Zasady dokonywania zamówień w projekcie Gdańsk, 26 stycznia 2018 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Obowiązki Zamawiającego Beneficjent, jego partnerzy lub jednostki realizujące projekt (jeśli występują) jako Zamawiający są zobowiązani do udzielania zamówień zgodnie z zapisami Rozdziału 6.5 – Zamówienia udzielane w ramach projektu Wytycznych Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020

Weryfikacja „ex ante” zamówień – dlaczego robimy? 1. Celem weryfikacji „ex ante” zamówień jest niedopuszczenie do udzielenia zamówienia obarczonego wadami, które skutkowałyby wystąpieniem nieprawidłowości. 2. IZ RPO WP przeprowadza ją przede wszystkim na etapie przed ogłoszeniem/upublicznieniem zamówienia.

Weryfikacja ex ante zamówień – sposób przekazania dokumentów Sposób przekazywania dokumentów Weryfikacja ex ante zamówień – sposób przekazania dokumentów 1. Za pośrednictwem e-maila do: - Sekretariatu DPR dpr@pomorskie.eu - Referatu Kontroli a.kacprzynska@pomorskie.eu 2. Za pośrednictwem narzędzia informatycznego „chmura”, które znajduje się pod adresem internetowym https://fileshare-dpr.pomorskie.eu. Ważne: Zamieszczenie dokumentów w „chmurze” + e-mail z informacją o przesłaniu dokumentów.

Narzędzia przyspieszające realizację projektu Przyspieszenie … Narzędzia przyspieszające realizację projektu 1. Opinia z weryfikacji ex ante zamówienia publicznego + uwagi IZ RPO WP (bez odsyłania poprawionej dokumentacji) 2. Ogłaszanie przetargów bez oczekiwania na opinię Instytucji Zarządzającej dotyczącej poprawności dokumentacji postępowania przetargowego.

Weryfikacja udzielonych zamówień (tzw. „ex-post”) Weryfikacja dokumentacji już udzielonego zamówienia (tzw. „ex post”) dokonywana jest przez IZ RPO WP m.in. przed zatwierdzeniem wniosku o płatność lub wniosku o zaliczkę. W celu umożliwienia weryfikacji, beneficjent każdorazowo zobowiązany jest do przekazania do IZ RPO WP dokumentów związanych z udzielanymi zamówieniami wskazanych w umowie o dofinansowanie.

SL Rejestracja dokumentów w SL2014 z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych: treść ogłoszenia o zamówieniu publicznym, ogłoszenia o zmianie ogłoszenia; umowy z wykonawcami i aneksy do umów z wykonawcami – niezwłocznie po zawarciu umowy/aneksu z wykonawcą; umowy na roboty dodatkowe, uzupełniające – niezwłocznie po zawarciu.

Weryfikacja ex post - sposób przekazania dokumentów Przekazanie dokumentów do ex-post Weryfikacja ex post - sposób przekazania dokumentów 1. Dostarczenie do sekretariatu DPR papierowych wersji dokumentów (oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) lub 2. Za pośrednictwem narzędzia informatycznego „chmura”, które znajduje się pod adresem internetowym https://fileshare-dpr.pomorskie.eu. Ważne: Zamieszczenie dokumentów w „chmurze” + e-mail z informacją o przesłaniu dokumentów.

Weryfikacja ex-post Weryfikacja ex post Weryfikacji podlegają dostarczone przez Beneficjenta dokumenty. Prawo do wniesienia uwag w ciągu 7 dni od otrzymania pisma. Co do zasady – jedno odwołanie. Wyjątki: nowe okoliczności

błędy Najczęściej popełniane błędy przy udzielaniu zamówień w ramach projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich

szacowanie Szacowanie zamówień Zgodnie z art. 32 – 34 ustawy PZP wartość zamówienia ustala się w odniesieniu do danego projektu oraz z uwzględnieniem bieżącej działalności jednostki w danym roku budżetowym; W przypadku projektów partnerskich każdy z partnerów posiada odrębność finansową, na zasadach analogicznych do jednostek, o których mowa w art. 32 ust. 5 ustawy PZP, a tym samym stanowi odrębny podmiot udzielający zamówień i dokonuje szacowania wartości oraz wyboru procedury udzielania zamówień na zasadach właściwych dla własnego podmiotu i rodzaju zamówienia.

