Systemy informatyczne zarządzania W. Bartkiewicz Wykład 1. Zagadnienia wstępne

Pojęcie informacji Informacja jest czymś co w jakiś sposób porządkuje rzeczy, zjawiska, fakty, procesy, itp. Informacja jest tym, co danym (nie przetworzonym surowym liczbom, tekstom, obrazom, dźwiękom, itd.) przydaje treści znaczeniowej, wzbogacając naszą wiedzę o przedmiocie rozważań. Dane uzyskują wartość informacyjną dopiero dzięki odpowiedniej interpretacji. Informacja to zorganizowane, zinterpretowane i użyteczne dane.

Rzetelność – muszą wiernie (zgodnie ze stanem rzeczywistym) opisywać operacje gospodarcze i stany. Kompletność – powinny obejmować wszystkie istotne charakterystyki danego problemu, niezbędne do podjęcia decyzji. Selektywność – powinny być zawsze dobrane pod kątem charakterystyk opisywanego problemu. Oznacza to wyeliminowanie informacji zbędnych, nie związanych z danym problemem. Adresowalność – ich zakres przedmiotowy, dokładność i aktualność muszą być dostosowane do potrzeb określonego odbiorcy (a nie tylko problemu). Terminowość – informacje powinny być dostarczone na żądanie lub periodycznie we właściwym czasie. Wymagana postać – sposób prezentacji informacji powinien być zgodny z wymaganiami odbiorcy. Charakterystyki jakościowe informacji

System informacyjny System informacyjny jest to wyróżniony przestrzennie i uporządkowany czasowo zbiór informacji, ich nadawców, odbiorców oraz technicznych środków przekazu i przechowywania informacji. Jego istotą są procesy gromadzenia, obiegu, magazynowania, przetwarzania i prezentowania informacji, zarejestrowanych przez ich nadawców w dowolnej postaci, uporządkowanych pod względem formy i częstotliwości przekazywania odbiorcom, podejmującym na tej podstawie odpowiednie decyzje

Nadawcy i odbiorcy informacji: –fizyczni – ludzie i automatyczne urządzenia, zwłaszcza systemy komputerowe wyposażone w moduły nadawczo odbiorcze, –organizacyjni – komórki organizacji (np. stanowiska pracy, sekcje, wydziały, działy, zakłady, itp., –prawni – organizacje jako jednostki w rozumieniu formalnym, traktowane przy tym jako wyodrębnione całości. Zbiory informacji – zestawy wiadomości generowane przez nadawców w określonym porządku przestrzennym i czasowym. Coraz częściej mają charakter standaryzowanych zestawów danych, czy komunikatów, o ściśle określonej treści i formie. Generowane lub aktualizowane (zasilane) po wystąpieniu określonych przyczyn lub z określoną częstotliwością. Struktura systemu informacyjnego

Ze względu na miejsce w procesie przetwarzania: –wejściowe, wewnętrzne (wewnątrzsystemowe), wyjściowe. Ze względu na stopień przetworzenia: –źródłowe, przejściowe (pośrednie), wyjściowe. Ze względu na typ (formę): –liczbowe (numeryczne), tekstowe (alfabetyczne lub alfanumeryczne), multimedialne. Ze względu na poziom zmienności: –stałe, względnie stałe, zmienne. Rodzaje zbiorów informacji

Kanały informacyjne – sformalizowane i niesformalizowane drogi (trasy) przepływów informacyjnych. Stanowią one zwykle ewidencyjne i informacyjne odwzorowanie przepływów zasileniowych (rzeczowych i finansowych) zarówno w obrębie organizacji, jak i w jej relacjach z otoczeniem. Metody i techniki przetwarzania informacji – obejmują one zalgorytmizowane procedury, oraz niesformalizowane reguły automatycznej i nieautomatycznej (tradycyjnej) obróbki zbiorów informacji, które w drodze od nadawcy do odbiorcy (czyli od postaci źródłowej do wynikowej) poddawane są w całości lub częściowo koniecznym transformacjom czynnościowym (takim jak ewidencja, przechowywanie, kontrola, przesyłanie, prezentacja, oraz operacje arytmetyczne i logiczne. Struktura systemu informacyjnego (c.d.)

System informacyjny i system informatyczny Przez system informacyjny rozumiemy także obieg informacji zrealizowany tradycyjna metodą ręczną, z danymi rejestrowanymi na formularzach papierowych, i opracowywanymi dalej przez odpowiednich urzędników. Tym niemniej wyzwania stawiane przez współczesną rzeczywistość, związane zwłaszcza z lawinowo rosnącymi zbiorami danych, które organizacja musi przetworzyć aby zachować (lub poprawić) swoją pozycję konkurencyjną sprawiają, że stosowanie technologii komputerowej staje się wręcz koniecznością.

Funkcje systemu informacyjnego Gromadzenie transakcji i innych danych Przechowywanie danych Przetwarzanie danych Prezentowanie informacji Przesyłanie danych i informacji

Zbieranie, ewidencjonowanie i rejestrowanie danych i komunikatów gospodarczych. Wejście systemu informacyjnego. Jednym z podstawowych sposobów pozyskiwania danych jest wykorzystanie dokumentów źródłowych, tzn. drukowanych formularzy zawierających wstępnie zapisane dane o transakcji. Dokumenty źródłowe specyfikują dokładnie jakie informacje powinny zostać zarejestrowane, wydrukowane są na nich informacje standardowe, takie jak adresy. Zwykle istnieją regulaminy i wskazówki określające sposób wypełnienia określonego formularza. Tworzone są one często również zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi ewidencję transakcji gospodarczych (np. Ustawa o rachunkowości, przepisy prawa podatkowego, celnego, itp.). Gromadzenie transakcji i innych danych

Przykładami wewnętrznych dokumentów źródłowych mogą być zamówienia sprzedaży, zapotrzebowania zakupu, karty zegarowe pracowników. Zewnętrzne dokumenty źródłowe mogą obejmować miedzy innymi faktury dostawców, czeki czy też potwierdzenia przelewów od klientów. Dokumenty źródłowe akumulowane są zwykle we wsady, zanim zostaną zeskanowane lub wprowadzone do systemu ręcznie. Dane mogą być wprowadzane do systemu również bezpośrednio on- line, np. z wykorzystaniem terminali lub mikrokomputerów. W takich przypadkach dane wprowadzane są z wykorzystaniem służących do tego celu predefiniowanych ekranów komputerowych (tzw. form lub formularzy), przypominających odpowiadające im dokumenty źródłowe. Gromadzenie transakcji i innych danych

Dane rejestrowane są na przeznaczonych do tego urządzeniach ewidencyjnych (formularzach dokumentów, kartotekach ręcznych, komputerowych nośnikach danych) i porządkowane w postaci zbiorów danych o strukturze i zawartości unormowanej przez wymienione wcześniej ustawy, przepisy oraz regulaminy wewnętrzne. W trakcie porządkowania dane poddawane są dodatkowym operacjom, umożliwiającym później ich bezpośrednie wykorzystanie w operacjach przetwarzania. Można tu wymienić takie czynności jak: –Klasyfikacja poprzez przyporządkowanie rekordom danych kodów identyfikujących (numer faktury, kod pracownika, kod konta itp.), na podstawie pewnego predefiniowanego systemu, takiego jak np. zakładowy plan kont. Gromadzenie transakcji i innych danych

–Weryfikacja merytoryczna i formalna (typu, rozmiaru, struktury wewnętrznej danych, ich unikatowych wartości, lub dopuszczalnych wartości granicznych, a także spójności, kompletności i niesprzeczności. Wyeliminowanie błędów w danych podczas wprowadzania jest mniej kosztowne i bardziej efektywne niż ich detekcja podczas przetwarzania. –Konwersja danych – zmiana ich postaci lub nośnika. –Kodowanie danych – zastępowanie nazw i wartości zwyczajowych unikatowymi kodami (symbolami). Operacja ta ma na celu zapewnienie jednoznaczności danych lub zapisanie ich w bardziej zwartej formie. Gromadzenie transakcji i innych danych

Zapisywanie danych na trwałych nośnikach informacji (papierowych, magnetycznych, optycznych, itp.) w postaci i formie umożliwiającej łatwe ich wykorzystanie w kolejnych procesach przetwarzania, bez konieczności ponownego wykonywania operacji wejściowych. Istotnym jest więc, że zwłaszcza najważniejsze, dane w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa przechowywane są w formie ustrukturalizowanej, co jest niezbędnym warunkiem ich efektywnego dalszego przetwarzania. Dane, zwłaszcza w systemach komputerowych, przechowywane są poprzez organizację mniejszych jednostek danych we większe, bardziej znaczące. –Pojedyncze wartości liczbowe, tekstowe przechowywane są w polach. –Zbiór pól opisujących poszczególne cechy (atrybuty) jakiejś jednej konkretnej wielkości stanowi rekord. Przechowywanie danych

–Rekordy o tym samym zestawie pól, a więc opisujące ten sam typ wielkości umieszczane są we wspólnej strukturze danych, którą ogólnie nazywać będziemy plikiem. W konkretnych systemach dokładna implementacja tego typu struktur rekordów może być różna, bardzo często na przykład stosowana jest tzw. tabela. –Powiązane ze sobą pliki, bądź inne struktury rekordów, na ogół scalane są w jedną bazę danych, zbiór centralnie zarządzanych struktur danych, ułatwiających zarówno aktualizację danych, jak i dostęp użytkowników do danych. Możemy mówić o dwu podstawowych rodzajach przechowywania danych w przedsiębiorstwie: –Przechowywanie krótko i średniookresowe – stałe lub względnie stałe zbiory danych, zbiory transakcji (opisów procesów gospodarczych), algorytmów przetwarzania (programów), a także różnego rodzaju parametrów przetwarzania (słowników, tablic zakresów dopuszczalnych wartości, itp.). Przechowywanie danych

–Przechowywanie długookresowe (archiwizowanie) – ma na celu zabezpieczenie zbiorów danych przed przypadkową utratą (poprzez sporządzenie i utrzymywanie kopii) oraz zapisanie na bardzo trwałych nośnikach takich informacji, które podlegają przechowywaniu ze względów formalno-prawnych (nawet do kilkunastu lat). Przechowywane, a zwłaszcza archiwizowane dane podlegać mogą również takim operacjom pomocniczym, jak: : –Kompresja – zmniejszanie objętości danych w celu zmniejszenia zapotrzebowania na nośniki. –Szyfrowanie. Przechowywanie danych

Wykonywanie typowych operacji arytmetycznych i logicznych. Wykorzystywane jest ono do zasilania zbiorów informacji odbiorców, jak również w procesach informacyjno – decyzyjnych. Do typowych operacji przetwarzania danych zaliczyć możemy: –Obliczenia – wykonywanie dowolnych operacji matematycznych. –Agregacja – składanie danych w różnego rodzaju znaczące dane sumaryczne. –Porównywanie – sprawdzanie czy dwie dane są sobie równe, lub jedna jest mniejsza (większa) od drugiej. –Filtrowanie – usuwanie niepotrzebnych danych z dalszego przetwarzania. –Wyszukiwanie – odnajdywanie danych w strukturze danych w celu ich przetworzenia lub wyprowadzenia. Przetwarzanie danych

Polega na dostarczeniu odbiorcom niezbędnych informacji wynikowych, w wymaganych przez nich terminach, miejscu, zakresie postaci, przekrojach, czy stopniu szczegółowości (agregacji). Informacja wyjściowa w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa przyjmuje na ogół jedna z trzech następujących postaci: –Dokumenty. Stanowią one zapisy transakcji lub innych danych organizacji. Niektóre z nich, takie jak rachunki, faktury wysyłane są do strony zewnętrznej. Inne, takie jak np. potwierdzenia odbioru dostawy wykorzystywane są wewnętrznie. –Dokumenty generowane na końcu cyklu przetwarzania nazywane są operacyjnymi, w odróżnieniu od dokumentów źródłowych, używanych na początku procesu. –Dokumenty mogą być drukowane, lub przechowywane w postaci elektronicznej, np. na potrzeby EDI (Electronic Data Interchange), czyli elektronicznej wymiany danych. Prezentowanie informacji

