Systemy wspomagające zarządzanie

Literatura P. Adamczewski, Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, MIKOM, Warszawa 2003 Architektura zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania, red. A. Bytniewski, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2005 M. Cieciura, Podstawy technologii informacyjnych z przykładami zastosowań, Vizja Press&IT, Warszawa 2006 W. Flakiewicz, Systemy informacyjne w zarządzaniu. Uwarunkowania, technologie, rodzaje, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2002 J. Kisielnicki, H. Sroka, Systemy informacyjne biznesu, Placet, Warszawa 2005 E. Kolbusza, W. Olejniczak, Z. Szyjewski, Inżynieria systemów informatycznych w e-gospodarce, PWE, Warszawa 2005 P. Lech, Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II, Difin, Warszawa 2003 T. Łagowski, Systemy informacyjne zarządzania organizacjami gospodarczymi w procesie globalizacji z wspomaganiem informatycznym, Wydawnictwo PJWSTK, Warszawa 2006 Wstęp do informatyki gospodarczej, red. A. Rokicka-Broniatowska, Szkoła Główna Handlowa, Warszawa 2006 St. Wrycza, Ćwiczenia UML 2.1, Helion, Gliwice 2007

Skomputeryzowane Informacyjne Systemy Zarządzania (SISZ) To część informacyjnego systemu zarządzania systemem gospodarczym (SG), która jest wspomagana technologią komputerową.

Podstawowe uwarunkowania SISZ Rozmiar i głębokość wspomagania przez technologię komputerową procesów zarządzania w danym systemie gospodarczym zależy od: Stopnia dojrzałości SG do posługiwania się technologią komputerową Stopnia rozpoznania rzeczywistych potrzeb informacyjnych SG Stopnia aktualnego rozwoju technologii komputerowej Możliwości SG korzystania z rozwiązań oferowanych przez technologię komputerową Uwaga: Czynniki te działają równolegle, z różnym natężeniem.

Dojrzałość Dotyczy stopnia adaptacji zmian, które występują w sposobach zachowania się ludzi oraz organizacji ich pracy, wymuszonych przez technologię komputerową. Stopień akceptacji staje się tym szerszy, im większy zakres procesów zarządzania objęty jest technologią komputerową.

Stopień rozpoznawania potrzeb informacyjnych Jest ustalany w ramach procesów projektowania SISZ. Budowa i eksploatacja SISZ może być orientowana na procesy ewidencyjno-poznawcze albo wspomaganie procesów podejmowania decyzji. SISZ orientowany na procesy ewidencyjno-poznawcze, jest rozwiązaniem efektywnym pod warunkiem, że użytkownik takiego systemu przyjmie do wiadomości i zaakceptuje następujące fakty: System będzie zorientowany głównie na obsłudze działań, funkcji i decyzji zrutynizowanych, powtarzalnych oraz związanych najczęściej z codziennym tokiem zajęć System dostarczać będzie względnie stałe, co do treści i formy raporty o stanach osiągniętych przez SG, w określonych momentach i przedziałach czasu, bez możliwości głębszej analizy i oceny tych danych oraz bez programowania i planowania działań przyszłych. Raporty mogą przyjąć postać wieloprzekrojowych zestawień, list, tabel, wykresów itp. System może efektywnie wspomagać tylko te decyzje kierownicze, które są proste, zrutynizowane, powtarzalne i podejmowane w warunkach względnej pewności. SISZ orientowany na wspomaganie procesów decyzyjnych jest dostosowany do potrzeb informacyjnych konkretnych stanowisk kierowniczych, związanych z podejmowaniem decyzji o różnym stopni powtarzalności, zrutynizowania oraz różnym stopniu ryzyka i niepewności. Systemy takie wymagają: Zastosowania nowoczesnych, specjalistycznych rozwiązań sprzętowych i programowych Ponoszenie znacznych nakładów finansowych, związanych z ich budową i użytkowaniem, poprzedzonych analizą opłacalności takich przedsięwzięć Zainstalowanie baz danych, często o wyspecjalizowanym charakterze

Rozwój technologii informatycznych Przy budowie SISZ należy zwracać uwagę na: organizację zbiorów danych, z uwzględnieniem baz danych rozwój oprogramowania komputerów w tym oprogramowania systemowego, narzędziowego oraz aplikacyjnego rozwój sprzętu komputerowego (szybkość działania, wielkość pamięci operacyjnej, pamięci zewnętrznych, rozwiązania multimedialne) rozwój sieci komputerowych (lokalnych, zdalnych)

Możliwości korzystania przez SG z technologii komputerowej Zależą od: kosztów jakie SG musi ponieść na instalację SISZ i analizy opłacalności takich przedsięwzięć (analiza koszt – efekt) Instalowane w SG systemy informatyczne niezależnie od stopnia złożoności ich funkcjonowania opierają się na określonych wzorcach sposobów uzyskiwania potrzebnych w praktyce informacji. Do takich wzorców zaliczyć można: wzorzec oparty na ściśle wyspecyfikowanych informacjach wejściowych dokładnie określonych pod względem treści i formy informacjach wynikowych oraz na ścisłym i jednoznacznym określeniu procedury przetwarzania wzorzec oparty o wyspecyfikowane informacje wejściowe, pochodzące z jednego lub wielu zbiorów danych, o wyjścia użytkowe określone w trybie „na żądanie” oraz o różne dostępne procedury przetworzeń, określane przez użytkownika systemu wzorzec oparty o znajomość i dostępność do określonych procedur i metod przetwarzania, które można zgodnie z uznaniem użytkownika zastosować do różnych informacji wejściowych pochodzących z jednego lub wielu zbiorów celem uzyskania informacji wynikowych w trybie na żądanie

Zintegrowane Systemy Informatyczne Zarządzania Stanowią główne źródło informacji i wspierają menedżerów w podejmowaniu decyzji. Umożliwiając wykonywanie pracy w nowy sposób są źródłem innowacji i zmian organizacyjnych. W trakcie swojej ewolucji obejmowały swym zakresem coraz większy obszar funkcjonalny, umożliwiając wsparcie informacyjne kolejnych sfer funkcjonowania organizacji.

Zintegrowane Systemy Informatyczne Zarządzania To system w którym: Użytkownik korzystający z własnej stacji roboczej jest w stanie uruchomić dowolną funkcję systemu W obrębie całego systemu użytkownicy korzystają z jednakowego interfejsu Dane są wprowadzane do systemu tylko raz i automatycznie uaktualniają stan systemu oraz są widoczne dla wszystkich jego użytkowników Standardowy system zintegrowany jest oprogramowaniem uniwersalnym, tzn. zawiera funkcje przystające do większości organizacji. Za jego pomocą możliwe jest odwzorowanie procesów gospodarczych przedsiębiorstwa i uzyskiwanie informacji na temat ich przebiegu.

Zintegrowane Systemy Informatyczne Zarządzania Do specyficznych wymagań konkretnego przedsiębiorstwa można system dopasować za pomocą jego parametryzacji (customizingu, customizacji), czyli określenia wartości parametrów, wpływających na sposób działania systemu. Oznacza to, że system zintegrowany jest w pewnym zakresie skalowalny. W każdym przedsiębiorstwie istnieją procedury i sposoby wykonywania pracy specyficzne tylko dla tej organizacji, z których znaczna część nie będzie mogła być wspomagana przez system standardowy nawet po jego parametryzacji. Rozwiązaniem może być stworzenie oprogramowania wspomagającego wymienione funkcje we własnym zakresie i dołączenie go do systemu. Większość standardowych systemów zintegrowanych posiada wewnętrzne języki programowania, które umożliwiają rozbudowę systemu we własnym zakresie lub posiadają możliwość dołączania oprogramowania za pomocą interfejsów.

Zintegrowane Systemy Informatyczne Zarządzania W większości systemów zintegrowanych funkcje podzielone są na obszary funkcjonalne, pokrywające się z podstawowymi zadaniami wykonywanymi przez przedsiębiorstwo. Podstawowy podział obszarów: Obszar finansowy – zawiera księgę główną, rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, raporty finansowe, zarządzanie inwestycjami finansowymi, controlling i zarządzanie majątkiem trwałym. Obszar logistyczny – obejmuje planowanie zaopatrzenia i sprzedaży oraz gospodarkę magazynową. W prostych systemach zapewnia on możliwość ilościowego i wartościowego rozliczania magazynu oraz ewidencję analityczną zakupów i sprzedaży. Większe systemy mogą oferować funkcje korelujące wielkość planowanej sprzedaży z aktualnymi zapasami, funkcje umożliwiające zarządzanie przestrzenią magazynową, optymalizację wielkości zamawianych partii, planowanie wykorzystania taboru transportowego czy pomoc w wyszukiwaniu najlepszej oferty zakupu.

Zintegrowane Systemy Informatyczne Zarządzania Obszar kadrowo-płacowy, zajmujący się naliczaniem wynagrodzeń, prowadzeniem kartotek pracowniczych, ewidencją czasu pracy, zarządzaniem szkoleniami, planowaniem kariery. Zakres funkcjonalny tego modułu może wahać się od umożliwienia prowadzenia prostych kartotek osobowych i naliczania wynagrodzeń do skomplikowanych narzędzi wspomagających pracę działu kadrowego w planowaniu ścieżek kariery, wybieraniu pracowników najlepiej spełniających wymagania dla danego stanowiska pracy, planowaniu szkoleń Obszar produkcyjny, obejmujący planowanie produkcji i spływu oraz techniczne przygotowanie produkcji. Moduł planowania z reguły wchodzi w skład pakietów średnich i dużych. Zapewnia on planowanie wykorzystania mocy produkcyjnych, planowanie zapotrzebowania na surowce, ewidencję rzeczywistego zużycia zasobów produkcyjnych i rzeczywistą wycenę wyrobów. Uwaga: w zależności od wielkości i przeznaczenia systemu zawartość poszczególnych obszarów funkcjonalnych może znacznie się różnić. Najmniejsze systemy zintegrowane ograniczają swoją funkcjonalność do ewidencji finansowo-księgowej, oferując moduły księgi głównej, rozrachunków, środków trwałych, gospodarkę magazynową i moduł płacowy.

Opłacalność wdrożenia Porównanie planowanych korzyści i koniecznych kosztów pozwoli ocenić czy i kiedy inwestycja się zwróci, a zarazem wyznaczy cele wdrożenia. Decyzja o wyborze i wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP wymaga , tak jak każda inwestycja, przeprowadzenia analizy opłacalności. Analiza zysków wynikających z wdrożenia ZSI jest bardzo złożona. Korzyści można podzielić na dwie kategorie: strategiczne (mało mierzalne) i ekonomiczne (w znacznym stopniu mierzalne). Kluczem do sukcesu jest właściwe oszacowanie tych korzyści dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Korzyści dla przedsiębiorstw produkcyjnych Możliwość zarządzania zintegrowanymi procesami gospodarczymi Możliwość optymalizacji procesów gospodarczych w zmiennym otoczeniu organizacji Odchudzenie organizacji poprzez eliminacje dublowanych zadań i danych Pełna integracja kluczowych procesów i wspólnych danych we wszystkich kluczowych jednostkach organizacyjnych Zastosowanie technologii umożliwiającej szybkie adaptowanie się do zmian otoczenia Poprawa poziomu obsługi klientów Wzrost sprzedaży Wzmocnienie relacji między partnerami w łańcuchu dostaw Możliwość prowadzenia spójnej polityki wobec klientów Lepsze wspomaganie podejmowania decyzji Zastąpienie wielu niezintegrowanych systemów informatycznych jednym spójnym

