Kwerendy, formularze, relacje, raporty i makra Microsoft Office Access Kwerendy, formularze, relacje, raporty i makra

KWERENDA RELACJE FORMULARZ MAKRO RAPORT NOTATKA

Kwerendy pozwalają w różny sposób oglądać, zmieniać KWERENDA Kwerendy pozwalają w różny sposób oglądać, zmieniać i analizować dane. Można ich również używać jako źródeł rekordów dla formularzy, raportów i stron dostępu do danych. W programie Microsoft Access istnieje kilka typów kwerend: wybierające modyfikujące Usuwająca Aktualizująca Dołączająca Tworząca tabelę krzyżowe

Kwerenda wybierająca Kwerenda wybierająca jest najczęściej używanym rodzajem kwerendy. Funkcje: Przeprowadzanie zapytań w więcej niż jednej tabeli Tworzenie nowych pól obliczeniowych Podsumowywanie i grupowanie danych Wyznaczanie pól do ukrycia lub pokazania Otrzymywania danych z tabeli lub tabel i wyświetlanie wyników w arkuszu danych, w którym można je następnie aktualizować Obliczanie sum, zliczeń, wyliczanie średnich i przeprowadzanie innych obliczeń. Tworzenie kwerendy wybierającej

Tworzenie kwerendy usuwającej Kwerenda usuwająca Kwerenda usuwająca usuwa grupę rekordów z jednej lub wielu tabel. Kwerenda usuwająca może być użyta na przykład do usunięcia produktów, które zostały wycofane z oferty i na które nie ma zamówień. Użycie kwerendy usuwającej powoduje usunięcie całych rekordów, nie zaś wybranych pól w rekordach. Tworzenie kwerendy usuwającej w widoku projektu

Tworzenie kwerendy usuwającej w widoku projektu Po otworzeniu wybranej tabeli lub tabel, zmieniamy typ kwerendy na usuwającą. Dla tabeli, z której chcemy usunąć rekordy przenosimy gwiazdkę (*) z listy pól tabeli do tabeli poniżej. W tabeli projektu kwerendy usuwającej jest pole usuwanie. W przypadku przeniesienia (*) w tym polu pokazuje się napis skąd (I). W celu określenia, dla którego pola ma nastąpić usunięcie, wybierz dane pole z listy pól tabeli. W polu usuwanie pokaże się słowo gdzie, czyli wg. danego pola ustalimy kryterium usuwania. A kryterium to może być dowolne, np.kara, czyli kryterium będzie się odnosiło do wielkości kary. Można wtedy np. usunąć karę powyżej 200zł (II).

Tworzenie kwerendy aktualizującej Kwerenda aktualizująca Dokonuje globalnych zmian w grupie rekordów w tabeli lub kilku tabelach. Na przykład można podwyższyć o 10% ceny wszystkich produktów mlecznych lub dać pięcioprocentową podwyżkę wszystkim pracownikom należącym do określonej kategorii zawodowej. Za pomocą kwerend aktualizujących można zmieniać dane w istniejących tabelach. Tworzenie kwerendy aktualizującej w widoku projektu

Tworzenie kwerendy aktualizującej w widoku projektu Po otworzeniu wybranej tabeli lub tabel, wybieramy nową kwerendę, widok projektu, typ kwerendy aktualizująca. Do tabeli widoku projekt przenosimy pole które będzie aktualizowane np. cena. W komórce zmiana na wpisujemy [cena]*2. W nawiasie kwadratowym wpisana jest nazwa komórki, zawartość komórki jest mnożona przez 2 czyli cena wszystkich produktów podniesie się o 100%.