–Raporty. Zawierają one szczegółową lub zagregowaną dodatkową informację operacyjną dotyczącą działania organizacji, przedstawioną w sposób, który umożliwia jej zrozumienie przez człowieka. Przygotowywane być mogą zarówno dla użytkowników wewnętrznych jak i zewnętrznych. Raporty harmonogramowe. Tworzone są periodycznie, zgodnie z rozkładem, np. dobowo, tygodniowo, miesięcznie. Dla przykładu miesięczna sumaryczna lista kosztów zatrudnienia, wykorzystywana do monitorowania kosztów pracy, dobowy raport z produkcji, wspomagający monitorowanie wprowadzania nowego wyrobu, itp. Raporty na żądanie. Tworzone są one, aby dostarczyć pewnych informacji na życzenie menedżera. Mogą one dotyczyć np. poziomu nakładów inwestycyjnych na określony element, godzin pracy określonego pracownika, łącznej sprzedaży wyrobu w czasie roku, itp. Prezentowanie informacji

Raporty wyjątków. Są to raporty produkowane automatycznie, w przypadku wystąpienia nietypowych sytuacji, wymagających akcji zarządzających. Np. wygenerowanie raportu jeśli poziom określonego półfabrykatu w magazynie spadnie poniżej 10 sztuk. Lista wszystkich pracowników, którzy przepracowali więcej niż 40 godzin w tygodniu. Parametry, albo punkty pułapki muszą być dla tego typu raportów dobierane bardzo starannie. Zbyt niski poziom może spowodować eksplozję zbędnych alarmów. Zbyt wysoki poziom, z kolei, może spowodować przeoczenie istotnych sygnałów. –Wyniki zapytań. Przez zapytanie rozumiemy zgłoszenie przez użytkownika żądania dostępu do pewnej informacji. Jego wynikiem może być zarówno wydruk papierowy, jak i informacja w postaci elektronicznej (na monitorze lub w pliku). Zapytania mogą mieć charakter z góry wbudowany przez twórców systemu komputerowego, lub w systemach baz danych swobodnych pytań formalizowanych przy pomocy specjalnych języków zapytań (zwykle SQL). Prezentowanie informacji

Związane jest ono zarówno przemieszczaniem zasobów informacyjnych pomiędzy komórkami obiektu gospodarczego, wykonującymi kolejne operacje przetwarzania jak też z wymianą informacji z otoczeniem. Mówimy wtedy o wewnętrznych lub zewnętrznych procesach informacyjno – komunikacyjnych. Przesyłane informacje podlegają często dodatkowym operacjom pomocniczym: –Porządkowanie i kompletowanie (np. układanie w paczki dla danego odbiorcy). –Konwersja do postaci i nośnika związanego z danym kanałem komunikacyjnym. –Kompresja i szyfrowanie. Przesyłanie informacji

Proces podejmowania decyzji i rozwiązywania problemu Rozpoznanie Projektowanie Wybór Implementacja Monitorowanie Rozwiązywanie problemu Podejmowanie decyzji

Podczas tego etapu identyfikowane i definiowane są problemy, cele jakie mają zostać osiągnięte i możliwości. Zbierana jest informacja odnosząca się do zakresu problemu: możliwych rozwiązań, ograniczeń i otoczenia problemu. Przykład: Sprowadzenie z zagranicy dostawy owoców tropikalnych, do okolicznych sklepów. Ograniczeniami problemu będą wówczas trwałość owoców i maksymalna cena jaką klienci byliby skłonni zapłacić za owoce. Podczas tej fazy muszą zostać również uwzględnione aspekty otoczenia problemu, takie jak dla przykładu regulacje prawne związane ze sprowadzaniem produktów żywnościowych. Etap rozpoznania

Dostarczanie niezbędnych informacji na temat zakresu problemu. Do określenia problemów i analizy możliwości wykorzystane mogą zostać symulacje i komputerowe badania analityczne. Informacje na temat cen i wielkości sprzedaży owoców tropikalnych w sklepach. Informacje na temat dostawców, firm spedycyjnych, ich cenników, warunków dostaw, itd. Konieczność ewidencji transakcji gospodarczych. Internet jako medium pozyskiwania informacji handlowej oraz dotyczącej otoczenia problemu – uwarunkowań transportu, przepisów tranzytowych, importowych, itp. Analizy cenowo popytowe dotyczących sprowadzanych partii owoców. Etap rozpoznania – rola systemu informacyjnego

