KOMPUTERY W ZARZĄDZANIU SZKOŁĄ Jerzy Piskor   Szkoła Podstawowa nr 21 im. Królowej Jadwigi w Lublinie jpiskor@ares.21sp.lublin.pl  ( jerzy@w.pl ) www.21sp.lublin.pl/users/jpiskor/

O szkole... 740 uczniów w 29 oddziałach 55 nauczycieli 5 pracowników administracyjnych i 15 obsługowych www.21sp.lublin.pl/komputer.htm

Zinformatyzowano w pełni zarządzanie szkołą oraz bibliotekę. W szkole funkcjonuje informacyjny system wspierania zarządzania i edukacji oparty na sieci Novell. Wydzielony został serwer dla prac administracyjnych. W szkole zostały wdrożone także systemy, w których rozliczenia z ZUS i Bankiem obsługującym szkołę, dokonywane są drogą elektroniczną.

Komputery w zarządzaniu Wydzielone zostały dwa podsystemy: nadzorowania procesu wychowawczo-dydaktycznego planowania i wspomagania prac administracyjnych.

Nadzorowanie procesu wychowawczo-dydaktycznego ewidencja podstawowych danych o uczniach; możliwość bardzo szybkiego i łatwego sporządzania różnego rodzaju zestawień; rejestracja i analiza np. następujących informacji: tradycyjnych ocen w postaci stopni (dziennik elektroniczny); ocen opisowych określających szczegółowo osiągnięcia i zdolności ucznia oraz jego braki; frekwencji; uwag o zachowaniu i postawach uczniów.

System komputerowy pełni rolę rozszerzonego elektronicznego arkusza ocen oraz dziennika lekcyjnego. Jeżeli wszystkie informacje są wprowadzane na bieżąco przez nauczycieli, rodzic może otrzymać komplet interesujących go informacji o własnym dziecku.

Planowanie i usprawnianie pracy administracyjnej Oprogramowanie: Pakiet biurowy Microsoft Office, Płatnik ZUS Program do elektronicznej obsługi konta bankowego, oraz...

20 specjalistycznych programów firmy VULCAN: prawo w oświacie, arkusz organizacyjny 2000+, plan lekcji 2000+, księga zastępstw 2000+, plan dyżurów 2000+, sekretariat uczniowski 2000, oceny okresowe, statystyka semestralna 2000, ocenianie opisowe 2000+, wypełnianie świadectw szkolnych, biblioteka szkolna MOL, księgowość 2000+, rejestr VAT 2000,

rozrachunki 2000, faktury 2000, magazyn 2000, stołówka 2000, inwentarz szkolny 2000, kadry 2000, płace 2000.

Co sprawiało największe trudności? etap wdrożeniowy koszty komputeryzacji: sprzętowe oprogramowania. Aby system był spójny i dawał odczuwalne efekty w każdej dziedzinie zarządzania, wyposażono szkołę w zestaw współpracujących ze sobą modułów obsługujących wszystkie agendy jej działalności.

Był to proces długofalowy i wieloletni. Wdrażając poszczególne, nawet najdrobniejsze elementy systemu, obserwowano zmianę jakości wykonywanej pracy i podwyższenie jej standardu. integracja - VULCAN PLAN fachowa obsługa techniczna sprzętu i oprogramowania. czynnik ludzki – zmiana zakresów czynności.

Korzyści osiągnięte z dotychczasowych wdrożeń decyzje podejmowane są w oparciu o dane pochodzące z wielu źródeł, wielowariantowość, rozwiązywanie czasochłonnych problemów kombinatorycznych, ( układanie planu lekcji, planowanie egzaminów, dyżurów, zastępstw, czy przygotowanie arkusza organizacyjnego), zaoszczędzenie ogromnej ilość czasu pracownikom administracyjnym szkoły (przygotowywanie list wypłat lub opracowywanie bilansów księgowych).

Wdrożony system informatyczny wpłynął na: zautomatyzowanie rutynowych czynności związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem informacji o uczniach i pracownikach szkoły, prowadzeniem prac administracyjnych; dysponowanie przez dyrektora rzetelnymi i obiektywnymi informacjami, dzięki którym proces decyzyjny osiąga wyższe standardy trafności; dysponowanie przez szkołę pełniejszą informacją o swojej działalności; możliwość uzyskiwania danych statystycznych, niemożliwych do wyliczenia metodami tradycyjnymi.

