Eksploatacja zasobów informatycznych przedsiębiorstwa

Cz.2. Koszty funkcjonowania IT w przedsiębiorstwie Zarządzanie finansowe IT

Koszty związane z IT (cykl życia) Koszt nabycia zasobów, Dobór elementów systemu, Dobór elementów systemu, Bezpośrednie koszty nabycia, Bezpośrednie koszty nabycia, Dodatkowe koszty nabycia, Dodatkowe koszty nabycia, Koszt utrzymania zasobów, Bieżące koszty funkcjonowania, Bieżące koszty funkcjonowania, Koszty awarii, Koszty awarii, Koszt likwidacji zasobów.

Koszty związane z IT (alokacja) Koszty bezpośrednie, Akwizycji, Akwizycji, Utrzymania, Utrzymania, Likwidacji, Likwidacji, Koszty pośrednie, Koszty dodatkowe.

Źródła informacji o finansach IT Księgowość Zapisy księgowe, Zapisy księgowe, Zestawienia, Zestawienia, Analizy, Analizy, Informacje wewnętrzne działu IT Informacje do budżetowania IT, Informacje do budżetowania IT, Plany rozwojowe, Plany rozwojowe, Sprawozdania. Sprawozdania.

Księgowość – podstawowe źródło informacji o kosztach Księgowość klasyczna, Metoda MPK (Miejsce Powstawania Kosztów), Metoda Cost Centers CC (Centra Kosztów), Podejście Cost Carriers CCa (Nośniki Kosztów).

Podejście klasyczne Koszty księgowane są w grupach kosztowych (konta analityczne) bez wyraźnego podziału na źródła kosztów, Nie ma możliwości bezpośredniego określenia poziomu kosztów generowanych przez IT, Tworzy się specjalne raporty wyszukujące i zestawiające odpowiednie koszty, Często konieczne jest tworzenie dodatkowego oprogramowania (czasami protez) dla procesu tworzenia zestawień, Często przenoszenie informacji do arkuszy kalkulacyjnych.

Podejście MPK Oprócz księgowań klasycznych tworzy się zapisy na osobnych kontach (lub subkontach) zawierających informacje o MPK, Różny poziom automatyzacji wykorzystania, Łatwiejsze do analizy niż metoda klasyczna, Pozwala na identyfikację źródła kosztu, Przyspieszenie prac związanych z budżetowaniem.

Metoda Cost Centers (Centra Kosztów) Całość systemu księgowego oparta na strukturze kosztowej, Na każdym poziomie planu kont zaszyte są informacje o CC, Obecnie często implementowana w systemach księgowych (klasy ERP), Bardzo zbliżona do MPK ( MPK to krajowa wersja Cost Centers).

Podejście Cost Carriers Jest uszczegółowieniem podejścia Cost Centers, Oprócz wyodrębniania centrów generujących koszty, prowadzi się analizę nośników kosztów, Bardzo przydatne przy planowaniu budżetu oraz przy poszukiwaniu oszczędności.

Bezpłatne usługi wewnętrzne IT??? Podejście: …wykonają to pracownicy właśni, więc nie poniesie się żadnych kosztów … Powszechne podejście wielu polskich menedżerów, Powszechne podejście wielu polskich menedżerów, Cytat z pracy dyplomowej studenta WZiE PG, 2004 rok, Cytat z pracy dyplomowej studenta WZiE PG, 2004 rok, Nie tylko dodatkowe prace zlecane własnym pracownikom generują koszty, ale również prace rutynowe, codzienne, Koszty usług wewnętrznych są mierzalne i muszą być określane i kontrolowane.

Analiza kosztów IT – przykład (1) Cele i założenia: Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań dla alokacji zasobów (zmniejszenie kosztów), Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań dla alokacji zasobów (zmniejszenie kosztów), Wykazanie celowości (bądź jej brak) dla planowanych działań, Wykazanie celowości (bądź jej brak) dla planowanych działań, Analiza trzyletnia (określenie TCO Total Cost of Ownership na trzy najbliższe lata), Analiza trzyletnia (określenie TCO Total Cost of Ownership na trzy najbliższe lata),Ograniczenia: Brak danych MPK, CC, CCa, Brak danych MPK, CC, CCa, Brak dostępu do niektórych danych – utajnienie, Brak dostępu do niektórych danych – utajnienie, Wprowadzanie nowej struktury zarządzania, Wprowadzanie nowej struktury zarządzania, Wdrażanie nowego systemu FK. Wdrażanie nowego systemu FK.

Analiza kosztów IT – przykład (2) Dane wejściowe: Zrzuty zapisów prowadzonych na klasycznych kontach księgowych (w formacie tekstowym) dotyczące lat poprzednich i okresów bieżących, Zrzuty zapisów prowadzonych na klasycznych kontach księgowych (w formacie tekstowym) dotyczące lat poprzednich i okresów bieżących, Informacje dodatkowe dotyczące finansów IT, Informacje dodatkowe dotyczące finansów IT, Projekt schematu zarządzania, Projekt schematu zarządzania, Wizja rozwoju i zmian planowanych w przedsiębiorstwie. Wizja rozwoju i zmian planowanych w przedsiębiorstwie.

Analiza kosztów IT – przykład (3) Przyjęta metoda postępowania: Obróbka danych wejściowych, Obróbka danych wejściowych, Wygenerowanie zestawienia odpowiednich kosztów za lata ubiegłe oraz okresy bieżące, Wygenerowanie zestawienia odpowiednich kosztów za lata ubiegłe oraz okresy bieżące, Określenie poziomu kosztów bieżących, Określenie poziomu kosztów bieżących, Predykcja kosztów na najbliższe lata, Predykcja kosztów na najbliższe lata, Określenie TCO na trzy lata, Określenie TCO na trzy lata, Określenie alternatywnych wariantów alokacji zasobów i związanych z nimi kosztami, Określenie alternatywnych wariantów alokacji zasobów i związanych z nimi kosztami, Analiza wariantów rozwiązań, Analiza wariantów rozwiązań, Wnioski, zalecenia wspomagające proces decyzyjny. Wnioski, zalecenia wspomagające proces decyzyjny.

Analiza kosztów (TCO)– przykład (4)

Analiza kosztów (TCO) – przykład (5)

Analiza kosztów IT – przykład (6) Zestawienie ofert outsourcingu

Analiza kosztów IT – przykład (7) Porównanie kosztów