Budowane są wówczas możliwe rozwiązania problemu, oraz szacowana wykonalność poszczególnych alternatyw. W naszym przykładzie rozważane byłyby różne sposoby organizacji dostawy, włączając oszacowanie kosztów transportu związane z każdym z nich. Niektóre z nich, takie jak np. dostawa owoców statkiem do portu w Lizbonie i dalszy transport ciężarówką, mogą być uznane za niewykonalne, ponieważ zajęłoby to tyle czasu, że owoce by się popsuły. Etap projektowania

Na etapie projektowania systemy informatyczne wykorzystane mogą być przede wszystkim do budowania i kalkulacji kosztów poszczególnych alternatyw. System informatyczny może, biorąc pod uwagę warunki zidentyfikowane w poprzednim etapie, sugerować ewentualne sposoby realizacji dostawy, a przede wszystkim wyliczać koszt finansowy i czas transportu. Warianty niewykonalne, np. przekraczające pewne założone z góry limity mogą być przez system automatycznie odrzucane. Konieczność ewidencji transakcji gospodarczych. Modele finansowe, kalkulacji kosztów. Etap projektowania – rola systemu informacyjnego

Jest to ostatnia faza podejmowania decyzji. Wymaga on określenia toku akcji podejmowanych w celu rozwiązania problemu. Ten na pierwszy rzut oka łatwy akt wyboru zwykle nie jest taki prosty jak mogłoby się to wydawać. Istnieje wiele czynników, trudnych do rozpoznania, często o charakterze niejawnym, mogących wpływać na ostateczny wybór alternatywy decyzyjnej. W tym etapie swoje zastosowanie znajdują przede wszystkim modele decyzyjne, analityczne, komputerowe metody badań operacyjnych, pozwalające na znalezienie rozwiązania optymalnego pod kątem założonych celów, lub przynajmniej określenie najlepszego rozwiązania spośród rozważanych. Etap wyboru

Ten etap rozwiązywania problemu wykracza już poza fazę podejmowania decyzji. Polega on na wykonaniu akcji wprowadzających rozwiązanie w życie. W tej fazie systemy informatyczne wykorzystywane są przede wszystkim do obsługi procesu realizacji decyzji oraz rejestracji transakcji gospodarczych z nią związanych. Np. zarejestrowanie w systemie informacyjnym dostawcy, firmy spedycyjnej, tworzenie dokumentów obsługujących dostawę (takich jak zamówienia zakupu, dokumenty przyjęcia towaru, itp.), ewidencja danych związanych z historią realizacji dostawy, itd. Realizacja funkcji komunikacyjnej systemu informacyjnego, związana na przykład z wykorzystaniem jako medium komunikacyjnego usług sieci Internet, czy też z realizacją podjętej decyzji za pośrednictwem mechanizmów elektronicznej wymiany danych EDI.. Etap implementacji

Finalny etap procesu rozwiązania problemu. W tej fazie decydent ocenia implementację rozwiązania, określając czy zostały osiągnięte przewidywane wyniki i modyfikując proces w świetle nowej informacji zdobytej podczas implementacji. Może to wywołać sprzężenie zwrotne i powrót do któregoś ze wcześniejszych etapów rozwiązywania problemu. Systemy informatyczne na tym etapie wykorzystywane są przede wszystkim do ewidencji transakcji gospodarczych będących skutkiem zrealizowanej decyzji oraz do bieżącej operacyjnej analizy ich efektów finansowych lub innych założonych wcześniej celów. Rejestracja transakcji sprzedaży sprowadzonych owoców, sporządzanie raportów z jej wyników oraz analiz zyskowności (przychodów i kosztów). Etap monitorowania

Problemy strukturalne (decyzje programowalne) – łatwe, powtarzalne, rutynowe zagadnienia, dla których istnieją standardowe rozwiązania, dające się często przedstawić w postaci określonej procedury postępowania, algorytmu. Dla decyzji tego typu modele decyzyjne zostały zbudowane już wcześniej, podjęcie decyzji polega wiec jedynie na zastosowaniu znanego rozwiązania. Niejednokrotnie decyzje o charakterze strukturalnym podejmowane są automatycznie, przez systemy informatyczne. Problemy niestrukturalne (decyzje nieprogramowalne) – rozmyte, kompleksowe, nierutynowe problemy, dla których nie ma łatwych rozwiązań. Nie ma dla niech wypracowanej metodologii ani modelu ich rozwiązania. Dla ich podejmowania niezbędne są subiektywne sądy i intuicja menedżera. Systemy informatyczne sugerują zwykle pewne rozwiązania, ostateczna decyzja zawsze należy jednak do człowieka. Stopień złożoności decyzji