Wartość/ procedura Wartość zamówienia < 20 000 PLN netto < 30 000 EUR netto ≥ 30 000 EUR netto Procedura/ tryb Zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami beneficjenta, jeżeli obowiązują i zapewniają ponoszenie wydatku w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Udokumentowanie rozeznania rynku, co najmniej poprzez przeprowadzenie ofertowania lub upublicznienie zapytania ofertowego na stronie www. Beneficjenta Stosowanie zasady konkurencyjności z Wytycznych oraz upublicznienie zapytania ofertowego w „Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich” Stosowanie trybów z ustawy PZP dla podmiotów zobligowanych do stosowania ustawy oraz zasady konkurencyjności dla podmiotów niezobligowanych do stosowania ustawy

Warunki udziału w postępowaniu Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Warunki udziału w postępowaniu przykłady Warunki udziału w postępowaniu Przykłady Szacunkowa wartość zamówienia – 990 000,00 PLN Warunek: „Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia w/w warunek, jeżeli wykaże, iż w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał: minimum dwie roboty budowlane polegające na budowie/przebudowie budynków użyteczności publicznej wraz z infrastrukturą towarzyszącą o wartości minimum 2 000 000,00 zł brutto każda”. Naruszenie: Określenie dyskryminujących warunków udziału w postępowaniu – nieadekwatnych (zawyżonych w stosunku do przedmiotu zamówienia). Korekta – 25% (z możliwością obniżenia stawki do 10% lub 5%)

Warunki udziału w postępowaniu przykłady Warunki udziału w postępowaniu Przykłady Przedmiot zamówienia: Roboty budowlane: modernizacja budynku, roboty różnych branż, zagospodarowanie terenu itp. Warunek: „Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia w/w warunek, jeżeli wykaże, iż w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał: minimum jedną robotę budowlaną o charakterze i wartości tożsamej lub podobnej do przedmiotu zamówienia” Naruszenie: Określenie niejednoznacznych warunków udziału w postępowaniu Korekta – 25% (z możliwością obniżenia stawki do 10% lub 5%)

kryteria Kryteria oceny ofert Kryteria oceny ofert należy formułować w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, przy czym: każde kryterium oceny ofert musi odnosić się do przedmiotu zamówienia, każde kryterium musi być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak, żeby każdy oferent mógł interpretować je w jednakowy sposób, kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

Obowiązek upublicznienia postępowania: upublicznienie Obowiązek upublicznienia postępowania: Rozeznanie rynku – co najmniej wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (co najmniej dwie ważne oferty); Zasada konkurencyjności – co najmniej umieszczenie w bazie konkurencyjności;

Obowiązek upublicznienia postępowania przykłady Obowiązek upublicznienia postępowania Przykłady Naruszenie: niedopełnienie obowiązku upublicznienia Korekta – 100% Naruszenie: niedopełnienie obowiązku upublicznienia wynikającego z umowy o dofinansowanie przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniego poziomu upublicznienia Korekta – 25%

Zmiany w umowie Zmiany w umowie Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany oraz określił warunki takiej zmiany, zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 225 000 euro w przypadku zamówień na roboty budowlane lub 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

Zmiany w umowie Aneks - zmiana terminu realizacji zamówienia. możliwość zmiany nie została określona w dokumentacji postępowania, nie określono warunków takiej zmiany. Naruszenie: niedozwolona zmiana postanowień zawartej umowy. Korekta – 100% wartości zmniejszenia zakresu świadczenia oraz 25% wartości ostatecznego zakresu świadczenia.

Orzecznictwo/ interpretacja przepisów Baza wiedzy Orzecznictwo/ interpretacja przepisów https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/interpretacja-przepisow https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/orzecznictwo http://eur-lex.europa.eu/browse/summaries.html?locale=pl Poradnik Komisji Europejskiej - zamówienia publiczne. Porady dla osób odpowiedzialnych za udzielanie zamówień publicznych dotyczące unikania najczęstszych błędów popełnianych w projektach finansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych

Dziękuję za uwagę. Kontakt: Anna Kacprzyńska – tel. (58) 32-68-189, a.kacprzynska@pomorskie.eu Referat Kontroli Departament Programów Regionalnych Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk Tel. (58) 32-68-189, fax (58) 32-68-134 E-mail: dpr@pomorskie.eu 22