Tworzenie kwerendy dołączającej Kwerenda dołączająca Dodaje grupę rekordów z tabeli lub tabel na końcu innej tabeli lub tabel. Dodawać można tylko dane w polach o tych samych nazwach. Jeśli do tej tabeli chcemy dołączyć rekordy z tabeli, w której 5 z 8 pól jest takich samych, kwerenda dołączająca uwzględni tylko dane w dopasowanych polach, pozostałe zaś będą zignorowane. Dołączać można także tylko wybrane pola. Tworzenie kwerendy dołączającej w widoku projektu

Tworzenie kwerendy dołączającej w widoku projektu Tak jak w każdym poprzednim przykładzie zaczynamy od Nowa kwerenda/widok projekt. Wybieramy tabelę z której dołączymy rekordy. Np. dołączymy rekordy z tabeli NOWA (I) do tabeli ASORTYMENT (II). Zmieniamy typ kwerendy na dołączającą. W tym momencie zobaczymy okno z zapytaniem o to, do której tabeli dodamy rekordy. Rekordy mogą być dodane także do tabeli w innej bazie. Wybieramy np. tabelę asortyment (III). Z tabeli nowa wybieramy pole nazwa towaru (IV). Wszystkie rekordy z tego pola zostaną dołączone do tabeli asortyment (V).

1 2 5 3 4

Tworzenie kwerendy tworzącej tabelę Kwerenda tworząca tabelę Tworzy nową tabelę z wszystkich lub z części danych znajdujących się w jednej lub kilku tabelach. Tworzenie tabel za pomocą kwerendy przydatne jest w przypadku, tworzenia kopii zapasowej, Tworzenie stron dostępu do danych zawierających dane poczynając od określonego momentu, Tworzenie tabel, które mają być eksportowane do innych baz danych zawierające tylko część pól. Tworzenie kwerendy tworzącej tabelę w widoku projektu

Tworzenie kwerendy tworzącej 2 Tworzenie kwerendy tworzącej tabelę w widoku projektu Nowy/widok projekt, określamy źródło czyli z jakiej tabeli pobierzemy rekordy, następnie zmieniamy typ na tworzącą tabelę. Zobaczymy okno z wyborem nazwy i miejsca docelowego nowej tabeli (I). Kolejną czynnością jest określenie jakie pola z tabeli źródłowej ma zawierać tabela docelowa (II). Uruchamiamy kwerendę i kopia zapasowa gotowa (III). 3 1

Kwerenda krzyżowa Kwerendy dają możliwość gromadzenia danych lub wykonywania akcji na danych z kilku tabel lub kwerend. Na przykład można obejrzeć informacje o klientach wraz z zamówieniami, które zostały przez nich złożone. Aby obejrzeć te informacje, potrzebne są dane z tabel "Klienci" i "Zamówienia". Jeśli tabele w kwerendzie nie są ze sobą sprzężone program Microsoft Access nie wie, które rekordy są ze sobą skojarzone, wyświetla więc każdą kombinację rekordów (tak zwany "iloczyn krzyżowy" lub "kartezjański") obu tabel. Jeśli każda tabela zawiera 10 rekordów, w wynikach kwerendy znajdzie się 100 rekordów (10X10). Tworzenie kwerendy krzyżowej

Tworzenie kwerendy krzyżowej Utwórz kwerendę krzyżową naciskając przycisk w oknie kwerend, wybierz Kreator kwerend krzyżowych. Naciśnij OK, aby wykonać dalsze czynności. Wskaż tabelę Lektury, (jeżeli nie będzie zaznaczona automatycznie), naciśnij przycisk Dalej. Jako nagłówek wierszy zaznacz ROK (grupowanie o najwyższym priorytecie), naciśnij przycisk Dalej. Jako nagłówki kolumn wybierz WYDANIE (grupowanie o niższym priorytecie), naciśnij przycisk Dalej. Zaznacz pole CENA (lub jakiekolwiek inne) do obliczania wartości na przecięciu wiersza i kolumny, wybierz funkcję Zlicz, naciśnij przycisk Dalej, Zakończ. Przejdź na widok projekt Kwerendy, zmień sposób sortowania kolumny ROK na Malejąco. Dla kolumny WYDANIE wpisz kryterium: <3.

