Narzędzia zarządzania systemem Jacek Węglarczyk

Zarządzanie jest działaniem po części racjonalnym, logicznym, opartym na obiektywnych faktach i po części działaniem intuicyjnym, opartym na subiektywnym osądzie. Taka sytuacja może szybko przekształcić zarządzanie w bałagan – chyba, że dysponujemy sprawnym narzędziem zarządzania.

SIX SIGMA Metoda SIX SIGMA jest systemem ciągłego doskonalenia bazującym na stałym obniżaniu kosztów procesu – poprzez eliminację kosztów złej jakości. Polega ona na : określeniu przyczyn zmienności minimalizowaniu zmienności w realizowanych procesach Wyznacza się wtedy tzw. stopę procesu / sigma / czyli udział wyrobów bez wad w badanym zbiorze.

Parametr SIGMA Six Sigma / odchylenie standardowe / … oznacza prawdopodobieństwo pojawienia się wady. Im większa wartość parametru, tym lepsza jakość produktu – przy niezmienionej strukturze procesu. Six Sigma oznacza, że zmienność / możliwość pojawienia się wady / została ograniczona do 3,4 niezgodności na milion.

Przeciętne przedsiębiorstwa funkcjonują na poziomie Liczba wad na milion możliwości !!! 1 sigma 690 000 / ??? / 2 sigma 308 537 / firma niekonkurencyjna / 3 sigma 66 807 / firma przeciętna / 4 sigma 6 210 / firma dobra / 5 sigma 233 / firma z czołówki / 6 sigma 3,4 / firma idealna / Przeciętne przedsiębiorstwa funkcjonują na poziomie 3 – 4 sigma. Uznaje się, że poziom poniżej 3 sigma jest zagrożeniem dla istnienia przedsiębiorstwa na konkurencyjnym rynku. Dla poziomu 3 - koszt zapewnienia jakości wynosi 24 – 40 % przychodu 6 – koszt jw. poniżej 1 % przychodu / wg Harry, Schroeder /

Założenia SIX SIGMA Wymagania klientów są dokładnie zdefiniowane i stale uaktualniane Procesy są udokumentowane i zarządzane Pomiary efektów końcowych są jasne i zrozumiale Menedżerowie wykorzystują pomiary i ich wyniki do oceny poziomu działania oraz identyfikacji i problemów i możliwości ich rozwiązania Doskonalenie procesów jest metodą zwiększania konkurencyjności firmy i jej rentowności.

Six Sigma i inne koncepcje doskonalenia Zarówno ISO 9001 / w zakresie ogólnych zasad /, koncepcja TQM, jak i metodyka Six Sigma opierają się na wspólnych założeniach. Poniżej dokonano porównania wg opisu 8 zasad zarządzania jakością.

1. Orientacja na klienta Six Sigma, zakładając praktycznie zerową liczbę wad wyrobu, jest w pełni skoncentrowana na wartości, jaką otrzymuje klient / zero defects /. Dodatkowo Six Sigma odpowiada na wyzwanie, związane ze zwiększającą się złożonością nowoczesnych wyrobów i procesów.

2. Przywództwo W Six Sigma niezbędne jest osobiste zaangażowanie i wsparcie przedstawicieli najwyższego kierownictwa, co powoduje zaangażowanie kierownictwa średniego szczebla i zdecydowanie zwiększa szanse sukcesu przedsięwzięcia.

3. Zaangażowanie personelu Metoda Six Sigma wymaga stworzenia struktury odpowiedzialności. Naczelne kierownictwo – identyfikuje obszary problemowe, dokonuje wyboru priorytetów, zatwierdza projekty Champion – wyżsi menedżerowie ; przygotowywanie wstępnych założeń projektów, nadzór kilku projektów, końcowa odpowiedzialność Master Black Belt – eksperci w zakresie projektu, prowadzenie zespołu projektowego Black Belt – eksperci wspierający pracę zespołów projektowych Green Belt – pracownicy działający w zespołach projektowych – w odróżnieniu od poprzednich zajmują się także dotychczasowymi obowiązkami

Dlaczego ? Np. posiadacz czarnego pasa / karate, dżudo / musi wykazać się umiejętnością wyboru, szybkiej reakcji, siłą i zdecydowaniem ; black belts muszą posiadać umiejętności prowadzenia w szybkim tempie kilku projektów naraz i szybkiej zmiany pozycji. Pozyskiwanie i przekazywanie wiedzy jest podstawowym obowiązkiem pracowników na każdym poziomie firmy ; każde szkolenie kończy się egzaminem.

