FINANSOMETR ORGANIZACJI STUDENCKICH i DOKTORANCKICH Krok po kroku przedstawiamy w jaki sposób można pozyskać środki na działalność studencką/doktorancką i zasady ich wydatkowania

PODSTWY PRAWNE Zarządzenie nr 69/2013: Zgodnie z zarządzeniem nr 69/2013 Rektora Uniwersytetu Śląskiego każda organizacja studencka/doktorancka tj: koło naukowe, artystyczne, sportowe oraz Wydziałowe Rady Samorządu Studenckiego mogą starać się o dofinansowanie planowanego przedsięwzięcia ze środków na działalność studencką/doktorancką. Zarządzenie nr 69/2013: http://bip.us.edu.pl/sites/bip.us.edu.pl/files/zarz201369.pdf

TERMINY SKŁADANIA WNIOSKÓW I termin/semestr zimowy: do 20 września II termin/semestr letni: do 20 lutego. Kompletne wnioski należy przekazywać do Uczelnianej Rady Samorządu Studenckiego/Uczelniana Rada Samorządu Doktoranckiego. O finansowanie projektów mogą ubiegać się wyłącznie Koła Naukowe, organizacje, które są aktualnie zarejestrowane oraz rozliczyły finansowo swoje projekty, których czas upłynął. W celu otrzymania dofinansowania organizacja powinna złożyć, w wyznaczonym terminie wniosek wraz ze szczegółowym opisem projektu oraz kosztorys zawierający szacunkowy koszt realizacji prezentowanego przedsięwzięcia. Wnioski należy składać w wersji papierowej zgodnie z przygotowanym wzorem. Wzory wniosków: http://www.studenci.us.edu.pl/?page_id=509 http://doktorant.us.edu.pl/akty-prawne-dotyczace-studiow-doktoranckich

PROCEDURA PRZYZNAWANIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH Uczelniana Rada Samorządu Studenckiego/Uczelniana Rada Samorządu Doktorantów rozpatruje i ocenia wnioski w terminach: I termin/ semestr zimowy: do 15 marca II termin/ semestr letni: do 15 października URSS/URSD wydaje decyzję o przyznaniu finansowania projektu w całości, w części lub odrzuceniu wniosku. Informacja o podziale środków oraz dofinansowaniu poszczególnych projektów jest zamieszczona na stronach internetowych: www.studenci.us.edu.pl oraz http://doktorant.us.edu.pl/node/232

REALIZACJA PROJEKTU- ZASADY! Po otrzymaniu informacji o dofinansowaniu projektu wnioskodawcy (organizacje) są zobowiązane do skontaktowania się z księgowością wydziałową w celu ustalenia kroków realizacji projektu pod kątem dokonania koniecznych zakupów czy realizacji usług. Wydatkowanie środków przeznaczonych na działalność studencką/doktorancką musi być zgodne z Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych w Uniwersytecie Śląskim. (http://bip.us.edu.pl/sites/bip.us.edu.pl/files/prawo/zal20151100.pdf)

REALIZACJA PROJEKTU c.d. Organizacje powinny pamiętać, że właściwą jednostką dokonującą zamówienia zakupu czy usługi jest właśnie księgowość wydziałowa (w oparciu o kosztorys zatwierdzony przez URSS, URSD), to też ewentualne samodzielne realizowanie pozycji kosztorysu powinno być zawsze wcześniej uzgodnione - w przeciwnym razie koszt może zostać uznany za niekwalifikowany. Wraz z księgową wydziału ustala się, w jakim trybie dokonane zostaną wydatki z kosztorysu. Ta rozmowa powinna odbyć się odpowiednio wcześniej! Najlepiej przynajmniej na miesiąc przed datą przedsięwzięcia!

REALIZACJA PROJEKTU c.d. Organizacje są zobowiązane do dokonywania wszelkich zakupów i zamówień usług zgodnie z ustalonym wcześniej trybem określonym przez księgowość wydziałową oraz dostarczyć dokument księgowy (faktura, rachunek) w czasie umożliwiającym dokonanie płatności w przewidzianym terminie. Niedopuszczalne jest wnioskowanie o dofinansowanie projektu po zakończeniu jego realizacji! Dane do faktury: Uniwersytet Śląski w Katowicach ul. Bankowa 12 40-007 Katowice NIP: 634 019 71 34

REALIZACJA PROJEKTU C.D. Po zakończeniu przedsięwzięcia należy uwzględnić jego wykonanie finansowe w sprawozdaniu finansowym organizacji studenckiej/doktoranckiej z danego semestru. Sprawozdanie finansowe potwierdza pisemnie księgowa wydziału. W przypadku trudności w określeniu prawidłowego trybu realizacji środków przez księgowość wydziałową lub w przypadku projektów złożonych odpowiednią jednostką do kontaktu jest Centrum Obsługi Studentów (Rektorat, p. 132, adres: dlastudenta@us.edu.pl, nr tel: (32)3591730.

SPRAWOZDANIE FINANSOWE I MERYTORYCZNE Organizacje przedstawiają władzom uczelni sprawozdania i rozliczenia z otrzymanych środków nie rzadziej niż raz w semestrze. Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia z działalności organizacji studenckiej składane są rokrocznie: I termin: do 20 września za pierwsze półrocze (za okres od stycznia do sierpnia) II termin: do 20 stycznia za drugie półrocze (za okres od września do grudnia). Ważne!!!! Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia finansowe muszą być zaakceptowane i podpisane przez władze statutowe (przewodniczący / zastępca przewodniczącego) oraz opiekuna organizacji, dziekana i osobę odpowiedzialną na wydziale za sprawy finansowe. Wzory dokumentów sprawozdawczych zamieszczone są na stronie: www.studenci.us.edu.pl; http://doktorant.us.edu.pl/akty-prawne-dotyczace-studiow-doktoranckich

WSPARCIE W razie jakichkolwiek niejasności, problemów administracyjno-prawnych zapraszamy do Centrum Obsługi Studentów (Rektorat, p. 132, adres e- mail: dlastudenta@us.edu.pl, nr tel: (32) 359 1730).