Naprawa w zakładzie SAP Best Practices

Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Ten scenariusz obejmuje wykonanie usługi serwisowej w zakładzie zainicjowane zgłoszeniem od klienta, następnie kontrolą gwarancji, utworzeniem zlecenia naprawy, naprawą, zwrotem naprawionego sprzętu i zakończone fakturowaniem klienta. Korzyści Zarządzanie kontraktami sprzedaży Zarządzanie obsługą klienta i zleceniami Przetwarzanie napraw Gospodarka zapasami Arkusz czasu pracy Obsługa sprzętu Fakturowanie wg nakładów Kluczowe kroki procesu Tworzenie kontraktu sprzedaży Tworzenie zawiadomienia serwisowego Zmiana zawiadomienia serwisowego Wyświetlanie zlecenia naprawy Tworzenie dostawy zwrotnej z referencją do zlecenia klienta Przegląd zapasów Zmiana zlecenia naprawy — rozpoczęcie napraw Wyświetlanie zlecenia serwisowego Zmiana zlecenia serwisowego Potwierdzenie dotyczące zużytych materiałów Księgowanie wydania materiałów Wyświetlanie materiałów do naprawy Rejestrowanie przepracowanych godzin (211) Kontrola planowanych/rzeczywistych kosztów Techniczne zamknięcie zlecenia serwisowego Wyświetlanie urządzeń za pomocą listy urządzeń Wyświetlanie statusu zlecenia naprawy Tworzenie żądania faktury Tworzenie dokumentu fakturowania

Wymagane aplikacje SAP oraz role EHP5 for SAP ERP 6.0 Role Serwisant Pracownik magazynu Nabywca Administracja sprzedaży Obsługa pracownika Fakturowanie

Szczegółowy opis procesu Naprawa w zakładzie Usługodawca tworzy zawiadomienie serwisowe w systemie. Numer zawiadomienia serwisowego jest używany jako numer potwierdzenia zwrotu (RMA) w pozostałej części procesu naprawy. Wykonawca usługi przeprowadza kontrolę gwarancji podczas tworzenia zawiadomienia serwisowego, a następnie tworzy umowę serwisową. Centrum obsługi serwisowej informuje klienta o konieczności wysłania uszkodzonego notebooka do głównego centrum obsługi serwisowej. Numer zawiadomienia serwisowego (RMA) musi być określony w dokumentach wysyłki; w innym przypadku notebook zostanie odrzucony przez centrum obsługi serwisowej. Jeżeli w magazynie brakuje potrzebnych części zamiennych, należy je zamówić. Następnie na podstawie zawiadomienia serwisowego tworzone jest zlecenie naprawy, a cały proces naprawy można kontrolować i rozliczać. W zleceniu naprawy zepsuty notebook jest automatycznie przypisywany według utworzonych pozycji zwrotu. Za pomocą propozycji pozycji automatycznie generowane jest zlecenie serwisowe, aby umożliwić rejestrowanie kosztów napraw. Po przeprowadzeniu napraw koszty (opłaty za pracę i części zamienne) są potwierdzane w zleceniu serwisowym. Naprawiony notebook jest dostarczany do klienta i można wyświetlić ostateczny status naprawy. Centrum obsługi serwisowej tworzy żądanie faktury. Jest ono wyświetlone w zleceniu naprawy jako pozycja dodatkowa i nie stanowi osobnego dokumentu (w odróżnieniu od żądania faktury podczas operacji serwisowej na miejscu). Następnie zlecenie naprawy jest rozliczane. Okresowo koszty i przychody dotyczące zlecenia serwisowego są rozliczane w zleceniu naprawy i są tam analizowane.

Diagram przebiegu procesu Naprawa w zakładzie Zdarzenie Wymagane jest utworzenie kontraktu sprzedaży Usługodawca Tworzenie kontraktu sprzedaży Tworzenie zawiadomienia serwisowego Zmiana zawiadomienia serwisowego Wyświetlanie zlecenia naprawy Wyświetlanie zlecenia serwisowego Magazynier Tworzenie dostawy zwrotnej z referencją do zlecenia klienta Administracja sprzedażą Zmiana zlecenia naprawy — rozpoczęcie napraw Wyświetlanie statusu zlecenia naprawy Tworzenie dokumentu fakturowania Serwisant Zamknięcie zlecenia serwisowego — zakończenie techniczne Rejestrowanie przepracowa-nych godzin (211) Zmiana zlecenia serwisowego Potwierdzenie dotyczące zużytych materiałów Kontrola planowanych / rzeczywistych kosztów Wyświetlanie urządzeń za pomocą listy urządzeń Tworzenie żądania faktury Magazynier Księgowanie wydania materiałów Wyświetlanie materiałów do naprawy

Załącznik Zakład usługowy Użyte dane podstawowe Materiał/usługa Zleceniodawca Odbiorca materiałów Płatnik Zakład Skład Jednostka gospodarcza Obszar rachunku kosztów Dział sprzedaży Kanał dystrybucji Dziedzina Pracownik

Business Activity / Event Sub-Process Reference Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Połączenie z diagramem <Funkcja> External to SAP Wydruk/ Dokument Zewnętrzne dla systemu SAP Dane rzeczywiste dotyczące finansów Business Activity / Event Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Planowanie budżetu Proces jednostkowy Unit Process Proces wykonywany ręcznie Referencja procesu Process Reference Referencja procesu podrzędnego Sub-Process Reference Obecna wersja/Dane Decyzja dotycząca procesu Process Decision Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: