Informacja w procesie podejmowania decyzji. Źródła informacji Informacja w procesie podejmowania decyzji. Źródła informacji. Zbieranie, przekazywanie informacji.

Informacja w procesie podejmowania decyzji. Zarządzanie to działanie w wyniku, którego następuje osiągnięcie przyjętych celów w sposób efektowny. Jego głównym elementem jest podejmowanie decyzji. Składa się z podsystemu informacyjnego i decyzyjnego. Zadaniem podsystemu informacyjnego jest gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji. Informacja to wiadomości, które poszerzają naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości. Podsystem decyzyjny przekształca dane informacyjne w decyzje, które prowadzą do osiągnięcia wyznaczonych celów. Podsystemy te pozostają w ścisłym związku ze sobą dlatego możemy mówić o systemie informacyjno-decyzyjnym.

Celem systemu informacyjno- decyzyjnego jest: Gospodarowanie informacją Kształtowanie procesu decyzyjnego

Projektując system wspomagania decyzji musimy brać pod uwagę trzy elementy: System informacji – stanowi potrzebną sieć informacyjną niezbędną do planowania, kontroli i podejmowania decyzji, System obserwacji otoczenia- służy do pozyskiwania bieżących informacji i rozpoznawania kierunków rozwojowych, System komputerowy – mają za zadanie przyspieszenie i ułatwienie przetwarzania danych, muszą być wyposażone w odpowiednie pakiety programowe służące do przetwarzania informacji.

System Informacyjny dostarcza wiedzy na temat zmian zachodzących zarówno w samej firmie, jak i w jej otoczeniu. Właściwa decyzja ,od której zależy uzyskanie zakładanych celów, uwarunkowana jest właściwościami posiadanych informacji. Każda informacja pojawiająca się w systemie informacyjno – decyzyjnym powinna być użyteczna. Brak informacji powoduje powstanie tzw.luki informacyjnej, która stanowi rozbieżność pomiędzy informację pełną z rzeczywiście posiadaną.

Dobrze zorganizowany system informacyjny powinien spełniać następujące warunki. Musi być dostosowany do potrzeb i obejmować wszystkie dziedziny działalności jednostki organizacyjnej, szczeble zarządzania. Musi dostarczać informacji kompleksowych i aktualnych. Musi dostarczać informacji tym, którzy je potrzebują w formie nadającej się do bezpośredniego użytku (bez przetwarzania) i najdogodniejszej dla podjęcia decyzji. Powinien zapewniać efektywne wykorzystanie informacji poprzez szybkość i częstotliwość ich obiegu; oznacza to, że informacje powinny być aktualne, kompletne i odpowiednio posegregowane.

Droga obiegu informacji powinna być jak najkrótsza i zgodna ze strukturą organizacyjną jednostki, a informacje powinny tworzyć prosty zbiór, łatwy do przyswojenia i wykorzystania Koszty pozyskiwania i przetwarzania informacji powinny być niskie. Metody gromadzenia, opracowywania, przechowywania i przekazywania informacji powinny uwzględniać możliwości komputeryzacji systemu. Powinien być odpowiednio zabezpieczony przed niepożądanymi informacjami nieformalnymi i stale doskonalony tak, aby zapewniał właściwy przepływ pożądanych informacji.

Na proces decyzyjny, składają się trzy fazy: Koncepcji Realizacji Kontroli

Decyzja To świadomy wybór, dokonywany przez kierownika jednostki organizacyjnej między różnymi wariantami rozwiązania problemu. Konsekwencją podjęcia decyzji jest wydanie odpowiednich poleceń. Na każdym etapie wykonywania zadania powinna być prowadzona kontrola.

Źródła informacji Źródła informacji są bogate i wielostronne, jednak nie zawsze zapewniają zdobycie informacji o odpowiedniej ilości, jakości i wartości. Popyt ilościowy na informację wyraża zapotrzebowanie na informację podaną w postaci np. wskaźników, wielkościach względnych i bezwzględnych. Popyt jakościowy i wartościowy na informację powinien uwzględniać żądane cechy określonej treści informacji, którymi są: szczegółowość, kompletność opisu, źródło i forma prezentacji, sposób przetwarzania, dyspozycyjność i elastyczność.

