ZABEZPIECZANIE I PRZECHOWYWANIE AKT W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM PRZEMYSŁAW WOJCIECHOWSKI Archiwum Państwowe w Poznaniu - Pracownia Konserwacji Materiałów Archiwalnych

R o z p o r z ą d z e n i e M i n i s t r a K u l t u r y z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych Dziennik Ustaw 2002, nr 167, poz. 1375

Przepisy Rozporządzenia dotyczące zabezpieczenia i konserwacji materiałów archiwalnych § 13, pkt. 6 Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały

Przepisy Rozporządzenia dotyczące zabezpieczenia i konserwacji materiałów archiwalnych § 16 Przekazywane materiały n a l e ż y: 1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych, 2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym 3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą j.o. .....

Rozporządzenie Min. Kultury z 15 lutego 2005 r Rozporządzenie Min. Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców Dz. U. 2005, nr 32, poz. 284 budynek, w którym mieści się archiwum powinien być usytuowany na terenie suchym, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek, jezior pomieszczenie nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub strychu budynku

Pomieszczenie powinno być: Rozporządzenie Min. Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców Dz. U. 2005, nr 32, poz. 284 Pomieszczenie powinno być: wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, zabezpieczone przed włamaniem, bez instalacji wodociągowych, kanalizacyjnych i gazowych, bez przedmiotów nie związanych z przechowywaniem dokumentacji

Rozporządzenie Min. Kultury z 15 lutego 2005 r Rozporządzenie Min. Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców Dz. U. 2005, nr 32, poz. 284 W pomieszczeniach, w których przechowuje się dokumentację na nośniku papierowym należy utrzymywać odpowiednie warunki wilgotności: 45-60% i temperatury: 14-20oC. Dobowe wahania mogą wynosić do 5% warunki wilgotności i temperatury trzeba codziennie kontrolować i zapisywać

Używać światła sztucznego (świetlówek) Rozporządzenie Min. Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców Dz. U. 2005, nr 32, poz. 284 Dokumentację należy chronić przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami spowodowanymi przez owady i gryzonie Używać światła sztucznego (świetlówek) Eliminować światło słoneczne (żaluzje, zasłony, folie przeciw promieniom UV

PRZYCZYNY ZNISZCZEŃ MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH Przyczyny fizykochemiczne: światło słoneczne i sztuczne, temperatura, wilgotność, kurz, pyły przemysłowe, gazy spalinowe: SO2, NO2

PRZYCZYNY ZNISZCZEŃ MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH Przyczyny biologiczne: bakterie, grzyby, owady, gryzonie

PRZYCZYNY ZNISZCZEŃ MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH Przyczyny mechaniczne: niewłaściwe ułożenie akt na regałach, nieostrożne korzystanie z akt, przesyłanie pocztą, translokacja

Uszkodzenia mechaniczne. Zniszczone krawędzie kart bloku księgi

Uszkodzenie mechaniczne spowodowane przez owady

Uszkodzenie mechaniczne spowodowane przez gryzonie

Destrukcja papieru spowodowana przez mikroorganizmy

Destrukcja papieru spowodowana przez pleśnie

Plamy foxingowe (obecność związków żelaza w papierze)

Zbrązowiały, kruchy papier – zakwaszenie papieru

Postępujące niszczenie bloku książki spowodowane puszystą destrukcją

Zanieczyszczenia powierzchniowe Zanieczyszczenia powierzchniowe. Jaśniejsze obszary oczyszczone mechanicznie.

Przebarwienie spowodowane przez zaciek i rozwój pleśni

Zżółknięta, „rozkładająca się” taśma samoprzylepna, powodująca destrukcję dokumentu, na którym została naklejona. Korespondencja Radziwiłłów, XVI wiek

Suszenie mokrych książek tradycyjną metodą przez przekładanie kartek suchymi papierami