4,5. Podejście procesowe i systemowe Metodę Six Sigma opiera się również na cyklu PDCA bardziej rygorystycznie zaczynjąc od procesów biznesowych DMAIC DEFINE MEASURE ANALYSE IMPROVE CONTROL A P C D

Metoda DMAIC D – definiuj Należy definiować procesy i problemy tak dokładnie, jak to możliwe. Jakie istnieją potrzeby w zakresie dot. procesu ? Kto jest klientem ? Jak wygląda mapa stanu obecnego ? Jaki jest cel procesu ? Które elementy są krytyczne / najważniejsze / ? Kiedy trzeba wykonać działania ?

Metoda DMAIC M – mierz Należy zastosować najlepsze z dostępnych metod zbierania danych o procesie. Jakie są kluczowe wskaźniki dla procesu ? Czy wskaźniki są wystarczająco dokładne i wiarygodne ? Czy dają wystarczający obraz procesu ? Jaka jest obecna baza procesu ? Czy i jak można zmierzyć postęp ? Jak zmierzyć sukces ?

Metoda DMAIC A – analizuj Analiza ma wykazać poprawność zdefiniowania, związek i przydatność danych, określić przyczyny problemów, wskazać najlepsze rozwiązanie. Jaki jest stan obecny ? Czy jest wystarczająco dobry ? Kto może przeprowadzić ewent. zmiany ? Jakie są potrzeby w zakresie zasobów ? Co może spowodować niepowodzenie ? Jakie są największe trudności wdrożeniowe ?

Metoda DMAIC I – poprawiaj Po znalezieniu rozwiązania należy je wdrożyć, rezultaty powinny być zweryfikowane w oparciu o nowe dane. Jak wygląda przyszła mapa procesu ? Czy istnieje możliwość załamania się procesu zmian ? Jakie jeszcze działania są potrzebne by osiągnąć postawione cele ?

Metoda DMAIC C – sprawdź Zweryfikuj podjęte działania – efekt ! Czy proces daje się sterować / ryzyko, koszty / ? Jakie typy raportu są niezbędne do kontroli ? Jak można udowodnić, że cele są osiągnięte i będą dotrzymywane ? Jak zostanie zapewnione utrzymanie osiągniętych korzyści ?

6. Ciągłe doskonalenie Projekt w Six Sigma trwa średnio 2 – 3 miesiące i pozwala udoskonalić w określonym stopniu kluczowy proces. Następnie – po okresie zakorzenienia się zmiany - można szukać możliwości dalszego doskonalenie lub zająć się innym procesem.

7. Podejmowanie decyzji opartych na faktach Zasadą Six Sigma jest podejmowanie decyzji na podstawie danych z pomiarów, np. zadowolenia klientów czy wydajności / kosztów / procesów – przy zastosowaniu zaawansowanych technik statystycznych.

8. Współpraca z dostawcami oparta na wzajemnych korzyściach Wg Six Sigma jednym z podstawowych aksjomatów dot. ograniczania zmienności procesów jest osiągnięcie sytuacji, w której organizacja i jej dostawcy posługują się tym samym podejściem i stają się partnerami.

Kaizen Diagram lokalizacji Podejście Six Sigma można połączyć z koncepcją KAIZEN, umozliwiającą wprowadzanie ciągłych, drobnych zmian i usprawnień w zakresie wszystkich realizowanych procesów. Istotę KAIZEN oddaje poniższy przykład, znany jako Diagram lokalizacji

Blaszka Nakrętka Narzędzie Śruba Podkładka Ilość użycia x Odległość m Narzędzie Nakrętka Blaszka

Metodę Six Sigma opracowała w latach osiemdziesiątych Motorola. W jej ślady poszły m.in. GE, ABB, Sony, Polaroid, Texas \instruments. W Polsce stosują ją w swoich zakładach m.in. Whirlpool, GE Capital Bank, Sauer Danfoss, Bombardier Transportation. Korzyści obliczone : MOTOROLA / 1986 – 2001 / 16 mld USD GENERAL ELECTRIC / 1996 – 1999 / 4,4 mld USD HONEYWELL / 1998 – 2000 / 1,8 mld USD ALLIED SIGNAL / 1998 / 0,5 mld USD

Six Sigma w zakresie implementacji Six Sigma. To słuszny Nie jest metodą prostą i łatwą w stosowaniu, choć po jej poznaniu staje się oczywistą. Najlepiej kręte ścieżki wdrożeniowe oddają słowa Jacka WELCH’a, prezesa GE : „ Postrzega się nas jako dość niezrównoważonych w zakresie implementacji Six Sigma. To słuszny komentarz. Jesteśmy."

Literatura ECKES G. Six Sigma for everyone, J. Willey & Sons, 2003 MODLIŃSKI W. Sześć Sigma, Of. Wyd. Pol. Warsz., 2004 Artykuły PJ, A. Domańska, R. Wolniak, 2005

Dziękuję za uwagę