1 Kontrola zamówień publicznych w mikroprojektach w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka

Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka W przypadku mikroprojektów kontrolę ex-ante i ex-post przeprowadza Stowarzyszenie „Region Beskidy”. Kontrola EX-ANTE obejmuje sprawdzenie dokumentów przekazanych przez Beneficjenta Kontrolerowi (Stowarzyszenie „Region Beskidy”) i jest wykonywana na podstawie LISTY SPRAWDZAJĄCEJ (załącznik nr 12 do wytycznych) do kontroli ex-ante zamówień publicznych przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego. Stowarzyszenie „Region Beskidy” weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem: zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, 2

możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji W ciągu 7 dni roboczych Stowarzyszenie „Region Beskidy” przekazuje beneficjentowi pisemną informację o wynikach weryfikacji. Informacja zawiera m.in. zastrzeżenia: Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia, Brak zastrzeżeń Kontrolera na etapie kontroli ex-ante nie oznacza, że Kontroler nie zidentyfikuje uchybień w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dalszych etapach kontroli. Jeżeli Stowarzyszenie „Region Beskidy” ma zastrzeżenia do dokumentacji, w piśmie informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za NIEKWALIFIKOWALNY. 3

Kontrola ex-ante przeprowadzana jest w ramach realizacji projektów, w których została podpisana umowa o dofinansowanie pomiędzy Stowarzyszeniem „Region Beskidy” i beneficjentem. W przypadku gdy zamówienie publiczne zostało przeprowadzone przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, Stowarzyszenie „Region Beskidy” weryfikuje dokumentacje przetargową podczas kontroli ex-post. Nie przekazanie dokumentów do kontroli ex-ante przez beneficjenta nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera. Kontrola EX-POST odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej według LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli administracyjne – kontrola ex-post zamówień publicznych (załącznik nr 13 do wytycznych). Zakres kontroli obejmuje całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego. W przypadku złożenia dokumentacji przetargowej przez kilku beneficjentów, w pierwszej kolejności będą weryfikowane dokumenty przetargowej o największej wartości. Stowarzyszenie „Region Beskidy ma możliwość przeprowadzenie kontroli w siedzibie Zamawiającego (kontrola na miejscu). 4

5 W trakcje kontroli procedury zamówienia Stowarzyszenie „Region Beskidy” zwraca szczególną uwagę na możliwość zaistnienia następujących błędów ( NAJCZĘSTSZE NARUSZENIA W PROCEDURACH UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH STWIERDZANE PRZEZ SŁUZBY KOMISJI EUROPEJSKIEJ): Nieuprawnione stosowanie trybów niekonkurencyjnych lub nieuprawnione stosowanie procedur przyspieszonych (powołując się na termin zakończenia projektu lub koniec roku budżetowego); Nieuzasadnione przedmiotem zamówienia ograniczenia dotyczące podwykonawstwa; Wprowadzanie warunku, aby każdy członek konsorcjum spełniał warunki udziału w postępowaniu oddzielnie; Nieuprawnione dzielenie zamówienia na części (zamawiający wszczyna kilka postępowań, które są tożsame przedmiotowo i czasowo, a zamówienie może być wykonane przez jednego wykonawcę); Zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niż wymienione w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane;

Zamawiający żąda wykazu dostaw, usług lub robót nie odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom, usługom lub robotom stanowiącym przedmiot zamówienia; Zamawiający wymaga dysponowania przez wykonawcę odpowiednim potencjałem technicznym już na etapie składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych współfinansowanych ze środków UE i/lub z funduszy krajowych (w sytuacji gdy fakt współfinansowania nie ma wpływu na potwierdzenie umiejętności wykonawcy w zakresie wykonania zamówienia); Zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych wykonywanych w Polsce; Zamawiający uwzględnia jedynie doświadczenie zdobyte po uzyskaniu przez wykonawcę stosownych polskich uprawnień budowlanych lub posiadania doświadczenia zdobytego w Polsce; Zamawiający wymaga przynależności do odpowiedniej izby polskiego samorządu zawodowego, posiadania uprawnień projektowych lub uprawnień do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie wydanych na podstawie polskich przepisów; 6

W przypadku wydatków równych lub wyższych niż ,00 PLN, polscy Beneficjenci są zobowiązani do dostarczenia 2 ofert lub innych dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku, w celu udokumentowania racjonalności i efektywności poniesionych wydatków. W sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości odnośnie poniesienia wydatków w sposób gospodarny, przypadki takie będą rozstrzygane indywidualnie przez Stowarzyszenie „Region Beskidy” Szacowanie wartości i udzielania zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii* Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych – zwana dalej „ustawą PZP” – zastrzega na etapie czynności przygotowawczych poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązek ustalenia przez zamawiającego wartości zamówienia (art ustawy PZP). Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy PZP podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Jednocześnie w myśl art. 32 ust. 2 ustawy PZP zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. * źródło: Urząd Zamówień Publicznych 7

Sens tego przepisu sprowadza się do ustalenia, iż zamawiający nie może dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów ustawy PZP odnoszących się do zamówień o wartości powyżej określonego progu, czy też, z drugiej strony, do nieuprawnionego zastosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości poniżej określonego progu. Innymi słowy nie jest zakazany sam podział jednego zamówienia na części, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez zamawiającego przepisów ustawy PZP właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej. Powyższe znajduje swoje odzwierciedlenie w treści art. 32 ust. 4 ustawy PZP, w myśl którego jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela 8

9 zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Oznacza to, iż zamawiający może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W celu ustalenia czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem czy też z odrębnymi zamówieniami, należy posługiwać się takimi kryteriami jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.

10 W pierwszej kolejności przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach przedmiotowego projektu współfinansowanego ze środków UE, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji programu. Jeżeli ze względów organizacyjnych zamówienia te będą udzielane w częściach w ramach odrębnych postępowań do ustalenia wartości poszczególnych części stosować się będzie art. 32 ust. 4 ustawy PZP. Nie jest zatem możliwe podzielenie takiego zamówienia na części i oszacowanie ich wartości odrębnie dla każdej z części. Podstawą do wyodrębnia tych zamówień, tj. podstawą do uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie.

11 Przy czym warunkiem takiej kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu dla całego okresu jego realizacji. W takim przypadku nie może znaleźć zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości. Zasada ta – z wyjątkiem świadczeń powtarzających się okresowo (art. 34 ust. 1 ustawy PZP) wynika między innymi, z uwagi na wyodrębnienie źródła finansowania, już na tym etapie jest możliwe oszacowanie zakresu zamówienia w okresie realizacji projektu, co ma decydujące znaczenie dla ustalenia, iż mamy do czynienia z jednym (samodzielnym) zamówieniem publicznym. Przykłady uchybień stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych napotkane podczas kontroli administracyjnej przez Stowarzyszenie „Region Beskidy”: -podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy PZP, -nie zastosowanie ustawy PZP, -Zamawiając żądał od wykonawców dokumentacji, która jest wydawana przez jedną organizacje w kraju co zawężało krąg wykonawców (naruszenie art. 7) - przeprowadzenie procedury przetargowej pomimo wyłączenia podmiotowego stosowanie ustawy PZP

12 Stowarzyszenie „Region Beskidy” ul. Widoki 18/ Bielsko-Biała Polska tel.: fax: Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka