Systemy wspomagające pracę grupową i zarządzanie komunikacją Karolina Muszyńska

Zakres tematyczny wykładu Oprogramowanie do pracy grupowej Rodzaje systemów wspomagających pracę grupową i zarządzanie komunikacją Systemy pracy grupowej – charakterystyka i przykłady Systemy zarządzania projektami Systemy śledzenia zadań/zagadnień i kontroli wersji Systemy zarządzania treścią i wiedzą Portale internetowe – Wiki Przegląd stosowanych rozwiązań i problemów komunikacyjnych w przedsiębiorstwach realizujących projekty informatyczne – wyniki badań

Oprogramowanie do pracy grupowej Oprogramowanie do pracy grupowej (groupware) – oprogramowanie, którego celem jest wspomaganie pracy grupowej realizowanej zarówno przez użytkowników pracujących w jednym miejscu jak i rozproszonych geograficznie. Oprogramowanie takie umożliwia użytkownikom jednoczesną pracę na wspólnych danych oraz udostępnia mechanizmy pozwalające na koordynację działań oraz śledzenie przebiegu realizowanych projektów.

Składniki oprogramowania do pracy grupowej Podstawowymi elementami składającymi się na oprogramowanie do pracy grupowej są: klient poczty elektronicznej (e-mail), komunikator, kalendarze i terminarze grupowe, narzędzia do audio- i wideo- konferencji oraz repozytorium danych. Oprogramowanie do pracy grupowej umożliwia: współdzielenie dokumentów, zarządzanie nimi, zarządzanie zadaniami i kontaktami, dyskusje na forum.

Proces przepływu pracy - workflow W oprogramowaniu do pracy grupowej często mamy też do czynienia ze zdefiniowanym procesem przepływu pracy (workflow), który pozwala aby komunikaty i dokumenty były przekazywane wyznaczonym użytkownikom. W ramach procesu przepływu pracy następuje automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przesyłane od jednego uczestnika do następnego celem ich realizacji zgodnie z określonymi zasadami postępowania.

Rodzaje systemów wspomagających pracę grupową i zarządzanie komunikacją Systemy pracy grupowej Systemy zarządzania projektami (w szczególności wersje sieciowe) Systemy śledzenia zadań/zagadnień projektowych Systemy kontroli wersji Systemy zarządzania treścią Systemy zarządzania wiedzą Portale internetowe Wiki

Systemy pracy grupowej Systemy pracy grupowej (GSS – Group Support Systems) – zestaw różnorodnych narzędzi, posiadających wiele funkcjonalności, takich jak: poczta elektroniczna, zdalne konferencje (audio i wideo), kalendarz, terminarz, zarządzanie treścią, zarządzanie zasobami, zarządzanie przepływem pracy, elektroniczne zebrania (przetwarzanie dużej ilości informacji wykorzystywanej jak i generowanej podczas spotkań), tworzenie i publikacja stron internetowych. * Badania wykazały, że zespoły stosujące systemy pracy grupowej są w stanie obniżyć koszty pracy o blisko 50%, a czasy trwania cykli projektowych skrócić o blisko 90%.

Przykłady systemów pracy grupowej IBM Notes and Domino Microsoft Exchange Server i Microsoft Outlook Microsoft SharePoint Novell GroupWise eGroupWare Kolab Zimbra Atmail FirstClass Group-Office i-sense Kerio Connect ……

Systemy zarządzania projektami Systemy zarządzania projektami – pakiety zaprojektowane do wspomagania kierowników projektów w planowaniu zadań projektowych, kontroli kosztów i zarządzaniu budżetem, alokacji zasobów, zarządzaniu jakością i dokumentacją. * Aplikacje oparte o rozwiązania sieciowe łączą w sobie właściwości systemów zarządzania projektem i systemów do współpracy i dzielenia się informacjami, jednakże większość z nich nie oferuje narzędzi do współdziałania w czasie rzeczywistym.

Przykłady systemów zarządzania projektami Instalowanie lokalnie: Microsoft Project, Primavera P6 Professional Project Management, GanttProject, …. Aplikacje sieciowe: Basecamp activeCollab Zoho Projects Goplan Teamwork Project Manager

Systemy śledzenia zadań/zagadnień Systemy śledzenia zadań/zagadnień projektowych to aplikacje służące do śledzenia postępów i napotykanych zagadnień przy realizacji projektów. Zagadnieniem może być zarówno nowe wymaganie klienta, znaleziony błąd w działaniu jakiegoś elementu, jak i jednorazowe zadanie. * Działanie takich systemów polega na umożliwieniu zaewidencjonowania zgłoszonego przez dowolną osobę zagadnienia, skomentowania go, sprawdzenia, zdiagnozowania, przejęcia odpowiedzialności za zagadnienie, nadania priorytetu, określenia terminu rozwiązania oraz ostatecznego jego naprawienia lub realizacji.

Przykłady systemów śledzenia zadań Systemy dedykowane lub w ramach systemów zarządzania projektami: JIRA firmy Atlassian IBM Rational ClearQuest Redmine Bugzilla Zoho Bug Tracker Planbox Teamwork TestTrack YouTrack …

Systemy kontroli wersji Systemy kontroli wersji to zestaw narzędzi do śledzenia i kontrolowania zmian w plikach projektu (w szczególności w kodzie źródłowym, dokumentacji i stronach WWW) oraz pomocy w łączeniu i modyfikacji zmian dokonanych przez wiele osób w różnym czasie. * Systemy kontroli wersji występują w dwóch wersjach: scentralizowanej i rozproszonej. Systemy scentralizowane posiadają jedno centralne repozytorium, w którym wszyscy użytkownicy synchronizują swoje zmiany, natomiast systemy rozproszone pozwalają na niezależne modyfikacje, które można ze sobą zsynchronizować np. poprzez pocztę elektroniczną.

