. PRAWIDŁOWY OPIS DOWODÓW KSIĘGOWYCH Najczęściej występujące uchybienia dot. opisu dowodów księgowych i rozliczeń finansowych. Gdańsk, 23 marca 2018 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Rozliczenia finansowe Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem.

Na pierwszej stronie należy zamieścić: a) Adnotację: „ Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WP na lata 2014- 2020”; b) Adnotację: „Ujęto we wniosku o płatność za okres od ... do...”.

Na drugiej stronie należy zamieścić: a) Numer umowy o dofinansowanie projektu; b) Tytuł projektu;   Kwotę wydatku kwalifikowalnego z wyszczególnieniem podatku od towarów i usług (VAT); d) Informację o poprawności formalnej i merytorycznej; Numer umowy z wykonawcą, na podstawie której zafakturowana usługa/dostawa została wykonana. W przypadku, gdy na daną usługę/dostawę nie było zawartej umowy, należy podać nr i datę zlecenia; f) Podstawę prawną udzielenia zamówienia publicznego; Jeżeli zakupu dokonano w trybie określonym dla zasady konkurencyjności – odniesienie do zastosowania tego trybu;  h) Wskazanie rodzaju wydatku (bieżący/inwestycyjny). g) Kwota wydatku dot. kategorii podleg. limitowi (np. cross-financing).  

W przypadku, gdy faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej nie zawiera wystarczająco miejsca na kompletny opis, dopuszczalne jest sporządzenie opisu na dodatkowej kartce pod warunkiem wskazania numeru i daty wystawienia opisywanego dokumentu. Wyciągi z rachunku bankowego dotyczące należnych zaliczek na podatek dochodowy do US oraz składek ZUS sporządzone na podstawie list płac/rachunków od umów cywilnoprawnych, powinny zawierać opis wskazujący numer i nazwę projektu oraz osoby zatrudnione przy projekcie z wyszczególnieniem wysokości odprowadzonych zaliczek/składek.

W przypadku braku możliwości opisania oryginału wyciągu z rachunku bankowego, istnieje możliwość sporządzenia opisu na dodatkowej kartce pod warunkiem wskazania numeru i daty opisywanego wyciągu z rachunku bankowego.

Uchybienia c. d. : Niezgodność danych w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki z danymi zawartymi w dokumentach źródłowych (dot. numerów dowodów, dat zapłat, numerów księgowych).

zatwierdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokumentów po faktycznej ich zapłacie; brak wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków i wkładu własnego projektu.

rozbieżność pomiędzy ewidencją księgową projektu a wydatkami kwalifikowalnymi wykazanymi w złożonych wnioskach o płatność; nieterminowe opłacenie składek do ZUS i zaliczek do US.

brak protokołów odbioru towarów i usług; brak udokumentowania przekazania materiałów szkoleniowych oraz potwierdzenia korzystania z cateringu przez uczestników projektu; brak w protokołach odbioru wykonania umów zlecenia ewidencji godzin pracy w danym miesiącu.

brak zgodności danych zawartych w protokołach i na listach obecności z danymi po podstawie, których dokonano płatności w związku z realizacją danej formy wsparcia, niewprowadzenie danych dot. zakupionego w ramach projektu sprzętu do ewidencji.

Dziękuję za uwagę. 12