Wyższa Szkoła Zawodowa Administracji Publicznej EXCEL wprowadzenie 2000 Początek 1 wykładu Sulechów Rok akademicki 2000/2001

Co to jest Arkusz kalkulacyjny „połączenie kartki papieru z kalkulatorem” Jest to interaktywny program komputerowy, składający się z zestawu wierszy i kolumn. Największą zaletą elektronicznych arkuszy kalkulacyjnych jest automatyczne przeliczanie formuł po zmianie zawartości którejkolwiek z komórek przez te formuły wykorzystywanych. (stanowi w swojej istocie model danych).

Idea arkuszy kalkulacyjnych Arkusz kalkulacyjny powstał z myślą o zastosowaniach w bankach oraz księgowości, gdzie wykonywana jest olbrzymia ilość żmudnych, powtarzających się według określonego schematu obliczeń. Pomysł jest prosty. W pamięci komputera tworzona jest tabela podzielona na pola, do których można wpisywać liczby, teksty oraz obliczenia według rozmaitych wzorów. Zazwyczaj, oprócz spełniania podstawowych funkcji, czyli umożliwienia wprowadzania danych i wykonywania prostych działań arytmetycznych, programy tego typu są wyposażone w narzędzia graficzne, funkcje matematyczne, statystyczne, finansowe i inne dodatki pozwalające na tworzenie wykresów, złożonych analiz i zestawień. Excel udostępnia wszelkie narzędzia potrzebne do zapamiętywania, aktualizacji, organizowania, wyszukiwania oraz drukowania danych.

Historia Excela Excel 1 – 1985/6 dla komputerów Macintosh Excel 2 – 1987 dla Windows (prosty) Excel 3 – 1990 (+paski narzędzi+wykresy 3D+praca grupowa) Excel 4 – 1992 (początki rozpowszechniania Windows i jego interfejsu) Excel 5 – 1994 (dochodzi VBA – Visual Basic for Applications) Excel 6 – nie powstał Excel 7 – 1995 (właściwa nazwa Excel for Windows 95) – po raz pierwszy skompilowany do postaci 32-bitowego kodu. Excel 8 – 1997 (znany jako Excel 97) nowe paski narzędzi, asystent pomocy, Internet Excel 9 – 1999 (znany jako 2000)

Inne arkusze kalkulacyjne Lotus 1-2-3 Quattrro Pro Obydwa pracują w środowisku Windows i są bardzo podobne do Excela. W zasadzie posiadają podobne możliwości.

Główne cechy Excela Obsługa plików wieloarkuszowych (plik Excela nazywamy skoroszytem, może on składać się z dowolnej liczby pojedynczych arkuszy- czyli tak jakbyśmy spięli w jeden dokument wiele luźnych kartek) Możliwość jednoczesnego używania wielu plików. Pozwala to na otwarcie wielu skoroszytów jednocześnie i przenosić pomiędzy nimi dane Pomoc kontekstowa

Główne cechy Excela Zarządzanie listami (tzn. że dane z arkuszy można sortować, filtrować, podsumowywać, przetwarzać) Wbudowane liczne funkcje (np. Finansowe, statystyczne) Wbudowany język VBA (możliwość budowania własnych funkcji) Możliwość indywidualnego dostosowywania pasków narzędzi

Możliwości graficzne Wykresy Tworzenie map Narzędzie do rysowania

Cechy Excela Tabele przestawne – pozwalają na zmianę sposobu oglądania tabeli danych (także za pomocą techniki ciągnij i upuść) Bogate narzędzia analityczne (np. Szukaj wyniku, Solver itp.) Pakiet Analysis ToolPak – zawierający zaawansowane procedury statystyczne, finansowe, naukowe itp.) Łatwe drukowanie i podgląd wydruku (WYSIWYG)

Inne cechy Excela Komentarze dołączane do komórek Scenariusze (co – jeśli itp.) Kontrola pisowni Szablony Zarządzanie bazami danych Obsługa makr .xml VBA (Visual Basic dla aplikacji) Możliwość tworzenia własnych okien dialogowych Kontrolki arkuszy DDE Dynamic Data Exchange – pozwala tworzyć połączenia między danymi pochodzącymi z różnych aplikacji Obsługa OLE 2 (object Linking and Embedding) – pozwala osadzać obiekty z innych programów Obsługa formatu HTML

