University of Information Technology and Management in Rzeszow Zarządzanie PROCESAMI Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow agenda: Cele organizacyjne, funkcje, zadania Analiza i modelowanie procesów pracy Procesy i procedury wg norm ISO Systemy workflow Projektowanie procesów biznesowych wg ISO – praca projektowa Projektowanie procesów biznesowych wg ARIS – prezentacja dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Cele organizacyjne, funkcje, zadania

Cele organizacyjne, funkcje, zadania Cele wyznaczone dla systemu jakim jest przedsiębiorstwo, determinują nie tylko jego przeznaczenie (sens istnienia), ale także wewnętrzny podział pracy, zhierarchizowanie i przebieg procesów. dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Cele organizacyjne, funkcje, zadania Hierarchiczne ustalenie wszystkich celów przedsiębiorstwa (zależność przyczynowo-skutkowa) umożliwia określenie kluczowych funkcji i zadań, które trzeba podjąć, aby cele zostały osiągnięte. dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Cele organizacyjne, funkcje, zadania Cele i funkcje w literaturze przedmiotu są często stosowane zamiennie. Jednakże możemy wyróżnić trzy poziomy analizy i modelowania funkcji: Cel(e) organizacyjne – poziom rzędu zerowego (Po), Funkcje umożliwiające realizację celów organizacyjnych - cele uzupełniające (1 - go rzędu), Zadania w ramach poszczególnych funkcji - cele uzupełniające (2-go rzędu). dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Cele organizacyjne, funkcje, zadania Cele, funkcje i zadania możemy przedstawić za pomocą: 1) Klasyfikatora celów, 2) Tzw. „drzewa celów” dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Klasyfikator celów wydawnictwa uczelnianego „XYZ”. Cel główny - rzędu zerowego (Po): Publikacja prac naukowo-dydaktycznych; Cele uzupełniające (1-go rzędu): 1. Zapewnienie prawidłowej pracy w obszarze pozyskiwania autorów oraz nabywanie praw do tytułów 2. Ekonomiczne i jakościowe prowadzenie prac redakcyjnych (aspekt wykonawczy) 3. Prowadzenie sprzedaży publikacji naukowo-dydaktycznych dla zapewnienia zbytu na publikowane prace 4. Zapewnienie efektywnej administracji i finansowania publikacji. 5. .................................................................................................. Cele uzupełniające (2-go rzędu): 1.1. Opracowywanie profilu wydawnictwa i strategii działań w obszarze poszukiwań autorów i pozyskiwania tytułów dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow „Drzewo” celów Cele uzupełniające (2-go rzędu): 1.1. Opracowywanie profilu wydawnictwa i strategii działań w obszarze poszukiwań autorów i pozyskiwania tytułów 1.2. Prowadzenie, przygotowywanie i podpisywanie umów autorskich 1.3. Prowadzenie ewidencji i analizy baz danych autorów; Cele uzupełniające (1-go rzędu): 1. Zapewnienie prawidłowej pracy w obszarze pozyskiwania autorów oraz nabywanie praw do tytułów 2. Ekonomiczne i jakościowe prowadzenie prac redakcyjnych (aspekt wykonawczy) 3. Prowadzenie sprzedaży publikacji naukowo-dydaktycznych dla zapewnienia zbytu na publikowane prace 4. Zapewnienie efektywnej administracji i finansowania publikacji. Zadania Cel główny - rzędu zerowego (Po): Publikacja prac naukowo-dydaktycznych dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