Automatyzacja doprowadziła do tego, że komputer: prowadzi elektroniczną dokumentację szkolną drukując zestawienia, sprawozdania, zaświadczenia; gromadzi informacje o pracownikach w zestawieniach kadrowych, naliczając płace, prowadząc odpowiednie kartoteki; zbiera informacje o stanie majątku szkoły (księgi inwentarzowe); gromadzi i przetwarza informacje finansowo-księgowe szkoły i wiele innych.

Kolejne korzyści płynące z zastosowania rozwiązań informatycznych w szkole, to... 1. Porządek: każdą informację wystarczy wpisać raz (dane dziecka raz wprowadzone i sprawdzone będą wyłącznie powielane: np. modyfikacja adresu zamieszkania nastąpi we wszystkich zestawieniach), dane wprowadza jedna osoba, a pozostałe korzystają z efektów jej pracy. 2. Oszczędność czasu: Eliminacja wielokrotnego przepisywania danych – w angażach, przeszeregowaniach, zestawieniach, listach płac, kartotekach, przelewach, dokumentach związanych z przejmowaniem i zdawaniem sprzętu, kartach bibliotecznych.

3. Dyrektor może wzbogacić swoją wiedzę o szkole poprzez: analizy sposobów organizowania zastępstw (analiza wpływu nieobecności nauczycieli na wyniki uczniów); statystyki semestralne ocen wystawianych przez nauczycieli; szybkie i szczegółowe informacje o stanie majątku szkolnego; analizy kosztów realizacji poszczególnych zadań edukacyjnych. Łatwy dostęp do tych informacji pozwala dyrektorowi na bieżąco podejmować decyzje wpływające na optymalne wykorzystywanie zasobów szkoły i przeciwdziałać rodzącym się zagrożeniom.

Zmiana standardu pracy szkoły Dzięki zastosowaniu komputerów szkoła staje się: lepsza, to znaczy lepiej zorganizowana, nie tyle od strony szkolnej biurokracji, ile przede wszystkim od strony wykorzystania wszystkich swoich zasobów (ludzkich i materialnych); lepsza, bo dzięki automatyzacji codziennych czynności pracownicy mogą bardziej skoncentrować się na najważniejszym - na uczniu; lepsza, bo dzięki komputeryzacji ewidencji finansowo-księgowej otrzymuje dokładniejszą informację o kosztach i miejscach ich powstawania. Nie doprowadzi to z pewnością do zmniejszenia kosztów, ale może zracjonalizować wydatki.

Warunki efektywnego wdrożenia środków informatyki w szkole: dysponowanie przez szkołę kadrą, która chce się uczyć; dobra atmosfera pracy w szkole (dostęp do komputera dla wszystkich chętnych); odwaga w podejmowaniu decyzji i nie zrażanie się pierwszymi niepowodzeniami; umiarkowane zaufanie do nowinek i rozsądne do nich podejście, gdyż miarą wartości programów lub udogodnień obsługi komputera jest uzyskanie praktycznych korzyści z jej stosowania; pracownicy otrzymują nowe przydziały obowiązków i zakresy uprawnień dostosowane do swoich możliwości. To nowoczesne narzędzie (nowa infrastruktura techniczna) sprawdza się, gdy szkoła jest otwarta na zmiany.

Podsumowanie Atuty systemu: konstrukcja oparta na pracy w sieci Novell, możliwość wymienności danych pomiędzy aplikacjami, kompleksowość zastosowanych rozwiązań, wysoka fachowość zatrudnionej kadry, otwartość na nowe rozwiązania, bliska współpraca z producentem specjalistycznego oprogramowania (firmą Vulcan z Wrocławia). możliwość rozbudowy systemu, częsta aktualizacja oprogramowania,

wprowadzanie nowych, pionierskich rozwiązań (komunikowanie się przez Internet), globalne spojrzenie na potrzeby szkoły i edukacji, nowatorskie rozwiązania organizacyjne w zarządzaniu i edukacji – to niezaprzeczalne zalety systemu informatycznego. Ciągłe poszukiwanie nowych, skutecznych sposobów oddziaływania na ucznia i pracownika poprzez proponowanie nowych, wygodnych i wydajnych rozwiązań jest elementem zachęty i środkiem do potwierdzenia zalet stosowania rozwiązań systemowych w porównaniu z  rozwiązaniami stanowiskowymi.

W ciągu 10 lat wdrażania systemu pracownicy szkoły zrozumieli i poznali na własnej skórze zalety tych nowoczesnych rozwiązań. Wymagają one od nich większych umiejętności, ale też dają dużo większe możliwości systemowego rozwiązywania problemów – nie tylko natury technicznej. Więcej informacji w internecie na stronie: www.21sp.lublin.pl/users/jpiskor/obszary.htm

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ...