1 Elektroniczny Obieg Dokumentów Akademia im. Jana Długosza W Częstochowie Skierowanie za granicę

2 Cel prezentacji Celem jest zaprezentowanie obsługi systemu w zakresie procesowania skierowania za granicę.

3 Agenda Składanie wniosku o skierowanie za granicę Przygotowanie wstępnego kosztorysu skierowania za granicę Wysłanie wniosku o skierowanie za granicę do akceptacji Akceptacja/odrzucenie wniosku o skierowanie za granicę Decyzja o zaliczce Akceptacja/odrzucenie zaliczki Wypłata zaliczki Rozliczenie kosztów Akceptacja/odrzucenie rozliczenia skierowania za granicę Przekazanie do sporządzenia sprawozdania Sporządzenie sprawozdania Zakończenie skierowania za granicę

4 Składanie wniosku o skierowanie za granicę Odnośnik Wniosek – skierowanie za granicę (w głównym menu – Skierowanie za granicę) uruchamia formularz wniosku o skierowanie za granicę. Wymagane jest co najmniej wypełnienie pół obowiązkowych (oznaczone czerwoną gwiazdką).

5 Składanie wniosku o skierowanie za granicę Po wypełnieniu pierwszej części wniosku (Informacje podstawowe) użytkownik załącza pliki w sekcji Załączniki oraz dodaje ewentualne uwagi w sekcji Komentarze

6 Po wypełnieniu zakładki Informacje podstawowe użytkownik przechodzi do zakładki Kosztorys, na której określa wstępny kosztorys skierowania (w rozbiciu na różne źródła finansowania, różnych dysponentów oraz różne waluty). Przygotowanie wstępnego kosztorysu skierowania za granicę

Pod kosztorysem umiejscowione jest Podsumowanie, na którym widoczne są wszystkie waluty wykorzystane na formularzu oraz szacunkowa wartość w PLN (wyliczana na podstawie wykorzystanych walut i mnożników podanych przez użytkownika). Pola uzupełnią się po wyborze przycisku Przelicz (każda aktualizacja danych zawartych na formularzu wymaga ponownego wyboru przycisku) 7

Wysłanie wniosku o skierowanie za granicę do akceptacji Po wypełnieniu zakładek Informacje podstawowe oraz Kosztorys użytkownik wskazuje osobę odpowiedzialną za akceptację (wskazanie odpowiedniej osoby oraz wybór przycisku Przekaż do akceptacji). 8

Akceptacja/odrzucenie wniosku o skierowanie za granicę Podgląd i akceptacja wniosku będzie możliwa z poziomu listy zadań przypisanych do zalogowanego użytkownika. 9

Akceptacja/odrzucenie wniosku o skierowanie za granicę Akceptacji/odrzucenia wniosku o skierowanie za granicę dokonuje się z poziomu widoku szczegółów wniosku (przyciski Akceptuj oraz Odrzuć). 10

Decyzja o zaliczce Po pełnym przeprocesowaniu ścieżki akceptacyjnej delegowany podejmuje decyzję o podjęciu/nie podjęciu zaliczki na poczet skierowania za granicę (użytkownik otrzyma powiadomienie o zaakceptowaniu wniosku). W przypadku decyzji o poborze zaliczki delegowany określa kwotę zaliczki (sekcja Zaliczka zakładki Informacje podstawowe wniosku), a następnie wybiera przycisk Pobierz zaliczkę (należy wskazać osobę akceptującą zaliczkę). W przypadku decyzji o nie pobieraniu zaliczki użytkownik wybiera przycisk Nie pobieraj zaliczki. 11

Akceptacja/odrzucenie zaliczki Akceptacja/odrzucenie zaliczki odbywa się analogicznie do akceptacji wniosku delegacji (możliwość akceptacji z poziomu zakładki Powiadomienia oraz Zadania). Po akceptacji wniosek delegacji wysyłany jest do pracowników działu finansowo-księgowego (zadanie grupowe) celem wypłacenia zaliczki. 12

Wypłata zaliczki Wypłaty zaliczki dokonuje pracownik działu finansowo-księgowego (zadanie grupowe). Po akceptacji zaliczki formularz skierowania trafia na listę zadań osób przypisanych do grupy działu finansowo-księgowego. Użytkownik pobiera zadanie (kliknięcie prawym klawiszem myszy w kwadracie z lewej strony wiersza reprezentującego skierowanie -> Pobierz zadanie – od tego momentu skierowanie będzie widoczna tylko dla tego użytkownika; rezygnacji z zadania dokonuje się w analogiczny sposób -> przycisk Zrezygnuj z zadania – zadanie ponownie staje się widoczne dla osób przypisanych do grupy) 13

Wypłata zaliczki Po wejściu w szczegóły skierowania użytkownik „wypłaca” zaliczkę zaznaczając pole checkbox „Pobrano zaliczkę w kwocie…”, a następnie używając przycisku Wypłać zaliczkę (decyzja negatywna skutkuje cofnięciem wniosku do wnioskującego do stanu decyzji o poborze zaliczki). Po akceptacji formularz odsyłany jest do wnioskującego o skierowanie (formularz przechodzi do stanu „Rozliczenie kosztów”). 14

Rozliczenie kosztów Po wypłacie zaliczki formularz skierowania przechodzi do stanu „Rozliczenie kosztów” (na tym etapie użytkownik może anulować formularz używając przycisku Anuluj delegację – zakładka Informacje podstawowe wniosku). Po powrocie z wyjazdu użytkownik wchodzi w szczegóły skierowania za granicę (z poziomu zakładki Zadania ekranu głównego). Następnie uzupełnia zakładkę Rozliczenia wszystkimi poniesionymi kosztami. 15

Rozliczenie kosztów 16

Rozliczenie kosztów 17 Po uzupełnieniu wszystkich danych użytkownik wskazuje pracownika Kasy głównej, a następnie przekazuje rozlicznie do akceptacji (przycisk Przekaż rozliczenie do akceptacji).

Akceptacja/odrzucenie rozliczenia skierowania za granicę Akceptacja rozliczenia delegacji przebiega analogicznie do akceptacji wniosku oraz poboru zaliczki. Kolejni uprawnieni użytkownicy wchodzą w podgląd rozliczenia z poziomu zakładek Zadania lub Powiadomienia. 18 Następnie z poziomu zakładki Informacje podstawowe wybierają przycisk Akceptuj rozliczenie lub Odrzuć rozliczenie.

Przekazanie do sporządzenia sprawozdania 19 Po akceptacji rozliczenia formularz wraca do osoby delegowanej. Użytkownik wchodzi w jego szczegóły, a następnie wybiera przycisk Przekaż do sporządzenia sprawozdania. Następnie z poziomu zakładki Zadania ekranu głównego przechodzi do szczegółów formularza skierowania.

Sporządzenie sprawozdania Użytkownik uzupełnia zakładkę Sprawozdanie formularza skierowania, a następnie wskazuje pracownika Kasy głównej i wybiera przycisk Przekaż do zakończenia. 20

Zakończenie skierowania za granicę Pracownik Kasy głównej wchodzi w szczegóły formularza z poziomu zakładki Zadania ekranu głównego, a następnie wybiera przycisk Zakończ obieg delegacji. 21