2. Analiza i modelowanie procesów pracy

University of Information Technology and Management in Rzeszow Definicja procesu: PROCES - zbiór wcześniej zdefiniowanych, powiązanych ze sobą działań, które służą osiągnięciu założonego celu. dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Klasyfikacja procesów biznesowych: S. Kłos, W. Woźniak, Modelowanie procesów biznesowych, w: R. Knosala (red.), Komputerowo zintegrowane zarządzanie, Konferencja naukowa – Zakopane 2002, WNT, Warszawa 2002. Wartość gospodarcza wysoka Współpracy dokumentacja techniczna wdrożenie oprogramowania Produkcyjne kalkulacje reklamacje Ad Hoc potwierdzenia, inspekcje informacje nieformalne Administracyjne delegacje służbowe potwierdzenia zakupów niska Powtarzalność niska wysoka dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Ocena znaczenia procesów: Literatura: Skalik (red.) Znaczenie procesu dla klienta Sposób załatwiania reklamacji Sprzedaż Usługa u klienta Obsługa posprzedażna Rozwój nowych produktów wysokie Naprawy gwarancyjne Badania klientów Zakupy niskie Dyscyplina wśród pracowników Budżetowanie Informowanie interesariuszy Znaczenie procesu dla firmy niskie wysokie dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Analiza i modelowanie procesów Analiza i projektowanie procesów pracy ma na celu uzyskanie optymalnej efektywności realizowanych zadań przez daną organizację. W ujęciu idealnym przekształcenia występujące w poszczególnych działaniach (etapach procesu) powinny tworzyć wartość dodaną, co spowoduje, że to co stanowi efekt procesu będzie bardziej użyteczne i efektywne. dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Analiza i modelowanie procesów Modelowanie (udoskonalanie, usprawnianie) procesu ma na celu: 1) personalizacje procesu - przypisanie konkretnego procesu konkretnej osobie - aspekt odpowiedzialności, 2) określenie potrzeb kierowniczych - dla skomplikowanych projektów, wymagających współpracy kilku osób potrzebny jest koordynator prac, 3) lokalizacje decyzji - analiza decyzyjna, 4) koordynacje działań - podział i koordynacja poszczególnych prac, zadań, 5) wielowariantowość - opracowanie różnych wariantów realizacji tego samego zadania, 6) uproszczenie kontroli - analiza systemu kontroli - kontrola w odpowiednim miejscu i w odpowiednim czasie dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Analiza i modelowanie procesów Wstępnie analizując określone procesy należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania: 1) Co ma dać ten proces? 2) Co powoduje, że odbiorca jest zadowolony bądź nie z efektów procesu? 3) Jaki jest koszt procesu? 4) Jakie istnieją rozwiązania alternatywne? dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Analiza i modelowanie procesów Dalszą analizę przeprowadzamy w perspektywie: 1) zasadności istnienia poszczególnych działań, 2) uczestnictwa w procesie poszczególnych osób lub komórek organizacyjnych, 3) poziomu jakości, czasu trwania procesu, 4) koordynacji niezbędnych dla procesu działań, które muszą być realizowane równolegle, 5) umiejscowienia decyzji, kontroli dotyczących poszczególnych elementów procesu. dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Analiza i modelowanie procesów Diagnozę i modelowanie procesów pracy przeprowadzamy w następujący sposób: 1) wyznaczenia głównych procesów występujących w badanej organizacji; 2) określenie subprocesów składających się na proces główny; 3) wskazanie na kluczowe procesy z punktu widzenia realizacji celu głównego, lub też pary celów „steakholders” (np. klient/właściciel) – np. poprzez analizę wartości użytkowej celu, metodę porównywania parami; 4) opracowanie graficzne kluczowych procesów, tzw. wizualizacja procesu; 5) przeprowadzenie analizy (diagnozy) i w konsekwencji modelowania kluczowych procesów pracy badanego systemu. dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Analiza i modelowanie procesów Przykład.... dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Modelowanie procesów w SAP R/3 – transakcja SB09

Modelowanie procesów w SAP R/3 – transakcja SB09

Modelowanie procesów w SAP R/3 – transakcja SB09 Diagramy są budowane za pomocą następujących symboli: Funkcji (Function), zdarzeń (Event), operatorów logicznych: XOR (operator wyłączenia) AND (operator iloczynu logicznego) OR (operator sumy logicznej).

3. Procesy i procedury wg norm ISO

4. Systemy workflow

Czarny scenariusz... Wolfgang Runge, SAP

Web-based Workflow http://www.compiere.org/technology/images/Workflow.png

Academic metadata workflow http://hublog.hubmed.org/2005-12-workflow.png

Web-based Workflow http://www.cubespace.com.au/images/edm/workflow.gif

University of Information Technology and Management in Rzeszow Systemy workflow WORKFLOW jest rodzajem przepływu dokumentów, informacji lub zadań pomiędzy uczestnikami. WORKFLOW - system zarządzania organizacją pracy. WORKFLOW automatyzuje procesy, w których zarówno dokumenty, jak i informacje oraz zadania są przekazywane od jednego wykonawcy do następnego w ściśle określony przez logikę procesu sposób, według porządku zapisanego w definicji procesu. Źródło:http://www.erison.com.pl/workflow dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Systemy workflow Automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych. Automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której informacja jakiegokolwiek typu jest przekazywana od właściwego uczestnika, w odpowiednim czasie, według inteligentnych zasad biznesowych, które zezwalają komputerom na wykonywanie większości pracy, podczas gdy wkład pracy ludzkiej ograniczałby się jedynie do ingerowania w końcową fazę każdego z procesów Źródło:http://www.erison.com.pl/workflow dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Systemy workflow Narzędzie WORKFLOW jest używane do stworzenia skomputeryzowanej definicji procesu biznesowego. Programy komputerowe będące w stanie całkowicie lub częściowo wspomagać działanie jednostek pracy w celu osiągnięcia obiektywności w wykonywaniu operacji WORKFLOW. WORKFLOW jest złożony z pewnej liczby dyskretnych działań lub zadań w celu wykonania ich ręcznie lub automatycznie, poprzez użycie i skorzystanie z zasobów IT lub aplikacji. Źródło:http://www.erison.com.pl/workflow dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

