PROCES - baza systemu Jacek Węglarczyk

Proces to zbiór działań wewnątrz firmy, wykonywanych w celu dostarczenia klientowi konkretnej usługi lub produktu czyli   proces to sekwencja działań, mających na celu przekształcenie stanu wejściowego w stan wyjściowy / oba precyzyjnie zdefi-niowane / z wykorzystaniem niezbędnych do tego zasobów i ukierunkowaniem na realizację oczekiwań klienta.

Co to jest ? Stan wejściowy Zasoby Stan wyjściowy - wymagania klienta, informacja, materiał Zasoby - wyposażenie, metody, wiedza, personel Stan wyjściowy - produkt, usługa, informacja

NORMA ISO 9001 ; p. 4.1 Organizacja powinna a / zidentyfikować procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością i ich zastosowanie w organizacji b / określić sekwencję tych procesów i ich wzajemne oddziaływanie c / określić kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skuteczności zarówno przebiegu, jak i nadzorowania tych procesów d / zapewnić dostępność zasobów i informacji niezbędnych do wspomagania przebiegu i monitorowania tych procesów e / monitorować, mierzyć i analizować te procesy i f / wdrażać działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia tych procesów. Organizacja powinna zarządzać tymi procesami zgodnie z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej.

MAPOWANIE PROCESÓW P Z W 1 PP W 2 PW PP - proces podstawowy PZ - procesy zarządzania PW - procesy wspomagające W 1 – proc. przed-prod. W 2 - pr. po-prod.

MAPOWANIE PROCESÓW PP C.S. W.R. M.S. ............. EMS Z M P P Z - zaopatrzenie (surowce) M - media, materiały P - planowanie, przygotowanie P - produkt C.S. - cięcie szkła W.R. - wykonywanie ramek M.S. - mycie szkła

Układy i sekwencje podprocesów MAPOWANIE PROCESÓW PP ..... ..... Układy i sekwencje podprocesów

MAPOWANIE PROCESÓW W1 Planowanie produkcji Przygotowanie produkcji Zaopatrzenie i logistyka Marketing ( W1 PW ) Projektowanie wyrobu ( W1 PW )

MAPOWANIE PROCESÓW W2 Dystrybucja Spedycja Magazynowanie Reklamacje ( W2, PP PW ) Fakturowanie ( W2 PW )

MAPOWANIE PROCESÓW PP CONTROLLING UTRZYMANIE URZĄDZEŃ PW

ZARZĄDZANIE FINANSAMI ZARZĄDZANIE PERSONELEM MAPOWANIE PROCESÓW ZARZĄDZANIE FINANSAMI ZARZĄDZANIE PERSONELEM PP

Procesy sfery przed – produkcyjnej Prace badawczo – rozwojowe Planowanie produktów i przedsięwzięć Projektowanie i przygotowanie inwestycji Realizacja inwestycji

Procesy sfery produkcyjnej Planowanie operacyjne Procesy realizacji produktu Procesy kontroli i monitorowania Nadzór produkcji i działania korekcyjne Nadzorowanie procesów specjalnych Działania dot. identyfikacji i identyfikowalności Kontrola końcowa

Procesy sfery po – produkcyjnej Zabezpieczenie wyrobu podczas działań logistycznych Dostarczenie wyrobu do klienta Obsługa serwisowa

Procesy pomocnicze Nadzorowanie wyrobu niezgodnego Komunikacja i obieg informacji Zabezpieczenie finansowe / operacyjne / Nadzór zakupów / w tym logistyka, dobór dostawców, kontrola dostaw /

Procesy związane z klientami Identyfikacja potrzeb i oczekiwań / marketing / Zawieranie umów Informowanie i ofertowanie Obsługa reklamacji Badanie zadowolenia klienta Pomoc związana z użytkowaniem wyrobu

Procesy zarządzania systemowego Nadzór dokumentacji Auditowanie wewnętrzne Prowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych Analiza danych

Procesy zarządzania Nadzór kierownictwa / polityka, cele, planowanie, przeglądy zarządzania /

WDRAŻANIE SYSTEMU METODĄ PROCESOWĄ Spisać / możliwie szczegółowo / podstawowe dla organizacji działania decydujące o realizacji potrzeb i wymagań klienta. Pogrupować działania / procesy / ze względu na : - wspólne cele ~ - wspólne metody postępowania z uwzględnieniem dotychczasowej struktury firmy. Określić powiązania i sekwencje pomiędzy określonymi grupami procesów. Dokonać oceny : - biznesowej / p. procesy wg podziału / - zgodnie z wymaganiami ISO 9000 / w przypadku QMS / - wg cyklu PDCA

Wykonać działanie jw. w odniesieniu do dostawców. Ocenić mapę i poszczególne procesy z punktu widzenia klienta firmy – także grup klientów. Wykonać działanie jw. w odniesieniu do dostawców. Ocenić otoczenie firmy, które ma lub może mieć wpływ na kształt mapy lub poszczególnych procesów. Określić ewent. wyłączenia – najlepiej w trybie zbliżonym do czasowej karencji i określić postępowanie wobec wyłączonych elementów firmy. Określić potrzeby specjalnego nadzoru – co powinno wynikać ze strategii firmy lub polityki jakości / QMS / - tzw. procesy krytyczne. 10. Określić ewent. wymagania prawne / inne, które mają wpływ na przebieg lub wyniki procesów.

Dokonać korekty mapy procesów na bazie analizy w punktach 4 – 10 powyżej. 12. Opracować zasady dokumen-towania procesów i zakres dokumentacji. 13. Wskazać i określić odpowiedzialności. 14. Dokonać weryfikacji struktury organizacyjnej firmy w oparciu o uzgodnioną strukturę procesową i odpowiedzialności. 15. W/w działania należy prowadzić w sposób ciągły.

SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI WSTĘPNA ANALIZA SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI 1. ANALIZA PODSTAWOWA przegląd polityki – ramy dla celów ocena celów na poziomach i dla funkcji ocena planów osiągania celów analiza procesów krytycznych weryfikacja i ustalenie procesów wspomagających audit kryteriów i zasobów prognoza efektów i zapisów ocena skuteczności procesów. 2. WDROŻENIE - wprowadzenie do budowanego systemu. 3. KONTROLA - audit systemowy.

Jak działa firma zorientowana na procesy Doskonalenie procesów jest głównym narzędziem wdrażania strategii. Jest to bowiem metoda kompleksowa. Podejście procesowe opiera się na praktyce rzeczy-wiście oddającej efektywność jednostek firmy. Przydział zasobów odbywa się na bazie analizy efektywności i potrzeb procesów. Promuje się współpracę międzyfunkcyjną - na drodze procesowej, przed pragmatyką służbową. Rozwiązywanie problemów koncentruje się na eliminacji pierwotnych przyczyn nieciągłości procesu lub systemu.

W konwencjonalnie zarządzanym przedsiębiorstwie / organizacji / tylko 15 – 20% procesów rzeczywiście powiększa wartość dodaną produktu, pozostała część jest marnotrawieniem materiałów, maszyn i pracy ludzkiej. / dane BCG – USA /

LITERATURA 1. Seria norm ISO 9000 : 2000 2. MILLER P. Podejście procesowe przy tworzeniu systemów … AE Kraków, 2002