Ministerstwo Finansów Spotkanie audytorów wewnętrznych z jednostek sektora finansów publicznych Mechanizm komunikacji wewnętrznej jako integralny element doskonalenia systemu zarządzania jednostką. Doświadczenia Urzędu Miejskiego w Gliwicach Warszawa, 26 lutego 2015 r.

Komunikacja wewnętrzna – kluczowe czynniki sukcesu zindywidualizowany zakres i formy przekazywania informacji bezpośrednie zaangażowanie kadry zarządzającej w komunikowanie najistotniejszych informacji zapewnienie szybkiego dostępu do aktualnych i kompletnych informacji o charakterze formalnym systematyczne rozliczanie efektów pracy oraz ścisłe powiązanie indywidualnej i zespołowej oceny pracy z systemem motywacyjnym wykorzystanie potencjału doświadczonych pracowników do projektowania, wdrażania i doskonalenia narzędzi wspomagających komunikację wewnętrzną angażowanie kadry zarządzającej w pozyskiwanie od pracowników informacji dotyczącej kultury organizacyjnej i wykorzystywanie tej wiedzy do doskonalenia organizacji kierownik jednostki świadomy znaczenia sprawnego, wielokierunkowego przepływu informacji dla skuteczności i efektywności funkcjonowania jednostki 2

Integracja systemu komunikacji Szkolenia nowych pracowników, praktykantów i stażystów Co jest ważne dla organizacji i jak w niej funkcjonować? Skuteczność i efektywność działania Kultura organizacji Środowisko pracy Procesy Zadania i cele System oceny pracy System wynagradzania za efekty pracy Wyniki przeglądu systemu zarządzania Ślubowanie Prezydent Miasta Spotkania w sprawie przeglądu systemu zarządzania Zadowolenie klientów Jaka wiedza, umiejętności i postawy są kluczowe dla osiągnięcia celów? Służba przygotowawcza Portal Intranetowy Miasta Wyniki badania satysfakcji klientów System podnoszenia kompetencji Zadowolenie pracowników Kwartalne rozliczanie z efektów pracy Jak oceniana jest moja praca i co muszę zmienić? Wyniki badania satysfakcji pracowników Ocena okresowa pracowników Ocena pracy wydziałów

Portal Intranetowy Miasta (PIM) uruchomiony w 2003 roku dostępny dla wszystkich pracowników Urzędu od 2009 roku dostępny w różnym zakresie funkcjonalnym we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych liczba użytkowników: 1740 wystarczające źródło informacji o sprawach formalnych dla 95% pracowników Urzędu zaprojektowany, zrealizowany, wdrożony i rozwijany siłami własnymi pracowników Urzędu 4

Podstawowe moduły PIM-u Aktualności (podzielone na 7 grup tematycznych) Aktualności prawne Aktualności zamówień publicznych Ogłoszenia o naborach Aktualności ogólne Aktualności BHP Niewidoczne na zdjęciu: „Aktualnie trwające kontrole w Urzędzie” Aktualności SZBI

Podstawowe moduły PIM-u Dokumenty Uporządkowane informacje dotyczące realizacji zadań Uporządkowane informacje dotyczące spraw pracowniczych: Kasa zapomogowo- pożyczkowa, związki zawodowe

Odrębne funkcjonalności System Obiegu Dokumentów jako program zintegrowany z PIM-em

Odrębne funkcjonalności Plan zamówień publicznych

System oceny pracy Powiązanie z systemem wynagrodzeń Mechanizm Kto ocenia? Powiązanie z systemem wynagrodzeń Roczna ocena pracy wydziału Prezydent Miasta na podstawie rekomendacji nadzorujących Ustalenie puli przeznaczonej na składniki motywacyjne wynagrodzeń Roczna samoocena/ ocena indywidualna pracy pracowników Bezpośredni przełożony Podstawa do decyzji o awansie stanowiskowym/ płacowym pracowników Kwartalna ocena efektywności pracy Bezpośredni przełożony Kwartalny dodatek motywacyjny

Kompleksowa i spójna z systemem zarządzania komunikacja wewnętrzna wzmacnia identyfikację pracowników z organizacją dla której pracują i uświadamia odpowiedzialność za zespół kształtuje postawy etyczne spójne z wartościami organizacji ogranicza ryzyko luk kompetencyjnych i wzbogaca mechanizmy podnoszenia kompetencji pracowników stale motywuje do pracy dobrej jakości wspiera zarządzanie zmianą minimalizuje bariery przepływu informacji wynikające z hierarchicznej struktury 10

dyrektor Urzędu Miejskiego w Gliwicach Dziękuję za uwagę Katarzyna Śpiewok dyrektor Urzędu Miejskiego w Gliwicach e-mail: dyr@um.gliwice.pl 11