Przycinanie zdjęcia I. Twarz zajmuje mniej niż 2/3 zdjęcia. Należy przyciąć zdjęcie, a potem zmienić jego rozmiar do 300 x 375 pikseli. Należy pamiętać o proporcjach – stosunek szerokości do wysokości zdjęcia powinien wynosić mniej więcej 3:4. II. Szerokość zdjęcia wynosi 300 pikseli, a wysokość więcej niż 375 pikseli***. Należy przyciąć tylko wysokość zdjęcia. ***W przypadku, gdy zarówno szerokość, jak i wysokość zdjęcia są nieprawidłowe, należy przejść do zmiany rozmiaru zdjęcia. Przycinanie zdjęcia może się odbyć za pomocą programu Microsoft Office Picture Manager lub innego programu służącego do edycji zdjęć.
Aby przyciąć zdjęcie, należy: Otworzyć zdjęcie za pomocą programu Microsoft Office Picture Manager.
Wybrać opcję Edytuj obrazy znajdującą się w menu nad zdjęciem.
Przypadek 1: Jeżeli twarz zajmuje 2/3 zdjęcia, szerokość wynosi 300 pikseli, a wysokość więcej niż 375 pikseli, należy za pomocą myszy przesunąć wskaźniki na zdjęciu, kontrolując jednocześnie nowy rozmiar pliku w menu po prawej stronie, dopóki nie wyniesie on 375 pikseli. Kiedy zdjęcie osiągnie rozmiar 300 x 375 pikseli, należy potwierdzić OK oraz zapisać zmiany. To już koniec formatowania. Przypadek 2: Jeżeli twarz zajmuje mniej niż 2/3 zdjęcia, należy przy pomocy myszy przesunąć wskaźniki na zdjęciu, pamiętając o prawidłowych proporcjach - stosunek szerokości do wysokości zdjęcia powinien wynosić mniej więcej 3:4. Po przycięciu zdjęcia, jeśli twarz zajmuje już 2/3 jego powierzchni, można przejść do zmiany rozmiaru zdjęcia do 300 x 375 pikseli.