Systemy workflow WORKFLOW: AKTYWNY PRZEPŁYW ODPOWIEDNIEJ INFORMACJI: w odpowiednim czasie, w odpowiedniej formie, w odpowiedniej ilości, do odpowiednich ludzi / w odpowiednie miejsce, po odpowiednich kosztach. ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Systemy workflow A gdzie warto stosować Workflow? Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z przepływem: Danych Informacji Dokumentów w ramach rozwiązań SAP i na zewnątrz (uruchamiając inne procesy zewnętrzne) ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Workflow w Polkomtel S. A. - wybrane przykłady scenariuszy SAP Workflow Wspomaganie procesu zakupów (MM) Skanowanie i zatwierdzanie faktur (FI/MM) Tworzenie nowych kont (FI) Tworzenie elementów PSP (PS) Zwalnianie / zatrudnianie pracownika (HR) Kontrola limitów kredytowych (SD) Zakładanie danych podstawowych (MM, SD) ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Workflow w Polkomtel S. A. - przyszłość Obsługa programów oceny pracowniczej (MSS, ESS), Obsługa zatwierdzania arkuszy czasu pracy (MSS, ESS), Obsługa zmian danych HR np. centrum kosztowe (SAP HR), Rozwój scenariuszy skanowania roll out organizacyjny, Obsługa podróży służbowych (SAP TRV), Rejestracja i obsługa korespondencji przychodzącej (CRM), Powiadamianie o zbliżających się terminach spotkań, działań itp. (CRM), Akceptacja kampanii marketingowych (CRM), ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Korzyści z automatyzacji procesów produkcyjnych: Udoskonalenie wydajności systemu. Redukcji kosztów laboratoryjnych i operacyjnych. Unowocześnienie usług dla klientów. Wzrostu sprzedaży. Redukcji strat i powtórzeń w procesie produkcyjnym. Przyśpieszenie dostępu do szybko zmieniających się informacji. Minimalizacji nakładu na szkolenie pracowników oraz infrastrukturę IT. Źródło:http://www.erison.com.pl/workflow dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Korzyści z automatyzacji procesów produkcyjnych: Zmniejszenie kosztów przetwarzania dokumentów: pracownicy są bardziej efektywni automatyczna identyfikacja i obsługa błędów automatyczny przydział funkcji eliminacja papierowego obiegu dokumentów i skrócenie jego czasu ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Korzyści z automatyzacji procesów produkcyjnych: Usprawnienie procesu obsługi klienta poprzez lepszą kontrolę procesu: lepszy dostęp do informacji o klientach efektywny rozdział odpowiedzialności ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Korzyści z automatyzacji procesów produkcyjnych: Uzyskanie danych analitycznych i poprawę efektywności: monitorowanie czasu poszczególnych procesów biznesowych monitorowanie czasu poszczególnych czynności w ramach procesów biznesowych monitorowanie wąskich gardeł procesów biznesowych ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

University of Information Technology and Management in Rzeszow Korzyści z automatyzacji procesów produkcyjnych: Zorganizowane zarządzanie informacją: połączenie dokumentów z procesem kompletny zapis niezbędnych informacji ©2003 The Information Management Group. All rights reserved. Proprietary and co dr Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

5. Projektowanie procesów biznesowych wg ISO – praca projektowa

Metodologia pracy: 1. Przedstaw cel procesu/procedury 2. Opisz parametry na wejściu 3. Opisz parametry na wyjściu 4. Przedstaw kolejność poszczególnych zadań w ramach wybranego procesu/ procedury 5. Opisz uczestników wybranego procesu/procedury 6. Opisz graficznie w formie diagramu wybrany proces/procedurę 7. Przedstaw wnioski (propozycje udoskonalenia procesu/procedury)

University of Information Technology and Management in Rzeszow PYTANIA? Marian Krupa University of Information Technology and Management in Rzeszow

5. Projektowanie procesów biznesowych wg ARIS – prezentacja

Business Process Excellence

Business Process Excellence

Business Process Excellence