Prince 2 Bartłomiej Chyliński Polsko-Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych

Agenda Wstęp Opis procesów i podprocesów Komponenty Techniki

Co to jest Prince2 ? Prince2 jest metodyką efektywnego zarządzania projektami różnej wielkości i każdego typu, która została opracowana w Wielkiej Brytanii. PRINCE – PRojects IN Controlled Environments Jest powszechnie używana przez Instytucję rządowe w UK i przez prywatne przedsiębiorstwa i lokalne agencję rządowe.

Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne? Zawsze kiedy podejmujemy się jakiegoś zadania, planujemy że gdzieś wyjeżdżamy, budujemy coś, chcemy coś osiągnąć, potrzebujemy odpowiedzi na pytania. Co zamierzamy zrobić? Kiedy zaczynamy? Co powinniśmy zrobić? Czy potrafimy to zrobić sami, czy też potrzebujemy pomocy? Jak długo nam to zajmie? Ile to będzie kosztować? To są pospolite pytania które zadajemy sobie na początku projektu a odpowiedzi zbudują schematy zarządzania projektem – pomogą zdefiniować co chcemy zrobić i pomogą opracować najlepszą metodę zrobienia procesów projektowych.

Prince2 Prince2 jest strukturalną metodyką zarządzania projektem. Czyli prowadzenie projektu powinno być zorganizowane, logiczne, trzymając się wcześniej zdefiniowanych etapów. Strukturalna metodyka jest opisem logicznego i zorganizowanego podejścia do pewnej sprawy.

Korzyści ze stosowania Prince2 Identyfikacja zarządzania, dostarczenie specjalistycznego produktu wysokiej jakości i pomoc zapewnienia że produkty są wyprodukowane na czas i trzymając się budżetu, gwarantowana jakość produktu Odseparowanie zarządzania i specjalistycznych aspektów organizacji, planowanie i kontrola

Korzyści ze stosowania Prince2 Łatwa kontrola wszystkich poziomów Powoduje że postęp projektu jest bardziej widoczny dla osób zarządzających Ustala i udostępnia medium komunikacyjne dla osób zaangażowanych w projekt Zapewnia że postęp projektu przebiega w odpowiedniej kolejności

Korzyści ze stosowania Prince2 Wprowadza „ senior management” do projektu w odpowiednim czasie i odpowiednim miejscu Pozwala aby projekt został zatrzymany i jeżeli potrzebny wznowiony całkowicie pod kontrolą zarządzających, w jakimkolwiek momencie życia projektu Posiada poprawnie ustalone User Group dedykowane dla wsparcia, promocji i wzmocnienia metodyki

3 kluczowe elementy projektu Procesy Komponenty Techniki

Procesy SU – rozpoczęcie projektu IP – Inicjacja projektu DP – Kierowanie projektem SB – Zarządzanie studium produkcji CS – Zarządzanie stadium kontroli MP – Zarządzanie dostarczeniem produktu CP – Zamknięcie projektu PL - Planowanie

Procesy Prince2

Project Mandate (dokument) Uruchamia proces SP, powinien zawierać informacje na temat dziedziny problemowej projektu oraz na temat zarządu projektu (prospective Executive of the Project Board) (osoby pełniącej funkcję zarządzającą) Elementy: Odpowiedzialność za projekt Tło Cele projektu Zakres Ograniczenia Interfejsy Oczekiwania jakościowe Zarys Business Case (powody) Tolerancja Odnośniki do powiązanych dokumentów i produktów Wskazanie Project Managera oraz osoby odpowiedzialnej (Executive) Wskazanie klientów, użytkowników i innych stron zainteresowanych

Rozpoczęcie Projektu (SU – Starting up) Na podstawie dokumentu Project Mandate Potwierdzenie opłacalności projektu Definiowanie odpowiedzialności i ról Utworzenie Planu Inicjacji (Initiation Stage Plan) (proces IP) Dostarczenie informacji do Project Brief Dostarczenie informacji do utworzenia Project Approach Utworzenie i spotkanie z zespołem projektowym Project Management Team Stworzenie planu etapów Stage Plan Pomoc w stworzenie rejestru zagrożeń Risk Log

SU – rozpoczęcie projektu SU1 Mianowanie PB Executive i PM SU2 Wybranie zespołu projektowego SU3 Mianowanie zespołu projektowego SU4 Przygotowanie skrótu projektu SU5 Zdefiniowanie rozpoczęcia projektu SU6 Etap planowanie i rozpoczęcia

IP – Inicjacja projektu IP1 Zaplanowanie jakości IP2 Zaplanowanie projektu IP3 Przegląd Business Case i ryzyka IP4 Zdefiniowanie kontroli projektowych IP5 Utworzenie plików projektu IP6 Zmontowanie PID (Project Initiation Document)

Inicjacja Projektu (IP Initiating a Project) Formułuje umowę pomiędzy PM a zarządem, określającą co, jak, kiedy i przez kogo zostanie dostarczone Pierwszy krok, w pomocy zarządowi w przejęciu produktu/ów po wdrożeniu Określa jak zostanie osiągnięta jakość Określa plan reakacji na potrzeby jakościowe klienta

PL - Planowanie PL1 Projektowanie planu PL2 Definicja i analiza produktu PL3 Identyfikacja czynności i zależności PL4 Oszacowanie PL5 Planowanie czasu PL6 Analiza ryzyka PL7 Wykończanie planu

DP – Kierowanie projektem DP1 Autoryzacja rozpoczęcia DP2 Autoryzacja projektu DP3 Autoryzacja etapu lub Planu wyjątkowego DP4 Rozkazy ad hoc DP5 Potwierdzenia zakończenia projektu

Kierowanie projektem (DP - Directing a Project) Przeprowadzane przez komitet zarządzający, zarządzanie projektem to: Autoryzacja zaangażowania zasobów w projekcie Kontrola zarządzania ryzykiem Kontrola spełnialności celów wyszczególnionych w Business Case Podejmowanie decyzji wymaganych przez Project Managera dotyczących projektu Skierowanie, jeśli potrzeba, projektu w fazę przed zakończeniową (premature) Przeprowadzenie zakończenia projektu etapami. Odpowiedzialność leży po stronie Komitetu.

Kontrola etapu (CS - Controlling a Stage) Wskazanie codziennych obowiązków Project Managera: Podział pracy Sprawdzanie postępu Zapewnienie jakości Zarządzanie zmianami Kontrola zagrożeń Raportowanie postępu Kontrola odstępstw od planu Proces kontrolowany zdarzeniami, gdzie decyzje podejmowane są ad hoc Rozpoczyna się po DP3 Autoryzacja Etapu i Planu wyjątków

Proces CS - podprocesy Ten zbiór procesów zapewnia, że praca w czasie etapu rozpoczyna się i trwa za zgodą Project Managera, który posiada zgodę Zarządu (Project Board) Głowna sekwencja podprocesów: Autoryzacja (CS1 Autoryzacja Pakietu) monitorowanie (CS2 Określanie Postępu / CS9 Otrzymanie kompletnego pakietu) Sprawdzenie zmian (CS3 Wychwytywanie zadań Projektu (Project Issues) / CS4 Egzaminowanie zadań projektu) Recenzja (CS5 Przegląd zaangażowania etapów) Raportowanie i korekta (CS7 Akcje korekcyjne / CS6 Raportowanie głównych punktów (highlights) Zwiększenie (Escalating) zadań projektu (Project issues)

Proces CS – podprocesy c.d. Cele: Sprawdzenie czy są tworzone właściwe produkty do odpowiednich poziomów jakości Zarządzane z tolerancją Przemyślane korzystanie z zasobów Zarządzanie odchyleniami od Planu Etapu (Stage Plan) Sprawdzenie właściwego kierunku projektu lub zatrzymanie projektu, jeśli Business Case to obejmuje Tworzone raporty: Raport opisujący Pakiet (Work Package) Raport Zamian/Rzeczy na które należy zwrócić uwagę (Highlight Report) Raport Wyjątków (Exception Report)

CS – Zarządzanie studium kontroli CS1 przydzielanie pakietu obowiązków CS2 Szacowanie postępu CS3 Przechwytywanie zagadnień projektowych CS4 Egzaminowanie zagadnień projektowych CS5 Przeglądanie etapów stadium CS6 Raportowanie o najważniejszych sprawach CS7 Podejmowanie odpowiednich akcji CS8 Eskalacja zagadnień projektowych CS9 Odbieranie ukończonego pakietu prac

MP – Zarządzanie dostarczeniem produktu MP1 Akceptacja ukończonej pracy MP2 Uruchomienie rozpoczętej pracy MP3 Dostarczenie produktu pracy

Zarządzanie Dostawą Produktu (MP - Managing Product Delivery) Odpowiedzialność leży po stronie Team Managera Obowiązki Team Managera Upewnienie się, że zadania są uzgodnione i zatwierdzone Akceptacja i sprawdzenie Pakietu (Work Package) Sporządzenie planu pracy grupy Dopełnienie założeń i planu pracy Podstawowe cele: Uzgodnienie pakietu pracy z Project Managerem Wykonanie pracy Przekazanie wykonanej pracy Podprocesy: MP1 Akceptacja Pakietu MP2 Uruchomienie Pakietu MP3 Dostarczenie Pakietu

SB – Zarządzanie studium produkcji SB1 Etap planowania SB2 Odnowienie planu projektu SB3 Odnowienie Business Casów projektu SB4 Odnowienie ryzyka logów SB5 Raportowanie stanu końcowego SB6 Plan produkcji i wyjątków

Zarządzanie Zakresami Etapów (SB - Managing Stage Boundaries) Obowiązek Project Managera Podstawowe procesy: Zbieranie wyników Planowanie następnego etapu Uaktualnianie Planu Projektu i Rejestru Zagrożeń jeśli zachodzi taka potrzeba Znalezienie elementów zatwierdzających dany etap Punkty kluczowe: Upewnienie się, że jakiekolwiek zmiany w Planie Projektu są zgodne z Business Case Sprawdzenie pod względem ulepszeń Podejścia Projektowego i Zarządzania Konfiguracją Na koniec każdego etapu przewidziana jest skierowanie projektu do następnego etapu bądź zakończenie projektu Główne cele: Przekonanie komitetu zarządzającego (Project Board), że produkt został skończony Dostarczenie informacji o stanie projektu Uzyskanie autoryzacji następnego etapu i określenie tolerancji (koszt i czas) Uaktualnienie Raportu doświadczenia

CP – Zamknięcie projektu CP1 Odwołanie projektu CP2 Identyfikacja akcji follow -on CP3 Przejrzenie ewaluacji projektu

Zamknięcie Projektu (CP - Closing a Project) Stworzenie Raportu Zakończenia Projektu i Raportu Doświadczenia Potwierdzenie akceptacji działania i utrzymania produktów (operational and maintainence acceptance of products) Zapewnienie ‘łagodnego’ zakończenia projektu Proces wymagany ponieważ wszystkie projekty powinny się skończyć. Większość czynności wymaga akceptacji zarządu Zamknięcie procesów projektu odbywa się równolegle – procesy nie zależą od siebie. Bez zakończenia projektu istnieje tendencja do wejścia w fazę zarządzania operacyjnego Daje możliwość przejęcia osiągnięć uzyskanych w projekcie

Komponenty Biznes Casy Organizacje Planowanie ( również proces) Kontrola Zarządzanie ryzykiem Jakość w środowisku projektowym Zarządzanie konfiguracją Kontrola zmian

Techniki Bazujące na produkcie planowanie Kontrola zmian Testy jakości

Testy jakości Specjalnie utworzony zespół pracuje nad testami i egzaminuje wytworzony produkt pod względem poprawności i pod względem ukończenia Pomocne dokumenty to: stage-level Plan Product description ( quality criteria)

Kontrola zmian Niezaplanowane sytuacje wynikające podczas pracy na produktem, członkowie zespołu identyfikują takie zmiany, błędy w ukończonym produkcie. Ze względu na niezaplanowanie tej sytuacji musi ona zostać zapisana i zaakcepotawana

Bazujące na produkcie planowanie Planowanie jest stałym elementem zarządzania projektem. Plan jest tworzony dla projektu i dla konkretnych osób w projekcie