Krzysztof Szymański, Krzysztof Leja Wydział Zarządzania i Ekonomii Doskonalenie przepływu wiedzy w organizacji publicznej Raport z badań w UM w Lęborku Krzysztof Szymański, Krzysztof Leja Wydział Zarządzania i Ekonomii Konferencja: Technologie wiedzy w zarządzaniu publicznym Akademia Ekonomiczna im. K. Adamieckiego, Katowice/Rybnik, 18 września 2008 r.

F.W. Taylor, Wydajność pracy urzędników państwowych, 1915 Motto „Co się tyczy jednak ilości pracy wykonywanej przez naszych urzędników, to jest ona bardzo mała, można powiedzieć, że urzędnik państwowy wykonywa przeciętnie połowę, a nawet 1/3 tej ilości pracy, jaką w ogóle, nie podlegając zmęczeniu, może wykonać człowiek” F.W. Taylor, Wydajność pracy urzędników państwowych, 1915 2008 ???

Plan prezentacji Cel Podstawowe pytania Model Sveiby’ego Wybrane wyniki badań w UM Lębork Wnioski

Cel badania Zbadanie możliwości wykorzystania modelu Sveiby’ego do doskonalenia jakości zarządzania zasobami wiedzy w organizacji publicznej

Podstawowe pytania W jaki sposób polepszenie przepływów wiedzy może wpłynąć na funkcjonowanie Urzędu Miasta? Czy urząd ewoluuje w kierunku organizacji opartej na wiedzy?

Model Sveiby’ego

Badanie ankietowe - UM w Lęborku Ankieta pilotażowa, Ok. 50% pracowników dobranych losowo, Analizowano przepływy wiedzy pomiędzy jednostkami, strukturą wewnętrzną i zewnętrzną urzędu.

Obraz Urzędu Miejskiego (1) jednostki organizacyjne Urzędu pracownicy Urzędu PLN (€) otoczenie Urzędu (bliższe i dalsze)

Obraz Urzędu Miejskiego (2) kierownictwo Urzędu PLN (€) klient wewnętrzny klient zewnętrzny

Doskonalenie przepływu wiedzy między pracownikami Nieformalna komunikacja ustna Względnej swobodzie wymiary poglądów (52%) towarzyszą obawy przed dzieleniem się wiedzą (44%) Brak programu pomagającego pracownikom zdobyć wiedzę, potrzebną do pełnienia funkcji (94%)

Doskonalenie przepływu wiedzy w strukturze wewnętrznej Urzędu Trudności w uzyskaniu jednoznacznych odpowiedzi w sprawie występowania systemu IT (40% uznało, że system istnieje i 85% korzysta z Intranetu) 88% pracowników uważa, że nie istnieje baza danych (BIP ?), 13% twierdzi, że dostęp jest łatwy Pracownicy nie dostrzegają możliwości, które daje system i preferują tradycyjne metody pracy.

Doskonalenie przepływu wiedzy między podmiotami otoczenia Urząd angażuje się z rozwój lokalnej społeczności (100%) Urząd wspiera (96%), organizuje lub patronuje wydarzeniom kulturalnym i akcjom społecznym w mieście (85%) Urząd wzmacnia więzi z mieszkańcami (mój UM)

Doskonalenie przepływu wiedzy pracownicy – struktura wewnętrzna - otoczenie Informacje od klientów uzyskuje kierownik (40%), pracownik (15%) Podstawową formą komunikacji z otoczeniem jest Internet, telewizja lokalna i ogłoszenia w prasie Problemem jest przetwarzanie informacji od klienta - 40% respondentów twierdzi, że wnioski nie są rozpatrywane Połowa respondentów twierdzi, że wnioski klientów powinny mieć wpływ na pracę urzędu

Doskonalenie przepływu wiedzy pracownicy – struktura wewnętrzna - otoczenie Niechęć do tradycyjnego (szkolnych) metod doskonalenia wiedzy Zbyt rzadko organizowane szkolenia 62% twierdzi, że korzystając z systemu informatycznego wspomagającego pracę, NIE doskonalą swoich kompetencji

Wnioski (1) - słabości Pracownicy nie widzą całości działań Urzędu lecz tylko fragment Pracownicy nie dostrzegają korzyści płynących z systemu informatycznego Konieczna jest koordynacja programu szkoleń i motywowanie pracowników do dzielenia się wiedzą Klienci powinni znać drogę zgłaszania wniosków oraz ich wykorzystania w pracy Urzędu a język urzędników musi być czytelny dla klientów.

Wnioski (2) - atuty Otwartość władz – ANKIETA Czynny udział w inicjatywach lokalnych Aktywność w relacjach z otoczeniem buduje zaufanie pomiędzy UM i mieszkańcami Lęborka

Dziękuję za uwagę