Tworzenie nowego skoroszytu, Otwieranie, zapisywanie plików Excela Pliki Excela mają rozszerzenia: .xls Pliki szablonów Excela: .xlt Dalej

Tworzenie nowego skoroszytu Z menu plik: wybieramy nowy Następnie: ogólne

Wykorzystanie gotowych szablonów

Własne ustawienia stałe (początkowe) Z menu narzędzia wybieramy Opcje

Charakterystyczne elementy ekranu programu EXCEL pole wyświetlające zawartość komórki : np. formuła, tekst, wartość liczbowa Pole: Adres aktualnie zaznaczonej komórki Aktywna komórka A1 – pole zawierające dane , formuły lub tekst

Budowa arkusza Pliki programu Microsoft Excel, noszą nazwę skoroszytów. Skoroszyt może składać się z jednego lub kilku arkuszy roboczych, ich liczbę może ustalać użytkownik. Arkusz jest podzielony na kolumny i wiersze, które są odpowiednio nazwane: kolumny kolejnymi literami alfabetu (A, B, C, ..., Z, AA, AB, AC, ..., IV), wiersze kolejnymi liczbami (1, 2, 3, ..., 65536). Na ekranie monitora widoczna jest zazwyczaj tylko niewielka część arkusza. Podstawowym elementem arkusza jest komórka, której niepowtarzalny adres powstaje z połączenia nazwy kolumny i wiersza, na przecięciu których się znajduje. Komórka o adresie B5 Podstawowym elementem Excela jest księga robocza (skoroszyt). Skoroszyt jest zbiorem arkuszy ułożonych w stosie, jeden na drugim. Taka struktura pozwala na użycie wielowymiarowych funkcji finansowych. Jest to odpowiednik kilku arkuszy papieru księgowego. Każdy arkusz poprzez swoją budowę tabelaryczną umożliwia wprowadzanie danych do komórek. W przeciwieństwie do tradycyjnego arkusza ręcznego, Excel pozwala na wprowadzanie do komórek pewnych wyrażeń wyliczeniowych zwanych formułami, które są uzależnione od wartości w innych komórkach. Jedną z istotniejszych zalet Excela jest automatyczne przeliczanie formuł po zmianie zawartości komórek, które biorą w niej udział.

Wprowadzanie danych Excel rozróżnia trzy typy danych: Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł, nagłówki kolumn i wierszy tabeli. Etykiety tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki. Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki. Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji. Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki, naciśnięciu klawisza Enter lub kliknięciu przycisku Wpis. Rezygnację z wprowadzanych danych można zrealizować przez naciśnięcie klawisza ESC lub kliknięcie przycisku Anuluj. Pierwszym etapem w przygotowaniu jakiegokolwiek arkusza kalkulacyjnego jest wpisanie odpowiednich danych. Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł tabeli, nagłówki kolumn i wierszy. Jeżeli wpisywana etykieta jest dłuższa niż szerokość komórki, to jej treść zostaje przedłużona na następną komórkę sprawiając wrażenie, że jest ona zajęta. Jeżeli komórka obok nie jest wolna, to treść wpisywanej etykiety wyda się pozornie skrócona, w ten sposób, że znaki nie mieszczące się w obrębie bieżącej komórki nie zostaną wyświetlone. Etykiety tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki. Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Jeśli zostanie wstawiona kropka z klawiatury podstawowej, to wartość będzie potraktowana, jako tekst. Najprostszym sposobem rozpoznania, czy dane są wprowadzone prawidłowo, jest kontrolowanie sposobu wyrównywania. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki. Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji. Wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego polega na uaktywnieniu odpowiedniej komórki i wpisaniu ich z klawiatury. Wpisywane znaki są widoczne jednocześnie w komórce i na pasku formuły Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki (tylko w przypadku liczb i tekstu), formuły należy zatwierdzać Enterem lub przyciskiem Wpis. Przycisk Wpis Przycisk Anuluj

Wprowadzanie danych do komórki Odwołanie (Esc) Adres aktywnej komórki Potwierdzenie (lub Enter) Zawartość komórki (formuły, funkcje itd..) X V

Wprowadzanie danych do komórki z wykorzystaniem menu podręcznego 1. Wpisujemy w komórce znak = Rozwinięte menu Aby dokonać edycji zawartości komórki klikamy na polu= średnia(C3:C4) Przycisk rozwijający

Edycja danych w komórce Edycja danych w komórce możliwa jest po wstawieniu do niej kursora, jedną z podanych metod: dwukrotne kliknięcie myszką na komórce, zaznaczenie komórki i naciśnięcie klawisza F2, zaznaczenie komórki i kliknięcie myszką w Pasku edycji. Kursor w Pasku edycji Kursor w komórce

Poruszanie się w obrębie arkusza Klawisze ruchu kursora Przemieszczenie o jedną komórkę, zgodnie z kierunkiem wskazywanym przez strzałki Kliknięcie myszką Uaktywnienie komórki, którą wskazuje wskaźnik myszki Tab Zmienia aktywność z bieżącej do następnej komórki Home Uaktywnia komórkę na początku bieżącego wiersza Ctrl+Home Uaktywnia pierwszą komórkę arkusza Ctrl+End Uaktywnia ostatnią komórkę danych, w prawym dolnym narożniku

Elementy ekranu cd ... Nazwa aktywnego skoroszytu (pliku) Oznaczenia kolumn ABC ... Oraz wierszy 1,2,3 ... Pionowy i poziomy pasek przewijania Pole wyboru aktywnego arkusza otwartego skoroszytu

Wskaźniki myszy: zwykły Do przemieszczanie się po arkuszu (komórkach)

Wskaźniki myszy cd. ... do zmiany szerokości kolumny, wiersza (lub kilku zaznaczonych) Zmiana szerokości komórki C

Dokładne ustawienie szerokości kolumny lub wysokości wiersza

Zmiana szerokości kolumny (wysokości wiersza) Kształt wskaźnika przy zmianie szerokości kolumny Zmiana szerokości kolumny z użyciem myszki. Dwukrotne kliknięcie myszką powoduje autodopasowanie szerokości kolumny. Zmiana szerokości kolumny (kolumn) z użyciem menu. Zaletą tej metody jest możliwość modyfikacji szerokości jednocześnie dla kilku kolumn oraz dokładność ustawień. Szerokość kolumn jest wyrażona w znakach.

Wstawianie nowych wierszy, kolumn, arkuszy Mamy kilka technik wstawiania nowych wierszy, kolumn: Z menu górnego wstaw: Kolumny wstawiane są po lewej stronie, a wiersze powyżej wiersza,w którym znajduje się kursor

Wstawianie nowych wierszy, kolumn, arkuszy cd. Wykorzystując menu podręczne (prawy klawisz myszy): Wstawiony nowy wiersz Jeżeli umieścimy kursor w nagłówkach kolumn (A,B,C .. lub wierszy 1,2,3.. i wywołamy menu podręczne a następnie wystaw, Excel już bez dodatkowych pytań wstawi odpowiednio nową kolumnę lub wiersz

Wskaźnik wstawiania i wypełniania jeżeli po zaznaczeniu komórek, naciśniemy SHIFT i ustawimy kursor na małym czarnym kwadraciku i przeciągniemy w dół to nastąpi wstawienie nowych komórek, (tyle ile zostało zaznaczonych przez przeciąganie)

Pasek narzędzi „formatowanie” Wyrównywanie w obszarze komórki (lub zaznaczonych komórkach) do lewej, do środka, do prawej Styl i rozmiar czcionki Krój czcionki: pogrubienie, kursywa, podkreślenie Format liczby Np..: 34567 Scala (centruje zawartość komórki) waluta, 34 576 zł procent 3456700 -  zapis z odstępami co 3 cyfry: 34 567,00, -  dodawanie i odejmowanie miejsc dziesiętnych z jednoczesnym zaokrąglaniem 34 567, 00000

Pasek narzędzi „formatowanie” cd. ... Określa kolor czcionki Zwiększa (zmniejsza) wcięcie tekstu Kolor wypełnienia Krawędzie (rozwija podmenu)