Potrzebne informacje mogą pochodzić za źródeł zewnętrznych, czyli z otoczenia jednostki organizacyjnej, jak również z źródeł wewnętrznych, czyli z jednostki organizacyjnej. Źródła informacji

Pozyskane informacje mogą mieć charakter: Informacji pierwotnej Nie podlegającej rejestracji Podlegającej rejestracji Informacji wtórnej ( przetworzonej z informacji pierwotnej)

Zbieranie informacji W celu zapewnienia stałego dopływu informacji jednostka organizacyjna powinna stworzyć odpowiedni system pozyskiwania informacji poprzez stała obserwację (monitoring) otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego jednostki Zebrane informacje powinny stworzyć tzw. mapę informacyjną jednostki organizacyjnej zawierające dane, np.. O hurtowniach, sieci sprzedaży detalicznej, działalności i konkurencji, potrzebach klientów, możliwości zawierania nowych transakcji, potrzebach klientów, możliwościach zawarcia nowych transakcji, programowania nowych produktów itp.

Wszystkie informacje docierające do danej jednostki organizacyjnej należy poddawać odpowiedniej redukcji poprzez selekcję i agregację. Selekcja informacji polega na wyborze i doborze informacji potrzebnych, a agregacja ma na celu łączenie informacji pojedynczych w pewną logiczną całość (informacje syntetyzujące)

Zbierane informacje powinny być odpowiedniej jakości, tzn Zbierane informacje powinny być odpowiedniej jakości, tzn. systematyczne, najnowsze, obszerne, dotyczące określonej sprawy i uporządkowane według szczebli zarządzania (poziom strategiczny, taktyczny, operacyjny). Oznacza to, że wyższe szczeble zarządzania potrzebują informacji skondensowanych, ważnych strategicznie , dających szeroki przekrój zagadnień, natomiast niższe szczeble kierownicze potrzebują informacji bardziej szczegółowych, rozproszonych, charakteryzujących odpowiednie sprawy.

Rozróżniamy trzy systemy (drogi) otrzymywania informacji: informacje formalne - uzyskane drogą służbową w sposób określony, uporządkowany przepisami ( regulaminami, instrukcjami itp..) Informacje półoficjalne - uzyskane poprzez osobiste kontakty pomiędzy informatorami drogą formalną ( uzupełnienie informacji formalnych). Informacje nieformalne – uzyskane okazjonalnie, np. w drodze plotek, pogłosek. Ich istnienie bywa dowodem braku informacji formalnych czy półoficjalnych.

Przetwarzanie informacji Przetwarzaniem informacji zajmuje się nauka zwana informatyką. Przetwarzanie informacji przekształcanie (transformacja) danych wejściowych na dane wyjściowe. Przetwarzanie to odbywa się w uporządkowanym ciągu działań (operacji) i w ustalonym czasie, a proces ten nazywamy procesem przetwarzania danych.

przetwarzania danych: Ze względu na rodzaj operacji oraz miejsce i stopień przekształcenia danych w procesie tym możemy wyróżnić następujące fazy przetwarzania danych: Wytwarzanie danych źródłowych  Zbieranie i gromadzenie danych ( archiwizowanie)  Wykonywanie operacji matematycznych i logicznych  Edycja danych wyjściowych

Przetwarzanie danych może odbywać się metodami tradycyjnymi lub obecnie informatycznymi ( skomputeryzowanymi). System przetwarzania danych – uporządkowany układ elementów realizujących proces przetwarzania danych. W skład tego systemu wchodzą określone grupy ludzi, środki techniczne ( stanowiące kombinację sprzętu komputerowego i oprogramowania), ustalone procedury metod i technik przetwarzania.

Przetworzona informacja w systemie informacyjnym powinna być przede wszystkim:  Rzetelna i dokładna  Jasna, wyczerpująca i zwięzła  Szybko i terminowo dostarczona  Kompletna  Dostępna  Odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana

Przekazywanie informacji  Przekazywanie informacji w jednostce organizacyjnej powinno być zaprojektowane kompleksowo i odpowiadać konkretnym warunkom organizacyjnym oraz potrzebom i możliwościom danej jednostki.

Przekazywanie informacji obejmuje  Tryb i metody przekazywania informacji wewnątrz jednostki organizacyjnej  Łączność organizacyjną  Łączność telefoniczną  Łączność korespondencyjną

W zależności od formy przekazu, wyróżniamy informację: W zależności od sposobu przekazu informacji, możemy wyróżnić informację:  Ustną  Pisemną  Telefoniczną  Elektroniczną  Bezpośrednie (kontakty osobiste)  Pośrednie - środki masowego przekazu (media) - public relations W zależności od formy przekazu, wyróżniamy informację:

 Ku dołowi (do wykonawców)  Ku górze (do zwierzchników) Ze względu na kierunek obiegu informacji, mogą one być przekazywane:  Ku dołowi (do wykonawców)  Ku górze (do zwierzchników)  Poziomo (miedzy komórkami organizacyjnymi, do współpracowników, współpartnerów).

Iwona Piskula Beata Donoth Przygotowały: Iwona Piskula Beata Donoth