dgdgdgd Partnerstwa strategiczne Edukacja szkolna Akcja 2 ZARZĄDZANIE FINANSAMI W PROJEKCIE Partnerstwa strategiczne Edukacja szkolna Akcja 2

Kategorie budżetowe w projekcie Koszty ryczałtowe (obliczone z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych) Zarządzanie projektem Międzynarodowe spotkania projektowe Rezultaty pracy intelektualnej Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Muszą być rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w umowie finansowej tj. od 01.09.2014 r. do 31.08.2016 r.; Muszą być niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone; Obliczone kwoty udziałów ryczałtowych w ramach danej kategorii kosztów muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie finansowej. Uszą być zgodne z zapisami w Warunkach ogólnych dostępnych pod adresem http://erasmusplus.org.pl/wp-content/uploads/2014/07/2_WO_MONO_od-28-08_do-23-09-2014.pdf

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Zarządzanie Projektem i jego wdrażanie Dofinansowanie jest wyrażone iloczynem liczby miesięcy trwania projektu i ryczałtowej stawki jednostkowej. Dokumentami potwierdzającymi są: Opis w raporcie końcowym, zrealizowanych działań i wytworzonych rezultatów; Efekty prac wytworzonych w trakcie projektu.

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Międzynarodowe spotkania projektowe Dofinansowanie jest wyrażone iloczynem liczby uczestników i ryczałtowej stawki jednostkowej w wysokości 575 euro. Dokumentającymi potwierdzającymi są: - Zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia; - W przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży.

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Rezultaty pracy intelektualnej Dofinansowanie jest wyrażone iloczynem liczby dni pracy i ryczałtowej stawki jednostkowej zgodnie z pkt. III.3 Załącznika III do Umowy finansowej z NA. Dokumentami potwierdzającymi są: Ewidencja czasu pracy każdego pracownika ze wskazaniem stanowiska, dat i sum dni przeznaczonych na wytworzenie intelektualnych rezultatów; Potwierdzenie rodzaju powiązań między pracownikiem a danym Beneficjentem tj. forma jego zatrudnienia, rodzaju umowy o pracę, itp. na podstawie oficjalnej ewidencji zatrudnienia w organizacji Beneficjenta; Potwierdzenie wytworzonych rezultatów intelektualnych;

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Rezultaty pracy intelektualnej W sytuacji gry powyższe warunki nie zostaną jednocześnie spełnione, wykonywana praca będzie miała cechy podwykonawstwa i będzie uznana za wydatek niekwalifikowalny. W ramach tej kategorii zakłada się finansowanie wynagrodzenia osób pracujących nad wytworzeniem rezultatów pracy intelektualnej będących pracownikami organizacji realizujących projekt. Rezultaty pracy intelektualnej powinny być istotne, zarówno pod względem jakościowym, jak i ilościowym, aby kwalifikować się do dofinansowania. Jednym z parametrów powinna być możliwość dalszego upowszechniania rezultatów, ich trwałość, a także potencjał ich wykorzystania oraz oddziaływania na szerszą skalę.

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej Dofinansowanie jest wyrażone iloczynem liczby uczestników spoza organizacji beneficjenta (z instytucji nieuczestniczących w projekcie) i stawki jednostkowej 100 euro/uczestnika. Dokumentami potwierdzającymi są: Opis wydarzenia w raporcie końcowym; Lista podpisana przez uczestników z podaniem nazwy, daty i miejsca wydarzenia, imienia i nazwiska uczestnika, adresu e-mail i podpisu każdego z uczestników oraz nazwy i adresu jego organizacji.

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej W ramach tej kategorii można finansować wydatki związane z organizacją takiego wydarzenia, np. wynajem sali konferencyjnej, catering dla uczestników spotkania, produkcja materiałów konferencyjnych itp. Zakres i rodzaj wydatków zależy od charakteru wydarzenia. Należy pamiętać, że dofinansowanie w tej kategorii musi być ściśle związane z przypisanymi we wniosku rezultatami intelektualnymi. Kwota 100 euro/uczestnika jest przeznaczona na organizację wydarzenia upowszechniającego, ale nie bezpośrednio przekazywana uczestnikom tego wydarzenia.

