów wymagalności (czas trwania, liczba uczniów, wiek uczniów) traktowana będzie jako mobilność nieuprawniona i część grantu związana z takim wyjazdem podlegać będzie zwrotowi.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Kontrole beneficjentów Kontrole finansowe dotyczą wybranej grupy beneficjentów. Dobór tej grupy odbywa się losowo lub w szczególnych przypadkach, ze wskazania. Kontrola typu on-the-spot w siedzibie beneficjenta w trakcie trwania projektu Kontrola typu desk check w siedzibie NA po otrzymaniu raportu końcowego a przed wysłaniem końcowej płatności lub wystawieniem wezwania do zwrotu. Kontrole przeprowadzane są na oryginałach dokumentacji wymaganej przez NA.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Po jakim kursie rozliczać wydatki? Narodowa Agencja sugeruje aby koszty poniesione w walucie obcej rozliczać zgodnie z obowiązującą polityką kursową, przyjętą w danej instytucji. PROGRAM COMENIUS

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Odsetki Odsetki wygenerowane na koncie OP są dochodem własnym OP i nie podlegają zwrotowi do Narodowej Agencji. Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie różnic kursowych, prowizji lub utrzymanie konta

Co zrobić gdy zostały środki finansowe? Nadwyżkę można przeznaczyć na dodatkową mobilność ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu nie jest uprawniony. Jeśli wyjazd nie jest możliwy z przyczyn leżących po stronie partnera to nadwyżkę można wydać na tzw. "działania lokalne" związane z tym konkretnym projektem. Można podjąć dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą wiązać się z tematem projektu.

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane : spotkania partnerów projektu, seminaria, konferencje wyjazdy do organizacji partnerskich pracowników organizacji Beneficjenta i uczniów uczestniczących w projekcie, wymiana doświadczeń i praktyk, z wykorzystaniem odpowiednich środków, a szczególnie ICT (www, e-mail, videokonferencje) opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów i dokumentacji dotyczących działań prowadzonych w ramach projektu organizowanie wystaw, przedstawień, festynów zaplanowanych we wniosku prace w terenie, analizy i badania dot. tematyki projektu, etc. wykonywanie prac artystycznych i innych dot. tematyki projektu przygotowanie językowe osób zaangażowanych w realizację projektu, aby zapewnić dobrą komunikację z partnerami w języku roboczym projektu rozpowszechnianie doświadczeń i efektów projektu (w tym publikacje, materiały, strony internetowe, wystawy) wymiana doświadczeń z instytucjami w regionie, współpraca z innymi projektami dot. podobnych obszarów tematycznych (np. włącznie z wyjazdami)

PROJEKTY PARTNERSKIE COMENIUS Najczęściej zadawane pytania 20% przyznanego dofinansowania wypłacane jest po kursie bieżącym, Zalecane jest prowadzenie dziennika projektu Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie podczas wyjazdu do partnera Księgowa, koordynator zaangażowani w projekt mogą otrzymać wynagrodzenie na podstawie np. Umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie tzw. ”nadgodzin”. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/ Dyrektor szkoły

W sprawach finansowych prosimy o kontakt z Joanną Kaszewską e-mail: jkaszewska@frse.org.pl Telefon: (22) 46-31-147 lub z Koordynatorem Zespołu Rozliczeń Finansowych panią Małgorzatą Sztarbałą e-mail: msztarbala@frse.org.pl Telefon: 224-631-134