Analiza nakładów inwestycyjnych we wdrożenie Licencje na oprogramowanie i bazę danych – koszty opłat pocztowych oraz opłat serwisowych Sprzęt i urządzenia peryferyjne Szkolenia dla zespołów projektowych Konsulting – usługi wdrożeniowe firmy wspomagającej wdrożenie Zaangażowanie własnych zasobów ludzkich – osoby kierujące wdrożeniem, członkowie zespołów projektowych, administratorzy techniczni, użytkownicy końcowi

Ekonomiczne korzyści wdrożenia systemu ERP w poszczególnych obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa Obszar funkcjonalny Mierzalny element procesu Spodziewane korzyści Sprzedaż i marketing Poprawa dokładności zamówień oraz zwiększenie liczby dostaw na czas Poprawa dokładności prognoz Bardziej efektywna strategia cen i promocji Poprawa realizacji dostaw według specyficznych oczekiwań klientów Poprawa efektywności działów sprzedaży Poprawa dokładności konfiguracji produktów z klientem w czasie rzeczywistym Redukcja czasu obsługi zamówień o 90% Zmniejszenie liczby telefonów potrzebnych do realizacji zamówień o 80% Poprawa dostępności produktów do sprzedaży z 80% do 98% Zaopatrzenie Poprawa terminów i warunków dostaw Zmniejszenie kosztów zakupów Zmniejszenie kosztów magazynowania Poprawa obsługi zobowiązań Poprawa doboru dostawców Redukcja czasu odpowiedzi dostawców na zapytania ofertowe o 80% Zmniejszenie kosztów współpracy z dostawcami o 40%zmniejszenie kosztów zakupów o 5-10%

Ekonomiczne korzyści wdrożenia systemu ERP w poszczególnych obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa - cd Obszar funkcjonalny Mierzalny element procesu Spodziewane korzyści Projektowanie produktów/badania i rozwój produktów Poprawa możliwości przeprojektowania produktów Szybsze wprowadzenie zmian Poprawa efektywności produkcji Skrócone czasy cykli weryfikacji projektów konstrukcyjnych Poprawa dokładności projektów Skrócone czasy cykli wprowadzania nowych produktów Czas wprowadzenia nowego produktu na rynek skrócony o 1 miesiąc Szybsze wprowadzanie zmian projektowych w produktach Produkcja Dostawy na czas Redukcja kosztów ogólnych produkcji redukcja kosztów materiałów Poprawa jakości produkcji Poprawa dostępności surowców Wydłużenie czasu „życia” narzędzi Zmniejszenie braków (błędów) produkcyjnych Dostępność surowców do produkcji poprawiona z 80% do 97% Zmniejszenie kosztów pośrednich związanych z produkcją o 10%

Ekonomiczne korzyści wdrożenia systemu ERP w poszczególnych obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa Obszar funkcjonalny Mierzalny element procesu Spodziewane korzyści Logistyka i dystrybucja Zmniejszenie całkowitych kosztów dystrybucji Poprawa punktualności dostaw Redukcja poziomu zapasów Zmniejszenie kosztu i czasu importu/eksportu Poprawa wykorzystania powierzchni magazynowej Redukcja czasów pobierania i pakowania Zmniejszenie kosztów realizacji dostaw Redukcja poziomu zapasów o 30% Poprawa punktualności dostaw z 70-75% do 87% Zmniejszenie kosztów transportu zapasów o 20% Redukcja średniego dystansu i czasu dostaw o 33% Finanse i administracja Poprawa czasu i kosztów konsolidacji danych Poprawa kontroli należności i zobowiązań Poprawa produktywności personelu Lepsze wsparcie dla podejmowania decyzji w oparciu o dane ekonomiczne Redukcja czasu zamykania okresów obrachunkowych o 50% Redukcja liczby pracowników o 25% Wzrost liczby udzielanych upustów tytułem wcześniejszej zapłaty o 30%