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) UWAGA Zgodnie z warunkami ogólnymi, Beneficjent zgadza się na kontrolę ewidencji księgowej swojej organizacji, w celu dokonywania okresowej oceny poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych. Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w ramach niniejszej Umowy, ale uzyskane ustalenia w efekcie ich przeprowadzenia mogą zostać użyte przez NA i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych, dotyczących poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu projektów.

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Ewidencję księgową poniesionych wydatków powinien prowadzić zarówno koordynator jak i partnerzy. Sugerujemy, aby ewidencja księgowa prowadzona była z uwzględnieniem kategorii budżetowych. Podczas kontroli w siedzibie koordynatora, jest on zobowiązany do przedstawienia wszelkich niezbędnych dokumentów zarówno swoich jak i pozostałych partnerów. Partnerzy powinni przesłać do koordynatora wydruk z ewidencji księgowej. Zarówno koordynator jak i wszyscy partnerzy mają obowiązek prowadzić ewidencję księgową tak, aby koszty poniesione w projekcie w sposób jasny i klarowny poddawały się identyfikacji i weryfikacji.

Współpraca Partnerów: Rozlicznie środków finansowych następuje na podstawie zapisów określonych w zawartych umowach. Obowiązkiem każdej ze stron jest realizować projekt z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego I wspólnotowego, a także w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację Projektu oraz osiąganie wskaźników i celów Projektu zakładanych we wniosku.

Płatności oraz forma rozliczeń finansowych: a)Koordynator prowadzi płatność z partnerem zagranicznym na podstawie płatności zaliczkowych dotyczących działań projektowych. Koordynator udostępnia partnerowi dofinansowanie na realizację projektu w wysokości do 80% przyznanego dofinansowania. Partner sporządza sprawozdania okresowego, w którym będą wykazane zrealizowane działania poparte wydatkami kwalifikowalnymi w co najmniej 70% wysokości przekazanej transzy. Partner zobowiązuje się do ujęcia każdego wydatku kwalifikowalnego w bieżącym sprawozdaniu. Sprawozdanie okresowe składane jest w wersji elektronicznej w języku angielskim wg zasad określonych w umowie.

b) Koordynator prowadzi płatność z partnerem lokalnym na podstawie płatności zaliczkowej. Koordynator udostępnia partnerowi dofinansowanie na realizację projektu w wysokości do 80% przyznanego dofinansowania. Partner sporządza sprawozdania okresowego, w którym będą wykazane zrealizowane działania poparte wydatkami kwalifikowalnymi. Partner zobowiązuje się do ujęcia każdego wydatku kwalifikowalnego w bieżącym sprawozdaniu. Sprawozdanie okresowe składane jest w wersji elektronicznej w języku polskim wg zasad określonych w umowie.

PRZESUNIĘCIA POMIĘDZY KATEGORIAMI BUDŻETU Wszyscy partnerzy mają obowiązek zgłaszania koordynatorowi chęci dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami budżetowymi. Koordynator może dokonywać przesunięć: Zwiększenia do 20% kategorii: Spotkania międzynarodowe; Rezultaty pracy intelektualnej; Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej 2. Pomniejszenia danej kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie, jest możliwe też tylko o max. 20%.

KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Koszty nieuprawnione Wszystkie koszty, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych, następujące koszty będą uznawane za niekwalifikowalne: Zwroty z kapitału; Długi i opłaty z nimi związane; Rezerwy na straty lub długi; Odsetki dłużne; VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT i może go odliczyć; Wkład rzeczowy od osób trzecich; Koszt wydatków nadmiernych i lekkomyślnych; Sfinansowanie zakupu sprzętu i wyposażenia;

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