Tworzenie kwerendy wybierającej Kreator prostych kwerend wybierających tworzy kwerendy pobierające dane z określonych pól z co najmniej jednej tabeli albo kwerendy. Kreator może również sumować, zliczać i wyciągać średnią z wartości w grupach rekordów lub we wszystkich rekordach oraz może obliczać minimalną i maksymalną wartość w polu. Nie ma jednak możliwości ograniczania liczby zwracanych rekordów za pomocą ustawienia kryteriów. Tworzenie kwerendy wybierającej W oknie Baza danych kliknij ikonę Kwerendy znajdującą się w obszarze Obiekty, a następnie kliknij przycisk Nowy na pasku narzędzi okna Baza danych. W oknie dialogowym Nowa kwerenda kliknij polecenie Kreator prostych kwerend, a następnie kliknij przycisk OK. Wykonaj polecenia wyświetlane w oknach dialogowych kreatora. W ostatnim oknie dialogowym można uruchomić kwerendę lub obejrzeć jej strukturę w widoku Projektu. Jeśli utworzona kwerenda nie spełnia wszystkich oczekiwań, można ponownie uruchomić kreatora lub dokonać zmian w kwerendzie w jej widoku Projekt.

RELACJE Relacja jeden-do-wielu Relacja wiele-do-wielu Relacja jeden-do-jednego Relacja jeden-do-wielu Relacja wiele-do-wielu Po zaprojektowaniu różnych tabel dla poszczególnych tematów bazy danych, potrzebny jest sposób na powiązanie zawartych w nich informacji. Pierwszym krokiem w tym procesie jest zdefiniowanie relacji pomiędzy tabelami. Gdy się to zrobi, można tworzyć kwerendy, formularze i raporty pozwalające wyświetlać za jednym razem informacje z różnych tabel.

Relacja jeden-do-jednego Charakteryzuje się tym, że "dla każdej instancji jednej z dwóch encji istnieje dokładnie jedna instancja drugiej encji pozostająca z nią w równoważnym związku". Mówiąc prosto np. czek i opłata (opłata jest realizowana za pomocą jednego czeku i za pomocą jedego czeku można zrealizować tylko jedną opłatę). Ten typ relacji spotyka się rzadko, ponieważ większość informacji powiązanych w ten sposób byłoby zawartych w jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału tabeli z wieloma polami, do odizolowania części tabeli ze względów bezpieczeństwa, albo do przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej. Na przykład, można by utworzyć tabelę do wyszukiwania pracowników uczestniczących w rozgrywkach piłkarskich.

Relacja jeden-do-wielu Charakteryzuje się tym, że "dla każdej instancji jednej encji istnieje wiele instancji drugiej encji pozostającej z nią w rozważanym związku". Relacja jeden-do-wielu jest realizowana poprzez utworzenie atrybutu w encji po stronie wiele aby umieścić w nim klucz encji znajdującej się po stronie jeden. Tak utworzony atrybut encji po stronie wiele nosi nazwę klucza obcego ponieważ jest on głównym kluczem w innej tabeli. Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji.

Relacja wiele-do-wielu W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B i tak samo rekord w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli A. Jest to możliwe tylko przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól - kluczy obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu jest definiowana jako dwie relacje jeden-do-wielu z trzecią tabelą. Na przykład, tabele "Zamówienia" i "Produkty" są powiązane relacją wiele-do-wielu zdefiniowaną przez utworzenie dwóch relacji jeden-do-wielu z tabelą "Opisy zamówień".

FORMULARZ Czym jest formularz? Na pewno każdy z nas się spotkał z papierowymi formularzami. Jeżeli sami ich nie wypełnialiśmy to widzieliśmy jak robią to nasi rodzice. Papierowe formularze spotkać możemy na każdym kroku np. wypełniając dokumenty o dowód osobisty, ubiegając się o prawo jazdy, wypełniając deklaracje podatkową, zakładając rachunek w banku itp.. Wszystkie te papiery to formularze. W programie Microsoft Access możemy stworzyć takie formularze w postaci elektronicznej. Dane jakie wypełniać będziemy w takim formularzu umieszczane będą we wspólnej bazie danych w powiązanych z formularzami tabelach. Projektowanie własnego formularza różni się zasadniczo od projektowania tabeli graficzną prezentacją naszej bazy danych. Otóż oprócz deklaracji pól formularza ustawiamy również jego szatę graficzną. Istnieją trzy sposoby tworzenia formularza: Na podstawie pojedynczej tabeli lub kwerendy, przy użyciu polecenia Autoformularz Na podstawie jednej lub kilku tabel albo kwerend przy użyciu kreatora Samodzielnie, w widoku Projekt