Przykłady systemów kontroli wersji Systemy scentralizowane: Revision Control System (RCS) Concurrent Versions System (CVS) Subversion (SVN) … Systemy rozproszone: GIT Mercurial StarTeam Visual SourceSafe … * Wiele systemów zarządzania projektami, jak również systemów zarządzania treścią jest wyposażone w funkcje kontroli wersji.

Systemy zarządzania treścią W ramach systemów zarządzania treścią można wyróżnić: Systemy zarządzania dokumentami (Document Management) Systemy zarządzania zasobami cyfrowymi (Digital Assets Management) Systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa (Enterprise Content Management) Systemy zarządzania treścią na stronie internetowej (Web Content Management) Pierwsze trzy to aplikacje umożliwiające użytkownikom zapis różnego rodzaju danych firmowych w centralnym repozytorium i współdzielenie ich ze współpracownikami. Posiadają mechanizmy wielokryterialnego przeszukiwania, wersjonowania plików, udostępniania i definiowania reguł dostępu jak również komentowania i dyskusji na temat danego dokumentu. Często są też wyposażone w terminarz, forum dyskusyjne czy mechanizmy Wiki. Niektóre z nich mają cechy zbliżone do systemów pracy grupowej.

Systemy zarządzania treścią W ramach systemów zarządzania treścią można wyróżnić: Systemy zarządzania dokumentami (Document Management) Systemy zarządzania zasobami cyfrowymi (Digital Assets Management) Systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa (Enterprise Content Management) Systemy zarządzania treścią na stronie internetowej (Web Content Management) - Drupal, Joomla, TYPO3 Te ostatnie to aplikacje internetowe lub ich zestaw, pozwalające na łatwe tworzenie i publikację serwisu internetowego oraz jego późniejszą aktualizację i rozbudowę przez użytkowników, którzy nie muszą posiadać specjalistycznej wiedzy informatycznej. Podstawowym zadaniem platform CMS jest oddzielenie treści (zawartości informacyjnej serwisu) od wyglądu (sposobu jej prezentacji). Nowo dodane informacje umieszczane są w bazie danych, a system wypełnia nimi szablon serwisu internetowego.

Systemy zarządzania wiedzą Systemy zarządzania wiedzą to systemy informatyczne służące wyszukiwaniu danych z różnych źródeł (najczęściej z hurtowni danych, hurtowni dokumentów i Internetu) oraz ich przetwarzaniu w celu pozyskania informacji decyzyjnych przez uprawnionych użytkowników. W odniesieniu do projektów systemy zarządzania wiedzą służą zbieraniu i uporządkowywaniu doświadczeń z przebiegu procesu w celu ich wykorzystania w aktualnym, jak i dalszych przedsięwzięciach. * Systemy zarządzania wiedzą mogą występować jako systemy niezależne, jako systemy zintegrowane klasy ERP lub stanowić element składowy ERP.

Portale internetowe - Wiki Wiki to portal internetowy, w którym użytkownicy mogą tworzyć oraz wspólnie edytować strony i w prosty sposób łączyć je ze sobą. Istotą działania Wiki jest to, że każdy kto przegląda stronę może równie łatwo ją edytować i zapisać swoje zmiany. Wiki może stanowić kluczowe narzędzie dla organizacji, gdyż nie definiuje na wstępie warunków interakcji i współpracy ale pozwala aby struktura była tworzona, modyfikowana i usuwana zgodnie z potrzebą. Wiki, w trakcie użytkowania, dostosowuje się do metod pracy użytkowników.

Zalety Wiki możliwość stworzenia jednego centralnego portalu internetowego, który wykorzystywany jest jako źródło dostępu do większości zasobów cyfrowych organizacji, łatwość i szybkość odnajdywania pożądanych informacji, usunięcie „wąskich gardeł” w przekazywaniu i dzieleniu się informacjami w organizacji (decentralizacja napływu informacji do systemu i umożliwienie każdemu dodanie swoich informacji), istnienie jednej autorytatywnej lokalizacji, w której przechowywane są wszystkie informacje, z możliwością ich wyświetlania w różnych ujęciach wbudowany mechanizm kontroli wersji stron i utrzymywanie historii wszelkich dokonanych zmian

Zoho Wiki Collaboration

Zoho Wiki Collaboration

Przegląd rozwiązań wspomagających komunikację w firmach realizujących projekty informatyczne Cele badania kwestionariuszowego: Jakie narzędzia i techniki są obecnie wykorzystywane przez zespoły realizujące projekty informatyczne? Jakie są najczęściej wykorzystywane zintegrowane systemy wspomagające komunikację i dokumentację? Jakie są najczęściej wykorzystywane metodyki zarządzania projektami? Jakie według respondentów są najczęstsze powody problemów z komunikacją przy realizacji projektów? Co według respondentów decyduje o wyborze danego narzędzia lub techniki wspomagania komunikacji w zespole projektowym?

Wyniki badania kwestionariuszowego Narzędzia i techniki obecnie wykorzystywane przez zespoły realizujące projekty informatyczne?

Wyniki badania kwestionariuszowego Najczęściej wykorzystywane zintegrowane systemy wspomagające komunikację i dokumentację?

Wyniki badania kwestionariuszowego Najczęściej wykorzystywane metodyki zarządzania projektami?

Wyniki badania kwestionariuszowego Najczęstsze powody problemów z komunikacją przy realizacji projektów?

Wyniki badania kwestionariuszowego Czynniki decydujące o wyborze danego narzędzia lub techniki wspomagania komunikacji w zespole projektowym