Problemy częściowo strukturalne (semistrukturalne) (decyzje częściowo programowalne) – w ich przypadku jedynie pewne fazy procesu podejmowania decyzji mają charakter strukturalny. Nie mogą one zostać w pełni zautomatyzowane. Wymagają subiektywnych ocen i osądów, w powiązaniu z formalną analizą danych i budową modeli. Stopień złożoności decyzji

Model optymalizacyjny – znajduje rozwiązanie najlepsze, zwykle pod względem dopasowania do celów organizacji. Na przykład maksymalizacja zysków lub minimalizacja kosztów danego przedsięwzięcia. Modele optymalizacyjne biorą pod uwagę ograniczenia problemu. Typowym przykładem ograniczenia może być maksymalna kwota nakładów inwestycyjnych dla danego przedsięwzięcia. Model satysfakcjonujący – znajduje on rozwiązanie dobre, ale niekoniecznie najlepsze. Powodem ich stosowania jest zwykle przypadek gdy właściwy model problemu, dający decyzję optymalną byłby zbyt skomplikowany lub kosztowny. Tego typu metody zwykle nie przeglądają wszystkich możliwych rozwiązań, ale tylko te które prawdopodobnie dadzą dobre wyniki. Możliwe alternatywy rozwiązań

Rozważmy dla przykładu decyzję dotyczącą lokalizacji nowej fabryki. Analiza wszystkich możliwych lokalizacji wymagałaby rozważenia wszystkich miast w Polsce. Podejście satysfakcjonujące wymaga rozważenia np. pięciu miast spełniających wymagania organizacji. Wybrana lokalizacja może nie być najlepsza, ale jest dostatecznie dobra – satysfakcjonująca, i nie wymaga czasu i nakładów do analizy pozostałych miast w Polsce. Możliwe alternatywy rozwiązań

Decyzje podejmowane w warunkach pewności – występują w sytuacjach gdy decydent w fazie rozpoznania zebrał informacje na tyle wyczerpujące i dokładne, aby móc dogłębnie zrozumieć rozwiązywany problem. Wszystkie istotne fakty, mogące wpłynąć na wynik decyzji znane są decydentowi, tak że jest on w stanie z góry określić wynik każdej alternatywy. Nie ma więc ryzyka, że da ona w wyniku nieoczekiwane efekty. Oczywiście w praktyce znajomość absolutnie wszystkich faktów jest w zasadzie niemożliwa. Tym niemniej w pewnych sytuacjach decydent może wiedzieć na tyle dużo, aby czynnik ryzyka był pomijalny. Z tego typu zjawiskiem mamy do czynienia w przypadku decyzji strukturalnych (oraz do pewnego stopnia częściowo strukturalnych). To właśnie rolą systemu informacyjnego jest dostarczenie odpowiedniej wiedzy decydentowi. Ryzyko decyzji

Decyzje podejmowane w warunkach niepewności – występują w sytuacjach gdy system informacyjny o pewnych faktach lub zjawiskach nie jest w stanie dostarczyć decydentowi żadnej wiedzy. Jedynym rozwiązaniem w takim przypadku jest stosowanie technik symulacyjnych, analizując efekty decyzji dla różnych wartości nieznanych zmiennych. Tym niemniej należy pamiętać że nawet najlepszy system informacyjny pewnych informacji nie jest w stanie dostarczyć. Decyzje podejmowane w warunkach ryzyka – wiążą się z rozwiązywaniem problemów dla których możemy określić jedynie prawdopodobieństwo wyniku. W rzeczywistości w biznesie niewiele jest decyzji dla których wszystkie istotne fakty znane są w momencie ich podejmowania. Dla tych decyzji decydent nie wie z całą pewnością, czy wybrana alternatywa da oczekiwane efekty, stąd pojawia się ryzyko. Ryzyko decyzji