Polecenie Autoformularz tworzy formularz wyświetlający wszystkie pola i rekordy znajdujące się w tabeli lub kwerendzie podstawowej. Jeśli wybrane źródło rekordów ma tabele lub kwerendy powiązane relacjami, formularz będzie zawierał także wszystkie pola i rekordy znajdujące się w tych źródłach rekordów. Na pasku narzędzi okna Baza danych kliknij przycisk Nowy. W oknie Baza danych kliknij opcję Formularze znajdującą się w obszarze Obiekty. W oknie dialogowym Nowy formularz kliknij jednego z następujących kreatorów: Autoformularz: Kolumnowy Każde pole występuje w oddzielnym wierszu z etykietą po lewej stronie. Autoformularz: Tabelaryczny Pola w każdym rekordzie są wyświetlane w jednym wierszu z etykietami wyświetlanymi jednorazowo na początku formularza. Autoformularz: Arkusz danych Pola w każdym rekordzie są wyświetlane w formacie wierszy i kolumn, po jednym rekordzie w każdym wierszu i jednym polu w każdej kolumnie. Nazwy pól są wyświetlane na górze każdej kolumny. Autoformularz: Tabela przestawna Formularz jest otwierany w widoku Tabela przestawna. Możesz dodawać pola, przeciągając je z listy pól do różnych obszarów tego widoku. Autoformularz: Wykres przestawny Formularz jest otwierany w widoku Wykres przestawny. Możesz dodawać pola, przeciągając je z listy pól do różnych obszarów tego widoku.

1) Wybrać polecenie Kreator formularzy 2)     W pierwszym kroku wybrać tabelę z naszej bazy. Po wyborze naszej tabeli np. Muzyka wyświetli nam się lista dostępnych „kolumn” z której wybieramy interesujące nas pozycje (zazwyczaj są to wszystkie dostępne) 3)    Wykonujemy instrukcje kreatora.Następnie wybieramy układ naszego formularza i klikamy zakończ

W oknie Baza danych kliknij opcję Formularze znajdującą się w obszarze Obiekty. Kliknij przycisk Nowy na pasku narzędzi okna Baza danych. W oknie dialogowym Nowy formularz kliknij przycisk Widok Projekt. Kliknij nazwę tabeli lub innego źródła rekordów, które zawiera dane, na których chcesz oprzeć formularz. Jeśli formularz nie będzie zawierał danych (na przykład jeśli będzie to formularz używany jako panel przełączania służący do otwierania innych formularzy lub raportów lub też jeśli będzie tworzone niestandardowe okno dialogowe), to nie należy niczego wybierać z tej listy. FORMATOWANIE FORMULARZA TWORZENIE PRZYCISKÓW W FORMULARZACH

kliknij na formularzu prawym przyciskiem myszy Przycisk Autoformatowanie w pasku narzędzi Formatowanie umożliwiają dodanie tła do formularza. Można również dodać tło formularza przy pomocy menu podręcznego: kliknij na formularzu prawym przyciskiem myszy wybierz opcję Właściwości kliknij zakładkę Format oraz pole Kolor tła kliknij na przycisku po prawej stronie pola, wybierz kolor tła Można korzystać ze znanych przycisków do zminy czcionki, rozmiaru czcionki, pogrubienia, kursywy, podkreślenia znajdujących się na pasku narzędzi Formatowanie. a także z przycisków:          wybranie koloru tła formularza          wybranie koloru czcionki dla etykiety lub pola (pole musi być zaznaczone)          wybranie koloru obramowania etykiety lub pola          wybranie szerokości obramowania          dodanie efektów specjalnych, cieni Formularz po sformatowaniu może wyglądać następująco:

Kliknij przycisk z przybornika Przycisk polecenia Narysuj przycisk na formularzu W wyświetlonym okienku wybierz kategorię Nawigowanie pomiędzy rekordami                                                                  Utwórz przycisk z napisem tekstowym Następny rekord Podobnie utwórz przycisk z napisem Poprzedni rekord Wybierz kategorię Operacje na rekordach. Utwórz przyciski Nowy rekord, Usuń rekord, Znajdź rekord Można tworzyć z opisem, można również, korzystając z przycisku       znajdującego się w przyborniku dodać opis przycisku                                        

Makra są zbiorem instrukcji, które automatyzują te same powtarzające się zadania. Po uruchomieniu makra Access wykonuje poszczególne czynności w kolejności w jakiej zostały one zawarte w tym makrze. Pozwala to na znaczne uproszczenie wielu prac. MAKRA W oknie Baza danych kliknij opcję Makra znajdującą się w obszarze Obiekty. Na pasku narzędzi okna Baza danych kliknij przycisk Nowy. Dodaj akcję do makra. W oknie makra, kliknij pierwszy wolny wiersz w kolumnie Akcja. Jeżeli akcja ma być wstawiona pomiędzy dwa wiersze, kliknij selektor wiersza akcji poniżej wiersza, w którym ma się znaleźć nowa akcja, a następnie kliknij przycisk Wstaw wiersz na pasku narzędzi. W kolumnie Akcja kliknij strzałkę, aby wyświetlić listę akcji. Kliknij na liście żądaną akcję. W dolnej części okna, określ argumenty dla akcji, jeśli są one wymagane. Argumenty akcji, których ustawienia są nazwami obiektów bazy danych, można ustawiać, przeciągając obiekt z okna Baza danych. do pola argumentu Nazwa obiektu. Wpisz komentarz dotyczący akcji. Komentarze są opcjonalne. Aby wstawić do makra więcej akcji, przejdź do kolejnego wiersza akcji i powtórz krok 3. Akcje są wykonywane w programie Microsoft Access w takiej kolejności, w jakiej zostały wpisane na listę.

RAPORTY Raporty - zawierają dane z tabel lub kwerend uporządkowane w żądany sposób przez użytkownika sposób. Raport jest wygodnym sposobem prezentacji danych w postaci wydrukowanej. Ponieważ użytkownik steruje rozmiarem i wyglądem wszystkich elementów raportu, może wyświetlać informacje zgodnie ze swoimi potrzebami. Tworzenie podstawowego raportu przy użyciu kreatora raportów Tworzenie podstawowego raportu przy użyciu kreatora autoraportów Opis sekcji raportu Dostosowywanie raportu w widoku Projekt

Tworzenie podstawowego raportu przy użyciu kreatora raportów W oknie Baza danych kliknij pozycję Raporty. W oknie Baza danych kliknij przycisk Nowy. W programie Access zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowy raport. Kliknij jedną z opcji na liście. Wybierz tabelę lub kwerendę, której raport ma dotyczyć, a następnie kliknij przycisk OK. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na stronach Kreatora raportów. Na ostatniej stronie kliknij przycisk Zakończ. W podglądzie wydruku można sprawdzić, jak będzie wyglądał raport po wydrukowaniu. Można także powiększyć widok, aby informacje szczegółowe były bardziej czytelne.

Tworzenie podstawowego raportu przy użyciu kreatora autoraportów W oknie Baza danych kliknij pozycję Raporty. Na pasku narzędzi okna Baza danych kliknij przycisk Nowy. W oknie dialogowym Nowy raport kliknij jedną z następujących opcji: Autoraport: Kolumnowy  Każde pole znajduje się w oddzielnym wierszu, a opisująca je etykieta jest umieszczana po jego lewej stronie. Autoraport: Tabelaryczny  Pola z poszczególnych rekordów są umieszczane w jednym wierszu, a etykiety są drukowane tylko na górze strony. Kliknij tabelę lub kwerendę, której raport ma dotyczyć. Kliknij przycisk OK. W programie Microsoft Access zostanie zastosowane autoformatowanie, za pomocą którego ostatnio sformatowano raport. Jeśli wcześniej nie tworzono żadnego raportu za pomocą kreatora ani nie używano polecenia Autoformatowanie w menu Format, zostanie zastosowane autoformatowanie standardowe.