Wprowadzanie danych Excel rozróżnia trzy typy danych: Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł, nagłówki kolumn i wierszy tabeli. Etykiety tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki. Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki. Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji. Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki, naciśnięciu klawisza Enter lub kliknięciu przycisku Wpis. Rezygnację z wprowadzanych danych można zrealizować przez naciśnięcie klawisza ESC lub kliknięcie przycisku Anuluj. Pierwszym etapem w przygotowaniu jakiegokolwiek arkusza kalkulacyjnego jest wpisanie odpowiednich danych. Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł tabeli, nagłówki kolumn i wierszy. Jeżeli wpisywana etykieta jest dłuższa niż szerokość komórki, to jej treść zostaje przedłużona na następną komórkę sprawiając wrażenie, że jest ona zajęta. Jeżeli komórka obok nie jest wolna, to treść wpisywanej etykiety wyda się pozornie skrócona, w ten sposób, że znaki nie mieszczące się w obrębie bieżącej komórki nie zostaną wyświetlone. Etykiety tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki. Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Jeśli zostanie wstawiona kropka z klawiatury podstawowej, to wartość będzie potraktowana, jako tekst. Najprostszym sposobem rozpoznania, czy dane są wprowadzone prawidłowo, jest kontrolowanie sposobu wyrównywania. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki. Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji. Wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego polega na uaktywnieniu odpowiedniej komórki i wpisaniu ich z klawiatury. Wpisywane znaki są widoczne jednocześnie w komórce i na pasku formuły Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki (tylko w przypadku liczb i tekstu), formuły należy zatwierdzać Enterem lub przyciskiem Wpis. Przycisk Wpis Przycisk Anuluj

Typy odwołań Względne – zmiana adresu przy kopiowaniu Bezwzględne – nie ulega zmianie adres komórki podczas kopiowania Mieszane

Kopiowanie wzorów Obliczenia przebiegające według takiego samego schematu nie wymagają konstruowania nowych wzorów, Excel umożliwia ich kopiowanie. Kształt wskaźnika myszki przy kopiowaniu Przy kopiowaniu formuł istotne znaczenie ma sposób adresowania. W Excelu można stosować trzy rodzaje adresowania: adresowanie względne np. E6, adresowanie bezwzględne np. $B$3, mieszane z blokowaniem wiersza np. B$7 z blokowaniem kolumny np. $B7 Excel umożliwia kopiowanie wzorów pod warunkiem, że nie stosuje się w formułach obliczeniowych wartości z komórek, lecz ich adresów. W widocznym przykładzie zastosowano formułę wykorzystującą dwa rodzaje adresowania: względne i bezwzględne. Odwołanie względne wykorzystuje się wtedy, gdy przy kopiowaniu formuły adres ma zostać zmieniony. Adresy w kopiowanej formule zmieniają się o tyle kolumn i o tyle wierszy, o ile została skopiowana formuła. Odwołanie bezwzględne stosuje się wtedy, gdy przy kopiowaniu formuły, adres komórki ma zostać nie zmieniony. Ten sposób adresowania znajduje zastosowanie, gdy obliczenia odnoszą się do stałych współczynników, które są umieszczone w pojedynczej komórce arkusza. W takim przypadku stosujemy przed symbolem wiersza i kolumny znak $.

Odwołania względne Gdy tworzona jest formuła, odwołania do komórek lub zakresów są zwykle oparte na ich względnym położeniu w stosunku do komórki zawierającej formułę. Przy kopiowaniu formuły zawierającej odwołania względne, odwołania we wklejanej formule są aktualizowane i dotyczą innych komórek względem położenia formuły W poniższym przykładzie komórka B6 zawiera formułę =A5. Program Microsoft Excel znajduje wartość położoną o jedną komórkę powyżej i o jedną komórkę w lewo względem komórki B6. Takie odwołanie nazywa się odwołaniem względnym. . W poniższym przykładzie formuła w komórce B6 została skopiowana do komórki B7. Formuła w komórce B7 została zmieniona na =A6, co stanowi odwołanie do komórki położonej o jedną komórkę powyżej i o jedną komórkę w lewo w stosunku do komórki B7.

Odwołania bezwzględne Jeżeli adresowanie komórek w występujących wyrażeniach nie zmienia się podczas kopiowania tych wyrażeń to mamy do czynienia z adresowaniem bezwzględnym B7*$B$1 B8*$B$1

Przykład zastosowania adresowania mieszanego Tak skonstruowaną formułę można skopiować zarówno w poziomie, jak i w pionie Adresowanie z przytrzymaniem kolumny uzyskuje się wstawiając znak $ przed jej symbolem np. $A5. Przy kopiowaniu do innych kolumn (w prawo), adres komórki nie będzie ulegał zmianie, przy kopiowaniu w dół (do innych wierszy), będzie się zmieniał adres wiersza. Adresowanie z przytrzymaniem wiersza uzyskuje się wstawiając znak $ przed jego symbolem np. B$4. Przy kopiowaniu do innych wierszy (w dół), adres komórki nie będzie ulegał zmianie, przy kopiowaniu w prawo (do innych kolumn), będzie się zmieniał adres kolumny.