Opis sekcji raportu Przykład sekcji raportu W programie Access projekt raportu jest podzielony na sekcje. Aby móc tworzyć użyteczne raporty, należy zapoznać się ze sposobem działania poszczególnych sekcji. Typów sekcji i ich zastosowania: Nagłówek raportu  Sekcja drukowana jeden raz na początku raportu. W nagłówku raportu należy umieścić informacje, które zwykle pojawiają się na stronie tytułowej, na przykład logo, tytuł i data. Nagłówek raportu jest drukowany przed nagłówkiem strony. Nagłówek strony  Sekcja drukowana na górze każdej strony. Tej sekcji można użyć na przykład w celu wydrukowania powtarzającego się tytułu raportu na każdej stronie. Nagłówek grupy  Sekcja drukowana na początku każdej nowej grupy rekordów. Tej sekcji można użyć w celu wydrukowania nazwy grupy. Szczegóły  Sekcja drukowana dla każdego wiersza źródła rekordów. W tej sekcji należy umieścić formanty, które tworzą główną część raportu. Stopka grupy  Sekcja drukowana na końcu każdej grupy rekordów. Tej sekcji można użyć w celu wydrukowania informacji podsumowujących grupę. Stopka strony  Sekcja drukowana na końcu każdej strony. Tej sekcji można użyć w celu wydrukowania numerów stron lub informacji dotyczących strony. Stopka raportu  Sekcja drukowana jeden raz na końcu raportu. Należy zwrócić uwagę, że stopka raportu jest wyświetlana jako ostatnia w projekcie raportu, ale drukowana przed stopką ostatniej strony. Przykład sekcji raportu

Przykład sekcji raportu Przykład raportu

Dostosowywanie raportu w widoku Projekt Po utworzeniu podstawowego raportu można dostosować jego projekt przy użyciu widoku Projekt. Przybornik służy do umieszczania formantów w projekcie raportu, natomiast lista pól służy do umieszczania pól. Arkusz właściwości umożliwia dostęp do wielu właściwości, które można ustawiać w celu dostosowania raportu.   Aby zmodyfikować właściwości raportu oraz jego formantów i sekcji, należy użyć arkusza właściwości. W przyborniku są wyświetlane wszystkie narzędzia, których można użyć w celu dodania formantów do projektu raportu. Projekt raportu jest podzielony na sekcje. Aby dodać do projektu raportu pola z tabeli lub kwerendy źródłowej, należy użyć listy pól. Aby umieścić w projekcie raportu formanty, należy użyć przybornika. Formanty są obiektami, które służą do wyświetlania danych i wykonywania akcji, a także umożliwiają wyświetlanie i posługiwanie się informacjami zwiększającymi funkcjonalność interfejsu użytkownika, na przykład etykietami i obrazami.

NOTATKA Tabela jest zbiorem danych dotyczących określonego. Używanie oddzielnych tabel dla każdego tematu eliminuje duplikowanie danych co czyni przechowywanie danych bardziej efektywnym i eliminuje błędy wprowadzania danych. Tabele organizują dane w kolumnach (zwanych polami) i w wierszach (zwanych rekordami). Kwerenda poszukiwanie, zwł. informacji, materiałów w aktach, archiwach, bibliotekach. Wyróżniamy kwerendy: wybierające, modyfikujące, usuwająca, aktualizująca, dołączająca, tworząca tabelę, krzyżowe Raporty - zawierają dane z tabel lub kwerend uporządkowane w żądany sposób przez użytkownika sposób. Raport jest wygodnym sposobem prezentacji danych w postaci wydrukowanej. Makro jest akcją lub zestawem akcji, z których każda wykonuje określoną operację, taką jak otwarcie formularza lub wydrukowanie raportu. Makra pomagają zautomatyzować często wykonywane zadania. Można na przykład uruchamiać makro drukujące raport, gdy użytkownik klika przycisk polecenia. Formularz - jest to obiekt w którym umieszczamy formanty umożliwiające wprowadzanie, wyświetlanie i edycję danych. Formularze, używane do wprowadzanie danych w programie Microsoft Access są podobne do papierowych formularzy stosowanych tak często biurach.

KONIEC